6.3. Композиційні частини документа

В основному структура юридичних документів складається з трьох частин.

Доцільний розподіл нормативних/ненормативних приписів у пра­вових актах посідає значне місце в юридичній техніці. Докумен­тальність, вимоги точності, чіткості та ясності формулювань правових приписів зумовлюють наявність чітких структурних частин, необхід­ність оформлення юридичних документів у суворо визначених, вста­новлених уніфікованих формах. Раціональна структура юридичного документа сприяє логічному й швидкому сприйняттю його тексту.

Нормативно-правові акти мають складну структуру, яка містить такі основні елементи:

— найменування органу, що прийняв нормативно-правовий акт (вказівкою на орган, що прийняв акт, визначається форма його дії та чинність);

— назву акта (дозволяє відразу визначити предмет акта, коло питань/відносин, що регулюються; назву слід формулювати макси­мально стисло, лаконічно відображаючи його основний зміст; вимо­га юридичної техніки щодо стислості назви нормативного акта по­в'язана з необхідністю швидко зорієнтуватися у великій кількості правового матеріалу);

— преамбулу (в ній викладаються мотиви його прийняття, завдан­ня й цілі; повинна викладатися стисло, без зайвих слів, будь-яких зак­ликів, лозунгів; не повинна мати конкретного нормативно-правового характеру); у кодексах преамбули немає;

— нормативно-правовий зміст акта (це основна частина нор­мативно-правового акта; вона містить приписи, дозволи, заборони; нормативно-правовий зміст починається після слів певний орган «по­становляє»; потім наводиться конкретний зміст відповідних при­писів, дозволів, заборон; зміст викладається в логічній послідовності з розподілом на статті, які включають в себе пункти, підпункти);

— дату і місце прийняття (розміщують наприкінці акта);

— підпис відповідальної посадової особи (надає актові офіційного значення. Засвідчення офіційних текстів нормативних актів в Україні здійснюється щодо законів України — Президентом України, поста­нов Кабінету Міністрів — прем'єр-міністром України, рішень органів місцевого самоврядування - головами місцевих рад).

Кодифіковані нормативні акти поділяються на загальну й особли­ву частини. Загальна частина містить норми-приписи, дефініції, юри­дичні конструкції, статутні приписи тощо, а особлива — норми, які визначають вид і міру можливої або необхідної поведінки, міру юри­дичної відповідальності, спеціалізовані приписи .

Закони, як правило, містять також розділ «Відповідальність за по­рушення закону», в якому розглядаються наслідки залежно від харак­теру порушень (адміністративно-правовий, кримінально-правовий, цивільно-правовий) та розділ «Прикінцеві положення».

Цивільний процесуальний кодекс України достатньо детально й пов­но регламентує структуру багатьох цивільно-правових актів, зокрема рішення суду/рішення апеляційного суду/рішення суду касаційної інстанції, ухвали суду/ухвали апеляційного суду/ухвали суду каса­ційної інстанції, позовної заяви, апеляційні скарги, заяви про апеля­ційне оскарження, заяви фізичної особи про встановлення факту, що має юридичне значення та ін.

Приміром, рішення суду має таку структуру:

— вступна частина — час і місце його ухвалення; найменування суду, що ухвалив рішення; прізвища та ініціали судді при колегіаль­ному розгляді; прізвища та ініціали секретаря судового засідання; ім'я (найменування) сторін та інших осіб, які брали участь у справі; пред­мет позовних вимог;

— описова частина — узагальнений виклад позиції відповідача; пояснення осіб, які беруть участь у справі; інші докази, досліджені судом;

— мотивувальна частина — встановлені судом обставини і визна­чені відповідно до них правовідносини; мотиви, з яких суд вважає вста­новленою наявність або відсутність фактів, якими обґруНтовувалиоя вимоги чи заперечення, бере до уваги або відхиляє докази, застосовуй зазначені в рішенні нормативно-правові акти; чи були порушені, не визнані або оспорені права, свободи Чи інтереси, за захистом яких осо* ба звернулася до суду, а якщо були, то ким; назви, статті, її частини, абзацу, пункту, підпункту закону, на підставі якого вирішено справу, а також процесуального закону, яким суд керувався;

— резолютивна частина — висновок суду про задоволення позову або відмову в позові, яким керувався суд; висновок суду по суті позов­них вимог; розподіл судових витрат; строк і порядок набрання рішен­ням суду законної сили та його оскарження (ст. 215 ЦПК).

