2.3.4. Інформаційно-довідкова документація

Прийняття обґрунтованих управлінських рішень ґрунтується на зби­ранні й обробленні інформації про фактичний стан справ у системі уп­равління, що міститься в різноманітних джерелах — інформаційно-довідкових документах.

Інформаційно-довідкові документи виконують службову роль сто­совно до організаційно-правових і розпорядчих документів. Докумен­ти цієї групи не містять доручень, не зобов'язують діяти суворо до ігриписів як розпорядчі документи, а повідомляють відомості, які ви­магають прийняття певних рішень. Інформація, що міститься в цих документах, може або спонукати до дії, або бути доведеною до відома. І ІД документи йдуть знизу вгору в системі управління: від працівника до керівника структурного підрозділу, від керівника підрозділу до керівника організації, від підвідомчої організації керівникові вищої організації.

До системи інформаційно-довідкової документації належать та­кі документи: акт, довідка, доповідна записка, доповідь, відзиви, висновки, огляди, протоколи, витяги з протоколів, пояснювальні записки, пропозиції, службові листи, радіограми, телеграми, теле­фонограми, телекси, факсограми, електронні повідомлення тощо.

Акт — документ правової чинності, складений групою осіб або спеціально вповноваженою посадовою особою для підтвердження ви­явлених ними фактів.

Існує велика кількість різновидів актів: акт перевірки, акт лік­відації установ, підприємств, організацій; акт документальної ревізії; акт приймання-здачі (напр., передачі справ, передачі майна, мате­ріальних цінностей); акт прийняття об'єктів; акт проведення дослі­джень/випробовувань; акт інвентаризації; акт на списання; акт про нещасний випадок; акт судової експертизи; акт про обстеження по­боїв, тілесних пошкоджень тощо.

Акт документальної ревізії — це письмовий документ, який скла­дається за результатами ревізії. У ньому слід зазначити виявлені не­доліки в роботі, порушення дисципліни. Підписується керівником ревізійної комісії/групи, керівником і головним бухгалтером устано­ви/організації, яка ревізується. Акт є способом документального вик­риття розтрат, привласнень, нестач, крадіжок коштів або матеріаль­них цінностей. Цей документ є підставою для вжиття керівником установи, яка ревізувалася, заходів щодо усунення виявлених не­доліків. Винні притягаються до адміністративної, кримінальної чи цивільної відповідальності.

Акт на списання — документ, на підставі якого здійснюється спи­сання з балансу організації основних засобів, не придатних до роботи через їх знос або старіння.

Акт перевірки є документом, що засвідчує результати перевір­ки відповідними державними органами дотримання норм і правил, встановлених законодавством. Форма акта перевірки затверджуєть­ся органом, який здійснює перевірки, наприклад, органами Держ­стандарту України, державними податковими адміністраціями, посадовими особами Державної санітарно-епідеміологічної служ­би тощо.

Акт приймання-здачі — це документ, що засвідчує факт закінчен­ня виконавцем робіт, передачі майна, дорогоцінних металів, коштов­ного каміння, документації і т.ін. Як правило, необхідність складан­ня акта цього типу визначається сторонами правочину.

Акт оформлюється комісією, створеною керівником установи, організації та затверджується відповідним наказом. В акті мають бут відображені лише ті факти, що точно встановлені особами, які підп сують документ.

Акти можуть бути доказом провини в суді тощо.

Акт повинен мати заголовок, у якому дається стислий зміст акто­ваного факту, події.

Місце і дата складання акта повинні відповідати місцю й даті події, що датується.

Текст акта складається, як правило, з двох частин: вступної та конс­татуючої. У вступній частині вказуються підстави для складання акта, перелічуються ті особи, що його складали, а також ті, які були при­сутні під час його складання. Після слова «ПІДСТАВА» вказується розпорядчий документ або усне розпорядження посадової особи. Після слова «СКЛАДЕНИЙ» вказують посади із зазначенням найменуван­ня органу, ініціалів і прізвищ осіб, що склали акт. Після слів «БУЛИ ПРИСУТНІ» перелічують в алфавітному порядку посади, ініціали і прізвища осіб, які були свідками складання акта. У констатуючій частині викладають мету і завдання акта, сутність і характер проведе­ної роботи, встановлені факти, а також висновки.

У кінці акта (перед додатками, якщо вони є) за необхідності по­відомляється про кількість примірників акта і місце їх зберігання.

Посилання на додатки за їх наявності дається в кінці тексту перед підписами.

Акт підписується всіма особами, які брали участь у його складанні, без зазначення посад.

За наявності особливих думок в укладачів акта або у присутніх їх слід викладати нижче підписів на першому примірнику акта або на окремому аркуші.

Акти затверджуються керівником установи, організації чи його заступником. За необхідності акт затверджується вищими організа­ціями. Акт приймання-здачі, акт обстеження чи акт ревізії набува­ють юридичної сили лише після затвердження вищим органом або ке­рівником підрозділу.

