3. Справочинство як функція управління та його організаційне забезпечення

Із поняттям «документ» тісно пов'язані поняття «справочинство», «документообіг», «документування».

Справочинство є документаційним забезпеченням управління ро­ботою установи, організації, підприємства. Автори «Універсального довідника-практикуму з ділових паперів» зазначають, що справочин­ство — це діяльність апарату управління, що охоплює питання ство­рення документів (тобто документування) та організації роботи з до­кументами в процесі здійснення ним управлінських функцій . Від правильної організації справочинства багато в чому залежить успіх діяльності органів державної влади, а також суб'єктів господарської й іншої діяльності. Справочинство здійснюється на постійній основі спеціальними службами за відповідними формами, на основі встанов­лених правил і рекомендацій. Основними елементами справочинства є письмові документи та документування.

Справочинство включає в себе документообіг і документування.

Документообіг — комплекс робіт із документами, утвореними чи отриманими установами: прийняття, розподіл, реєстрація, контроль за виконанням, формування справ, зберігання й використання доку­ментації, рух документної інформації між інстанціями.

Характеристикою документообігу є його обсяг. Під обсягом доку­ментообігу розуміють кількість документів, що надійшли до органі­зації, та документи, утворені нею протягом певного періоду, як пра­вило року. Обсяг документообігу — важливий показник, який використовується як критерій при вирішенні питань вибору органі­заційної форми справочинства, організації інформаційно-пошукової системи щодо документів установ, структури служби, її штатного скла­ду й інших питань.

Документування — сукупність процесів для створення всіх видів документації що відображають діяльність установи, організації. Документування включає всі операції з підготовки, узгодження, оформлення та виготовлення документа.

Документування (створення документів) та документообіг (рух до­кументів) взаємозв'язані, хоча виконуються різними категоріями службовців: створюють і виконують документи фахівці; організовує роботу з документами допоміжний персонал (працівники канцелярій, секретаріатів).

Справочинство пов'язане з різними сторонами управлінської діяльності і носить загальний характер для органів управління. Спра­вочинство ведеться в будь-якому апараті управління, всі працівни­ки якого постійно беруть участь в оформленні різноманітних доку­ментів, незважаючи на наявність в апараті управління працівників спеціалізованих підрозділів, які зайняті технічною обробкою доку­ментів. Одні створюють документи, інші забезпечують їх створення й передачу, треті керуються цими документами і на їх основі прий­мають рішення.

Справочинство поділяють на адміністративне (загальне), яке сис­тематизує службові документи управлінського характеру — акти уп­равління, службові й доповідні записки, плани робіт, зведення, про­токоли, огляди, звіти, довідки тощо, і спеціальне, яке систематизує спеціальні документи — судові, нотаріальні, бухгалтерські, обліко­во-статистичні, комерційні, агротехнічні тощо.

З огляду на те, що справочинство є невід'ємною частиною проце­су управління, одним із напрямів удосконалення всієї системи уп­равління є вдосконалення процесів документування управлінської діяльності. Воно здійснюється за такими основними напрямами:

а) скорочення документопотоків (вхідного, вихідного, внутрішнього) на основі уніфікації та стандартизації видів форм типових текстів до­кументів;

б) раціоналізація праці щодо справочинства в апараті управління; підвищення його ефективності;

в) удосконалення системи контролю за виконанням документів, який забезпечує своєчасне та якісне виконання приписів і доручень, що в них містяться;

г) удосконалення інформаційно-пошукової системи з документації. Це передбачає систематизований облік документів, організований пошук документів з метою своєчасного й повного забезпечення пра­цівників апарату управління або громадян потрібною їм інформацією, що міститься в цих документах;

д) механізація й автоматизація роботи з документами. Вдосконален­им справочинства на базі механізації й автоматизації роботи з докумен-тами орієнтується на утворення в майбутньому нової інформаційної Технології, тобто на збирання відомостей, нагромадження, зберігання та передачу даних за допомогою новітніх технічних засобів.

Розподіл праці в управлінні зумовлює наявність відокремлених видів діяльності — функцій управління. Всі форми управлінської діяльності знаходять відображення у відповідних документах, які виступають способом і засобом реалізації функцій, що покладені на апарат управління.

У процесі виконання кожної функції управління створюється система документації (взаємозв'язані та взаємообумовлені докумен­ти, які відображають результати документування, що здійснюється на підставі правових норм та способів і форм, які утворилися в про­цесі виявлення функцій державних і суспільних систем управління. Існує багато систем документації, наприклад зовнішньоекономічна, дипломатична, юридична, банківська тощо. Найчисленнішою є сис­тема управлінських документів. Документи, що складають одну сис­тему документації, пов'язані єдністю цільового призначення та в комплексі забезпечують документування тієї чи іншої управлін­ської функції або виду діяльності. Приміром, документи, що склада­ють систему розпорядчої документації, забезпечують регулювання діяльності установи та її координацію з діяльністю взаємозв'яза­них установ і осіб у соціально-економічних умовах, які постійно змінюються. Документи, що складають систему планової докумен­тації, забезпечують планування діяльності установи та підвідомчої їй системи.

Основними функціями управління є планування, організація, координація, контроль та ін. Вони властиві всім органам і системам управління. Спеціальні функції — це забезпечення, облік, фінансу­вання та ін. Вони можуть реалізуватися в органі управління повністю або частково.

У результаті здійснення загальних і спеціальних функцій управлін­ня утворюється дві групи документів.

До першої належать документи, утворені в процесі організаційно-розпорядчої та виконавчої діяльності установ, організацій, підприємств: в органах державного управління, суду, прокуратури, в громадських організаціях, в адміністрації установ, організацій.

Другу групу утворюють документи, специфічні для кожної зі спеціальних функцій управління, а також для таких сфер діяльності, як юриспруденція, військова справа, статистика, транспорт тощо.

Правове регулювання процесів створення і використання доку­ментів у сфері управління. Особливе значення у підвищенні ролі спра­вочинства має право. Правові норми, закладені, наприклад, у відом­чих інструкціях з організації справочинства, визначають його завдання з урахуванням специфіки роботи будь-якого відомства, вста­новлюють функції підрозділів, які працюють з документами, права, функціональні обов'язки і відповідальність працівників, зайнятих у процесі справочинства, регламентують порядок виконання операцій з документами, визначають вимоги, яким повинні відповідати доку­менти. Саме тому правове регулювання є необхідним засобом, що за­безпечує раціоналізацію й ефективність справочинства, єдність дій працівників апарату управління в роботі з документами, дотримання законності.

Правове регулювання процесів справочинства виражається у вста­новленні певних обов'язкових правил роботи з документами у сфері управління, порядку їх створення, оформлення і застосування.

Види правових актів, у яких містяться норми, що регулюють управ­лінську документацію в будь-якій формі, різноманітні. До них нале­жать закони Верховної Ради України, постанови Кабінету Міністрів України, державні стандарти, інструкції з діловодства й інші норма­тивно-правові акти відомчого та надвідомчого характеру. В Україні сьо­годні чинні загальні правила справочинства в органах виконавчої вла­ди, що викладені в « Примірній інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автоном­ної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», затвер­дженій Кабінетом Міністрів України.