Ухвала апеляційного суду складається з таких частин:

— вступна частина час і місце її постановлення; найменування суду; прізвища та ініціали головуючого та судді; прізвища та ініціали секретаря судового засідання; найменування справи та повних імен (найменувань) осіб, які беруть участь у справі;

— описова частина — короткий зміст вимог апеляційної скарги і судового рішення суду першої інстанції; узагальнені доводи особи, яка подала апеляційну скаргу; узагальнені доводи та заперечення інших осіб, які беруть участь у справі; встановлені судом першої інстанції об­ставини;

— мотивувальна частина — мотиви, з яких апеляційний суд ви­ходив при постановленні ухвали, і положення закону, яким він ке­рувався;

— резолютивна частина — висновок апеляційного суду; розподіл судових витрат; строк і порядок набрання ухвалою законної сили та її оскарження (ст. 315 ЦПК).

Позовна заява повинна включати найменування суду, до якого подається заява; ім'я (найменування) позивача і відповідача, а також ім'я представника позивача, якщо позовна заява подається представ­ником, їх місце проживання (місцезнаходження), поштовий індекс, номер засобів зв'язку; зміст позовних вимог; ціна позову щодо вимог майнового характеру; виклад обставин, якими позивач обґрунтовує свої вимоги; зазначення доказів, що підтверджують кожну обстави­ну, наявність підстав для звільнення від доказування; перелік доку­ментів, що додаються до заяви; підпис позивача або його представни­ка; зазначення дати її подання (ст. 119 ЦПК).

Слід погодитися з Є. С. Шугріною, яка вважає, що акти правоза-стосування на відміну від нормативних мають фактичну та юридичну частини. У фактичній викладаються обставини справи (суть, місце, час події, її учасники), в юридичній дається посилання на норми пра­ва, що підлягають застосуванню при вирішенні певної справи. Фак­тична інформація викладається у вступній та описовій частинах до­кумента, а юридична — в мотивувальній і резолютивній .

Документ може складатися з однієї, двох і більше частин. В окре­мих випадках одну частину можуть містити тексти наказу — роз­порядчу без констатуючої, листи — прохання без пояснень, довідки, доповідні записки — констатацію фактів без пояснень (п. 4.1.5 «При-мірної інструкції з діловодства...»).

Найчастіше доцільно поділяти текст на двічастини — вступну та резолютивну. У першій слід викладати мету, завдання, причини ут­ворення документа; наводити факти, описувати ситуації, наводити назви й дати інструкцій, нормативів, правил та інших документів, прізвища осіб, а також інформацію, що аргументує авторську оцінку явища і необхідності прийняття рішення чи вчинення певної дії. У другій частині містяться висновки, пропозиції, прохання, рекомен­дації, рішення, розпорядження тощо. Наприклад:

У травні 2007року Національна академія наук України проводи­тиме збори... Будуть обговорені питання...

Просимо взяти участь і підготувати свої пропозиції.

Резолютивна (констатуюча) частина може містити в кінці юридич­ного документа приписи, що визначають час і порядок його вступу в законну силу, а також приписи, які скасовують дію інших актів.

Проте у багатьох випадках текст документа складається з трьох частин, з таких логічних елементів, як вступ, доказ, закінчення .

Вступ готує до сприйняття теми. В ньому зазначається привід, що спричинив укладання документа, викладається історія питання тощо. У цій частині тексту нерідко дають посилання на інші докумен­ти, які були раніше отримані та стали підставою для утворення цьо­го документа.

У доказі викладається суть питання, наводяться пояснення, дока­зи, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, по­силаннями на законодавчі акти й інші матеріали. Складний доказ інколи закінчується висновками. Докази повинні переконати адреса­та в необхідності задоволення клопотання, прохання, вимоги.

