1.7. Оформлення копій документів

Згідно з п. 4.10 «Примірної інструкції з діловодства...» копія доку­мента виготовляється і видається лише з дозволу керівника установи або керівника відповідного структурного підрозділу. Установа може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ній (це правило не поширюється на архівні установи, державні нотаріальні кон­тори і приватних нотаріусів).

Під час вирішення питань про прийняття громадян на роботу, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, а також під час формування особових справ працівників установа може виго­товляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

Копія документа виготовляється рукописним, машинописним спо­собами або засобами оперативної поліграфії. Під час виготовлення копії рукописним і машинописним способами текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.

Відмітка «Копія » зазначається у верхній правій частині лицьового Ліпсу першого аркуша документа.

Напис про засвідчення документа складається зі слова «Згідно», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів, прізвища, дати засвідчення копії та проставляється ниж­че реквізиту «Підпис»:

Згідно

Інспектор відділу кадрів (підпис) Н. І. Власенко

22.08.2003

На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання доку­мента і його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила ко­пію, її підпис і дата засвідчення:

Дата, індекс

Начальник відділу (підпис) О.В.Ковальов

Згідно

Інспектор відділу кадрів (підпис) В. М. Лучицький

Дата

На копіях вихідних документів повинні бути проставлені візи поса­дових осіб, із якими вони погоджені, та візи виконавців; напис про за­свідчення документа, завірений печаткою з найменуванням відповід­ної установи (не гербовою) або її структурного підрозділу (канцелярії). Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.

ё1.8. Технічні правила оформлення документів, виготовлених машинописним способом або за допомогою комп'ютерів

У документах, виготовлених машинописним способом або за допомогою комп'ютерів, реквізити оформлюють з урахуванням певних вимог: • При виготовленні бланків документів слід використовувати такі реквізити: «Зображення Державного Герба України», «Зображеним емблеми організації або товарного знака», «Зображення нагород», «Код організації», «Код форми документа», «Назва організації вищого рівня », « Назва організації», « Назва структурного підрозділу організації», «Довідкові дані про організацію», «Назва виду документи», Також використовуються можливі відмітки про розташування таких реквізитів, як «Дата документа», «Реєстраційний індекс документи», «Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дасть ся відповідь», «Місце складання або видання документа», «Адресат», «Заголовок до тексту документа», «Відмітка про контроль», атаки «Текст документа» у випадку застосування трафаретних текстів.

• Документи, які складаються в організації/установі, повинні мати такі обов'язкові реквізити: «Назва організації», «Назва виду документа», «Дата», «Реєстраційний індекс документа», «Заголовок до тексту документа», «Текст документа», «Підпис».

• У документах, оформлених на двох чи більше сторінках, рекві­зити «Відмітка про наявність додатка», «Підпис», «Гриф погоджен­ня документа», «Візи документа», «Відмітка про засвідчення копії», «Прізвище виконавця і номер його телефону» проставляють після рек­візиту «Текст». Реквізити «Відмітка про виконання документа і на­правлення його до справи», «Відмітка про наявність документа в елек­тронній формі», «Відмітка про надходження документа до організації» оформлюються на першій сторінці на нижньому березі.

• Текст документів на бланках формату А4 друкують (набирають) через півтора міжрядкових інтервали, а на бланках формату А5 — через один-півтора міжрядкових інтервали. Тексти документів, які готуються до типографського видання, можна друкувати через два міжрядкових інтервали.

• Реквізити (крім тексту), складені з кількох рядків, друкують через один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів «Ад­ресат», «Гриф затвердження», «Гриф погодження» відокремлюють один від одного 1,5-2 міжрядковими інтервалами.

• Реквізити документа відокремлюють один від одного 1,5-3 між­рядковими інтервалами.

• Назву виду документа друкують великими літерами, наприклад: НАКАЗ, РОЗПОРЯДЖЕННЯ, АКТ.

• Максимальна довжина рядка багаторядкового реквізиту — 28 друкованих знаків (73 мм). Якщо заголовок до тексту перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого берега. Крапку в кінці заголовка не ставлять.

• Розшифровування підпису в реквізиті «Підпис» друкують на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ініціа­лами й прізвищем.

• Кожен реквізит розміщують на бланку, дотримуючись таких вимог:

- не роблять відступ від межі лівого берега для друкування рекві­зитів — «Заголовок до тексту», «Текст» (без абзаців), «Відмітки про наявність додатків», «Дата документа», «Прізвище виконав­ця і номер його телефону», «Відмітка про виконання документа і направлення його до справи», найменування посади в реквізитах «Підпис» і «Гриф погодження», засвідчувального напису «Згідно з оригіналом», а також слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИ­ЛИ, УХВАЛИЛИ, НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ;

- після 5 друкованих знаків (12 мм)* — для початку абзаца

в тексті;

- після 16 друкованих знаків (42 мм) — для складання таблиць

і трафаретних текстів;

- після 36 друкованих знаків (92 мм) — для реквізиту «Адресат»;

- після 40 друкованих знаків (104 мм) — для реквізиту «Гриф за­твердження », « Гриф обмеження доступу до документа »;

- після 48 друкованих знаків (125 мм) — для розшифрування підпису в реквізиті «Підпис».

