
- •Правове регулювання як рух інформації
- •Поняття про документ. Функції документа
- •Справочинство як функція управління та його організаційне забезпечення
- •1.4. Класифікація документів, які створюються й використовуються в процесі управлінської діяльності
- •1.5. Реквізити документів
- •1.6. Загальні правила оформлення реквізитів
- •1.7. Оформлення копій документів
- •2.1. Поняття юридичних документів. Класифікація юридичних документів
- •2.2. Правові акти
- •2.3. Документи управлінської діяльності
- •2.3.1. Організаційно-розпорядча документація
- •2.3.2. Документація з кадрових питань та особиста офіційна
- •2.3.3. Планова і звітна документація
- •2.3.4. Інформаційно-довідкова документація
- •2.4. Цивільні процесуальні документи
- •2.5. Кримінально-процесуальні документи
- •2.6. Адміністративно-правові документи
- •3.1. Поняття юридичної техніки
- •3.2. Елементи юридичної техніки
- •3.3. Види юридичної техніки
- •3.4. Характеристика правил-вимог юридичної техніки
- •3.4.1. Правові вимоги до юридичних документів
- •3.4.2. Логічні вимоги до юридичних документів
- •3.4.3. Структурні вимоги до юридичних документів
- •Глава 1. Загальні положення
- •3.4.4. Мовностилістичні вимоги до юридичних документів
- •5.1. Поняття структури
- •6.2. Абзацне членування. Нумерація документа
- •6.3. Композиційні частини документа
- •10.1. Складноскорочені слова й абревіатури правової сфери
- •10.1.1. Структурні типи абревіатур і складноскорочених слів
- •10.1.2. Граматичні властивості абревіатур та їх написання
- •10.1.3, Поняття правових абревіатур
- •10.2. Графічні скорочення
- •10.3. Правила скорочення слів
- •10.4. Оформлення цифрової інформації
- •6.1. Логічні основи редагування юридичних документів
- •11.2. Етапи підготовки та редагування юридичного документа
- •11.3. Типові помилки в юридичних документах і методи їх усунення
- •11.3.1. Помилки, пов'язані з неправильним оформленням реквізитів
- •Тов. Хомінець с. О. Пр-ть до вик-ня 04.03.1997
- •11.3.2. Логічні помилки
- •11.3.3. Лексичні помилки
- •11.3.4. Морфологічні помилки
- •11.3.5. Синтаксичні помилки
- •11.3.6. Неправильне вживання абревіатур, скорочень
- •11.4. Правила цитування
1.5. Реквізити документів
Правила оформлення документів посідають у справочинстві важливе місце. Офіційні документи пишуть на спеціальних бланках, які відповідають стандарту, мають встановлений комплекс обов'язкових елементів (реквізитів) і визначений порядок їх розміщення.
Бланк (від фр. Ьіапк — білий, чистий) — стандартний аркуш паперу, на якому відображена постійна інформація та відведене місце для змінної інформації. Застосування бланків скорочує час складання документа, підвищує культуру документаційного забезпечення. Бланки установи, організації, підприємства, бланки конкретних видів документів, наприклад, бланки наказу, розпорядження, акта, рапорту і т. ін. виготовляють друкарським способом.
Реквізити документа (лат. гедиівііит — необхідне, потрібне) — це сукупність встановлених законом обов'язкових, формальних елементів у складі офіційного документа, відсутність яких позбавляє документ юридичної сили. Реквізити — це певні «атрибути», «знаки», що свідчать про належне оформлення юридичного документа, про наявність у ньому найнеобхіднішого для надання документові юридичної сили. Реквізити документа впорядковують і полегшують його знаходження та облік. Склад і розміщення реквізитів на бланках документів повинні відповідати Державному стандартові (ДСТУ) 4163-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації» .