У закінченні формулюється мета, заради якої складено документ, його головна думка, прохання, пропозиції, згода, відмова. Закінчен­ня є головною логічною складовою частиною. Для полегшення сприй-няття інформації, виділення суті інколи документ починають ііі закінчення, тобто з викладу суті питання: прохання, пропозиції тощо, а потім підкріплюють їх обґрунтуваннями. Наприклад:

Прошу додатково виділити 20 тис. грн на придбання комп'ютерів для забезпечення практичних занять студентів першого курсу юри дичного факультету університету.

Закінчення може бути активним чи пасивним (або описовим). Ак' тивне закінчення точно зазначає, яку дію повинен виконати адресат (уживається в наказах, листах, договорах, інструкціях тощо).

Залежно від змісту документа в тексті застосовується прямий ай» зворотний порядок розміщення логічних елементів.

При прямому порядку після вступу іде доказ і закінчення. На­приклад:

Вступ: Незважаючи на неодноразові попередження стосов-

но дотримання навчальної дисципліни та виховну роботу керівництва факультету щодо недопусти­мості безпідставних пропусків занять, студенти 307групи ЗаєнкоВ. В. та Іванов К.Г. 21.04.2005 про­пустили без поважних причин заняття. Доказ: За безпідставний пропуск занять студентами

307 групи Заєнком В. В. та Івановим К. Г. Закінчення: Оголосити догану кожному та попередити, що у випадку повторення подібних порушень до них будуть застосовані більш суворі стягнення. При зворотному порядку спочатку викладається закінчення, а потім доказ. Вступ у таких документах відсутній. У зворотному порядку ви­кладають нескладні документи, таким порядком не слід користувати­ся дуже часто.

Приклад зворотного розташування логічних елементів: Закінчення: Оголосити догану студентам 307 групи Юровському В. В. та Іванову К. Г. Доказ: За пропуски занять 21.04.2005 без поважних причин. Коли порядок слів продуманий, він дозволяє привернути увагу ад­ресата до тієї чи іншої думки або відтінити важливі моменти вислов­лювання. Неправильний порядок слів ускладнює сприйняття фраз і навіть створює можливість їх двозначного розуміння.

У кожному кримінально-процесуальному документі мають бути три складові частини: вступна, описово-мотивувальна, резолютивна. Про­токоли допиту, огляду, виїмки, обшуку, очної ставки включають вступну, описову та завершальну частини. Виняток становить обви­нувальний висновок, який містить описову і резолютивну частини.

Кожен документ вміщує один чи декілька стандартних аспектів змісту. Виклад кожного аспекту змісту рекомендується починати ;і нового абзацу, який є показником переходу від однієї думки або теми до іншої.

Зв'язок між реченнями абзацу здійснюється за допомогою повторів. Повтор — це тип логіко-граматичного зв'язку між реченнями й абзацами, в якому в наступному реченні в зміненому чи незмінено-му вигляді повторюються різні фрагменти попереднього речення. Існують такі види повторів:

1) лексичний — це повторення однакових або спільнокореневих слів, наприклад: «Згідно з розпорядженням... вищі навчальні заклади повинні подати перелік заходів щодо... Перелік заходів повинен бути складений...»;

2) займенниковий — це використання займенника в наступному реченні, часто з іменником попереднього речення, наприклад: «Про­симо надіслати докладну інформацію про... Ця інформація необхід­на для...»;

3) семантичний — це використання у двох сусідніх реченнях си­нонімів чи антонімів, наприклад: «Факультет переконливо просить... На сьогодні факультет комп'ютерних класів не має»;

4) синтаксичний — це повторення синтаксичної конструкції ви­словлювання в наступному реченні, але з іншим лексичним наповнен­ням, наприклад: «Якщо студенти будуть систематично порушува­ти дисципліну, якщо вони будуть пропускати заняття без поважних причин, якщо будуть порушувати правила проживання в гуртожит­ку, тоді вони будуть відраховані з числа студентів...».

Зв'язок між реченнями здійснюється за допомогою таких слів і сло­восполучень: у порядку надання допомоги; тому що; згідно з Вашим проханням; у результаті цього; оскільки тощо.