• За наявності кількох грифів затвердження і погодження їх роз­міщують на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф — від межі лівого берега, другий гриф — через 104 мм.

• Якщо в тексті документа йдеться про додатки або виділене в са­мостійний абзац посилання на документ, що став підставою для його видання, слова «Додаток» і «Підстава» друкуються від межі лівого берега, а текст до них — через один міжрядковий інтервал.

Нумерація сторінок:

- при оформленні документів на двох і більше аркушах сторінки, починаючи з другої, мають бути пронумеровані;

- номери сторінок повинні проставлятися посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами. Крапки й тире перед і після цифр не проставляють. Слово «сторінка» не пишеться. Номери сторінок друкують в інтервалі 10-15 мм від верхнього зрізу аркуша.

При переході на наступну сторінку не рекомендується:

— відривати один рядок тексту чи слово від попереднього абзацу;

— починати один рядок нового абзацу на сторінці, яка закінчуєть­ся; краще почати новий абзац на іншій сторінці;

— починати в кінці рядка слово з переносом; краще перенести це слово на новий рядок.

Тексти документів постійного зберігання друкують на одному боці аркуша. Документи зі строком зберігання до 5 років можна друкува­ти на лицьовому та зворотному боці аркуша.

СПИСОК ДОДАТКОВОЇ ЛІТЕРАТУРИ:

1. Державний стандарт України 4163-2203 «Вимоги до оформлювання до­кументів» // Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. — К.: Держспоживстан-дарт України, 2003. — С. 21.

2. Постанова Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153 «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автоном­ної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади».

3. Лингвистический знциклопедический словарь / Гл. ред. В. Н. Ярцева. — М.: Сов. знциклопедия, 1990. — С. 168.

4. Общая теория государства и права. Академический курс в 2 томах / Под ред. проф. М. Н. Марченко. Т. 2. Теория права. — М.: Зерцало, 1998. — С. 362.

5. Бартошек М. Римское право: Понятия, термины, определения: Пер. с чеш. — М., 1989. — СІЮ.

6. Швецова-Водка Г. М. Типологія документа. — К.: Книж. палата Украї­ни, 1997. — С. 6-7.

7. В. Лгпіг Н. Босшпепіасіо а сіосшпепію // ИасЬг. Босиш. — 1954. — № 4. — 171-179.

8. Комаров М. А. Понятие и определение документа // Документалистика-69: Матер. 1-го Всесоюз. симп. по документалистике (Паланга, 8-12 сент. 1969). — Ч. 1. — Вильнюс, 1970. — С. 44-45.

9. Новий тлумачний словник української мови. — Т. 1. — К.: Аконіт, 1999. — С. 805.

10. Знциклопедический словарь. — М., 1989. — С. 898.

11. Українська Радянська Енциклопедія. — 2-е вид. — Т. 3. — К., 1979. — С.428.

12. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / С. П. Бибик, У. Л. Михно, Л. О. Пустовіт, Г. М. Сюта. — К.: Довіра — УНВЦ «Рідна мова», 1997. — С. 5.

13. Михайлов А. И., Черньш А. И., Гиляровский Р. С. Основн информа-тики. — М., 1968. — С. 39.

14. Іщенко А. В., Кривова Н. О. Сучасні проблеми розуміння документів у криміналістиці // Вісник Запорізького юридичного інституту. — 1998. —№1(3).— С. 153.

15. КопьеваА. Н. Документи как доказательства в советском уголовном про-цессе. — Иркутск, 1973. — С. 28.

16. Лисиченко В. К. Юридическое понятие документа и его значение // Кри-миналистика и судебная зкспертиза. — К., 1972. — Вьш. 9. — С. 9.

17. Организацияработьісдокументами:Учебник/В.А.Кудряевидр. —М.: ИНФРА-М., 1998. — С. 66.

18. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів. — С. 5-6.

19. Швецова-Водка Г. М. Вказ. праця. — С. 45-47.

ЛЕКЦІЯ № 2 ЮРИДИЧНИЙ ДОКУМЕНТ, ЙОГО КЛАСИФІКАЦІЯ

2.1. Поняття юридичних документів. Класифікація юридичних документів

2.2. Правові акти

2.3. Документи управлінської діяльності

2.3.1 Організаційно-розпорядча документація

2.3.2. Документація з кадрових питань та особиста офіційна

2.3.3. Планова і звітна документація

2.3.4. Інформаційно-довідкова документація

2.4. Цивільні процесуальні документи

2.5. Кримінально-процесуальні документи

2.6. Адміністративно-правові документи