Різноманітні види документів, наприклад, протокол, розпорядження, довідка, мають різний набір реквізитів, який визначається призначенням документів. Сукупність реквізитів, певним чином розміщених у документі, складають його формуляр. При утворенні уніфікованої системи документації розробляється формуляр-зразок. Формуляр (нім. Рогтиіаг, фр. іогтиіаїге від лат. {огтиіа — форма) — бланк (картка), куди записують основні відомості про щось. Формуляр-зразок — це єдина модель побудови комплексу документів, яка встановлює сукупність реквізитів, розміщених у визначеній послідовності, що властиві документам цього комплексу.
Згідно з п. 6.2 ДСТУ 4163-2003 для складання організаційно-розпорядчих документів в установах повинен застосовуватися папір форматів: А4 — 210x297 мм; А5 — 148x210 мм, дозволяється використовувати папір форматів: АЗ — 297x420 мм та А6 — 105x148 мм. Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.
Як правило, всі службові документи повинні оформлюватися на бланках установи. Деякі внутрішні документи, наприклад окремі службові довідки, заяви працівників тощо, та документи, створені від імені кількох або більше організацій, оформлюються не на бланках.
Згідно з вимогами ДСТУ 4163-2003, Постанови Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 № 1153 «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства...» бланки виготовляють з обов'язковим дотриманням наступних правил:
— встановлюються такі види бланків: а) загальний бланк для створення різних видів документів; б) бланк для листів; в) бланк конкретного виду документа;
— бланки кожного виду мають виготовлятися на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів;
— бланки повинні виготовлятися друкарським способом на біло му папері високої якості фарбами яскравого кольору; дозволяється виготовляти бланки за допомогою комп'ютерної техніки;
— бланки документів повинні мати такі береги: зліва — ЗО мм зверху — 20 мм, справа —-10 мм, знизу — 20 мм.
При оформленні документа використовуються такі реквізити:
1 — зображення Державного Герба України, герба Автономної республіки Крим;
2 — зображення логотипу організації або товарного знака ( обслуговування);
3 — зображення державних нагород;
4 — ідентифікаційний код підприємства, організації, установи за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО);
5 — код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД);
6 — назва міністерства або іншого центрального органу виконавчої влади;
7 — назва установи, організації;
8 — назва структурного підрозділу;
9 — індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, факсу, номер рахунка в банку;
10 — назва виду документа;
11— дата документа;
12 — реєстраційний індекс документа;
13 — посилання на реєстраційний індекс і дату вхідного документа;
14 — місце складання або видання документа;
15 — гриф обмеження доступу до документа;
16 — адресат;
17 — гриф затвердження документа;
18 — резолюція;
19 — заголовок до тексту документа;
20 — відмітка про контроль;
21 — текст документа;
22 — відмітка про наявність додатка;
23 — підпис;
24 — гриф погодження;
25 — візи;
26 — відбиток печатки;
27 — відмітка про засвідчення копій;
28 — прізвище виконавця та номер його телефону;
29 — відмітка про виконання документа та направлення його до справи;
30 — відмітка про перенесення даних на машинний носій;
31 — відмітка про надходження документа;
32 — запис про державну реєстрацію.
Для кожного формату (А4 та А5) встановлено два варіанти розташування реквізитів: кутовий і поздовжній.
До складання документів висуваються суворі вимоги. Документ має юридичну силу за наявності обов'язкових для цього виду документа реквізитів. Окремі реквізити є обов'язковими для кожного документа, незалежно від його виду. До обов'язкових, передусім, належать такі постійні реквізити, як назва організації, установи, підприємства, фірми (автора документа); індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа, телефону, факсу, рахунка в банку; назва виду документа; дата; заголовок до тексту; адресат; індекс; текст; підпис; печатка. Під час підготовки й оформлення документа склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його оброблення.
Обов'язкові реквізити заздалегідь наносять на стандартний аркуш паперу друкарським способом, за допомогою комп'ютера, а інколи й за допомогою спеціального штампа.
Реквізити 6, 7, 8, 9, 10 розміщуються сцентрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від межі зони реквізитів) або прапоровим (кожен рядок реквізиту починається від лівої межі зони реквізитів) способом.