6.4. Уніфікація та стандартизація юридичних документів

Існує величезна кількість юридичних документів, тому вони потре­бують певної стандартизації й уніфікації, що не тільки полегшує їх укладання та застосування, а й сприяє впорядкуванню правового ре­гулювання. Роль і значення уніфікації та стандартизації значно зрос­ли в зв'язку з використанням в управлінні, судочинстві й справо-чинстві комп'ютерних технологій. Розбіжність реквізитів і рубрик нормативних актів, відсутність їх стереотипної структури, єдиного стилю викладу, невідповідність у різних актах нумерації статей, пунк­тів, формул скасувань і зміни актів та їх частин ускладнюють вико­ристання нормативно-правових та індивідуальних актів. Тому необ­хідною умовою якості законодавства, судочинства та справочинства є уніфікація, стандартність юридичних формул, способів їх викладу і побудови.

Стандартизація й уніфікація юридичних документів дозволяють досягти однорідності в структурі документа, в обробці інформації. Од* норідність досягається встановленням правил побудови і комплексу вимог до складання й оформлення документа чи його частини або окре­мих реквізитів. Для досягнення однорідності документів встановлюють

єдині умови їх оформлення, які не повинні залежати від ієрархії уп­равління та специфіки відомства.

Стандартизація й уніфікація дозволяють раціоналізувати й спрос­тити складання документів, скоротити час на їх підготовку та швидкість сприйняття тексту, використовувати для їх укладання менш кваліфі­ковані кадри та прості засоби оргтехніки, електронно-обчислювальну техніку.

Необхідність уніфікації текстів документів зумовлена поширенням дії цих документів на велике коло людей.

Основна мета уніфікації та стандартизації — утворення таких систем документації, застосування яких буде досконалим та еконо­мічно ефективним, сприятиме зниженню затрат на створення доку­ментів і збільшенню часу на творчість в управлінні, підвищить куль­туру управління.

При уніфікації текстів документів необхідно дотримуватися загаль­них і спеціальних принципів.

Загальні принципи уніфікації та стандартизації документів:

• створення загальної моделі складання документів;

• типізація і трафаретизація текстів;

• скорочення надмірної інформації, що міститься в документі;

• застосування стійких словосполучень, моделей речень, єдиної термінології, офіційних скорочень, стандартизованих позначень ве­личин і одиниць виміру.

Спеціальні принципи уніфікації документів:

• забезпечення відповідності документів тим завданням, які вирі-шуються;

• забезпечення відповідності змісту й структури інформації виду документа;

• уніфікація реквізитів, які застосовуються в різних документах;

• розташування реквізитів на документах з урахуванням послідов-мості їх заповнення;

• зниження фізичного обсягу документів (у результаті обґрунто-иішого визначення площі для розміщення реквізитів).

Уніфікація як єдність форми та структури юридичного документа, способів викладу правових приписів передбачає вживання однакових реквізитів у юридичних документах, стандартної структури, однако-иих термінів, юридичних конструкцій, юридичних формулювань.

Уніфікуються склад інформації, структура тексту, мовні засоби Подання інформації, правила побудови словосполучень і речень.

Уніфікація мови — це, передовсім, встановлення та застосування пра-ІИЛ побудови речення за певними моделями, які відповідають тим чи інтим життєвим ситуаціям. Уніфіковані словесні звороти вимагають мінімального напруження при сприйнятті та прискорюють процес укладання документа, даючи змогу не витрачати зусиль на пошук формулювань. Без готових, перевірених практикою, загальновідомих словесних формул неможливо швидко, грамотно й точно відобразити будь-яку ситуацію. Стандартні вислови в писемному мовленні вини­кають через однотипність неодноразово повторюваних ситуацій.

Уніфікація мовних засобів подання інформації здійснюється шля­хом вибору одного найбільш доцільного варіанта передачі тих самих даних засобами літературної мови. Те, що автором документів є ко­лектив, зумовило тенденцію до уніфікації мовних засобів на всіх рівнях мови: словотворення, термінологічної лексики, морфології, фразеології, синтаксису, стилю.

Уніфікація текстів — це вибір такого мовного варіанта з кількох можливих способів передачі однієї і тієї самої інформації, який най­точніше передає зміст управлінських ситуацій або дій, що постійно повторюються.

Уніфікацією структури текстів документа є встановлення ти­пового набору складових частин документа та єдиного порядку їх роз­ташування.

Уніфікація складу інформації— це розробка інформації, необхід­ної та достатньої для вирішення завдань, які виникають в управлінні. У складних документах уніфікація проводиться за розділами. При­кладом уніфікації складу інформації є »Посадова інструкція», що містить такі відомості, як загальні положення, функції, посадові обо­в'язки, відповідальність, взаємовідносини.

Уніфіковані форми документів можуть використовуватися й реаль­но вживаються при здійсненні багатьох управлінських і процесуаль­них дій, наприклад, при прийомі на роботу, переведенні, звільненні з роботи, наданні відпусток, накладенні дисциплінарних стягнень, при організації функціонування автоматизованого контролю за виконан­ням документів.

Уніфікація та стандартизація досягаються шляхом встановлення вимог до документів у законах, затвердження відповідними органе' ми бланків і формулярів юридичних документів.

Також уніфікація юридичних документів досягається шляхом ііи-значення у процесуальних законах обов'язкових реквізитів і визии-чення їх структури. Наприклад, статті Кримінально-процесуального ко­дексу України визначають структуру процесуальних документі!» (вступна, описова (описово-мотивувальна), резолютивна частини), їм* рераховують обов'язкові й необхідні реквізити та вимоги до їх змісту, Уніфікація досягається також шляхом друкування бланків різни * документів (протоколів, договорів, довіреностей і т. д.), які можуть бути виготовлені й не на бланках; шляхом друкування бланків суворо затвердженої форми; шляхом друкування бланків і формулярів суво­рої звітності з віддрукованими типографським способом серіями і но­мерами документів, які заповнюються, видаються та реєструються відповідними органами (паспорти громадян, акти громадянського ста­ну, паспорти на транспортні засоби, документи про освіту, залізничні накладні тощо).

Документи, що не вимагають будь-якого заповнення, заздалегідь віддруковуються повністю (акції, облігації, лотерейні білети й інші цінні папери на пред'явника).

Така риса писемної форми мовлення, як традиційність і певний писемний консерватизм, виявляється в юридичних документах особ­ливо чітко й послідовно.

Загальнообов'язкові норми графіки, орфографії та пунктуації, що діють у письмових текстах усіх стилів української мови, тут підсилю­ються суворими правилами побудови юридичного документа, зокрема, правилами вживання стійких словосполучень, вибору лексичних оди­ниць тощо. Єдині правила побудови словосполучень і речень, які спря­мовані на формалізацію текстів, є необхідною умовою їх сприйняття.

Мові юридичних документів притаманна також повторюваність одних і тих самих сполучникових зворотів і обставинних слів, які служать засобом вираження причинно-наслідкових відношень. На­приклад: «Згідно з протоколом», «Доводимо до Вашого відома, що...», «У противному разі справу буде передано до прокуратури», «Нага­дуємо Вам, що...» і т. ін. Не останню роль відіграють готові форми висловлювання — кліше, вплив яких на читача давно перевірений (вони тлумачаться всіма однозначно і не потребують спеціальних зусиль).

В офіційно-діловому мовленні прийнято говорити, що службові документи не «пишуться», а »складаються» чи «укладаються». Між іншим, у XIX ст. було нормою говорити, що автором будь-якого твору небелетристичного характеру є укладач, а не письменник, публіцист чи журналіст.

Слід зазначити, що автори американського посібника «Прості лис­ти» підрахували, що кожного тижня через недбало складені ділові ли­сти компанії несуть витрати в декілька мільйонів доларів. Укладачі посібника пропонують уніфікований стиль викладу; їх рекомендації стосуються вибору слів, структури, синтаксису, мовного етикету. Діло-иий лист, вважають вони, повинен займати не більше сторінки [4].

Індивідуальні риси стилю є нетиповими для юридичних доку­ментів. Індивідуальність у мові нормативно-правового та індивідуаль­ного акта розцінюється як відступ від норми. Таким чином, уніфікація документів виправдана з правової, лінг­вістичної, психологічної, економічної, соціологічної, технічної точок зору: адресант документа — майже завжди юридична особа; уніфіка­ція мови й стилю документів збігається із завданням їх нормалізації; адресат і адресант листа — особи колективні; полегшується процес сприйняття документів; відкривається можливість машинної оброб­ки інформації; скорочуються трудові затрати на процес укладання до­кументів.

Уніфікованість, стандартизованість юридичних формул, способів їх викладу є необхідною ознакою актів правозастосування.