Для акта з постійно повторюваною інформацією слід використо-нувати бланки з трафаретним текстом.

Акт складають в трьох примірниках: перший направляють вищій організації, другий — керівнику організації, третій підшивають до трави.

Лкт має такі реквізити: автор документа (назва відомства, органі-шщії), дата, номер, місце складання; гриф затвердження; назва виду документа (Акт); підстава (наказ керівника організації); склад комісії; присутні; текст документа; відомості про кількість примірників акта, 1 к м існезнаходження; перелік додатків до акта; підписи членів комісії ти присутніх (за необхідності).

Висновок — документ, у якому викладаються підсумки перевірки, ІИалІзуються встановлені факти і вносяться пропозиції щодо порядку вирішення питань. Він складається за результатами заяв про втрату паспортів, перевірок скарг громадян, за підсумками службового роз­слідування дисциплінарних проступків працівників ОВС тощо.

Реквізити висновку: найменування виду документа (Висновок); прізвище й ініціали посадової особи, що склала висновок; підстави для складання документа; опис встановлених фактів; пропозиції про порядок вирішення питання; підпис особи, яка склала документ.

Довідка — документ інформаційного характеру, виданий устано­вою, організацією, підприємством на прохання заінтересованої осо­би, який містить відомості про особу, її правові, майнові, фінансові, трудові відносини, статус, опис і підтвердження певних фактів або подій.

Довідки можуть бути службового й особистого характеру.

Довідки службового характеру складаються на запит або на вка­зівку вищої організації чи службової особи. Вони містять у собі різ­ні відомості про роботу установ, підприємств, організацій. Служ­бова довідка повинна об'єктивно відображати стан справ, тому її складання потребує ретельного відбору та перевірки відомостей, зіставлення й аналізу отриманих даних. У ній можуть наводитися таблиці, приєднуватися додатки. Така довідка повинна мати заго­ловок до тексту, найменування виду документа, текст (вступ, опис,

висновки).

Довідка, що адресована службовій особі всередині установи, під­писується укладачем; та, що адресована до вищої організації, — ке­рівником установи. Довідка, що надсилається за межі установи, оформлюється на внутрішньому бланку установи або на чистому ар­куші паперу.

Довідки особистого характеру (про підтвердження місця прожи­вання, роботи, навчання, посади, яку займають, заробітної плати тощо) оформлюються на спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу. В тексті довідки зазначається назва установи, до якої подаєть­ся довідка. Доцільно починати текст довідки з подання прізвища, імені, по батькові особи, про яку надаються відомості, у називному відмінку. Не рекомендується вживати застарілі звороти типу «Цим повідомляємо», «Дійсно проживає», «Дійсно працює», «Дійсно нав­чається» . Оскільки текст довідки особистого характеру типовий, кра­ще користуватися трафаретними бланками, виготовленими друкар­ським способом, на яких від руки заповнюються лише окремі частини тексту.

Довідки повинні мати заголовок до тексту.

У кінці довідки зазначається назва установи, до якої вона буде» подана.

Довідки підписуються особами, які здійснювали перевірку, узагальнювали досвід тощо. Довідка набуває значення офіційного документа після підписання її повноважною посадовою особою і засвідчення підпису печаткою цієї установи, організації, підпри­ємства.

Довідку видає лише той орган, який має офіційні матеріали, що містять необхідні для довідки відомості.

Реквізити довідки: назва відомства, установи (адресат); назва ви­ду документа (Довідка); дата; місце укладання; заголовок до текс­ту; текст; підпис; печатка. Довідки, оформлені на бланках, мають такі реквізити: назва виду документа, індекс, дата, текст, підпис, печатка.

Доповідна записка — це документ, адресований керівникові уста­нови або її структурного підрозділу з описом певного факту, в якому повідомляється про виконання окремих завдань, службових доручень, про ситуацію, що склалася, з висновками та пропозиціями автора. Доповідна записка складається як з ініціативи автора, так і на підставі вказівки керівника.

Залежно від призначення доповідні записки можуть бути звітни­ми, інформаційними та ініціативними.

Доповідні записки поділяють також на внутрішні та зовнішні. Внутрішню доповідну записку підписує особа, яка її складає. Зовніш­ню доповідну записку, призначену для вищих органів, підписує ке­рівник; вона оформлюється на загальному бланку установи.

Текст доповідної записки складається з двох частин. У першій никладають факти, які дали привід для написання доповідної запис­ки, у другій — висновки, повідомлення про вжиті заходи і конкретні пропозиції. Зміст доповідної записки повинен бути стислим за фор­мою викладу, наведені факти — достовірними, пропозиції — чітко сформульованими.

Якщо наведені факти або зроблені висновки та пропозиції потре­нують цифрового чи документального підтвердження, вони оформлю­ються як додаток.

Текст доповідної записки пишеться від руки або друкується на ма-Ціинці, набирається на комп'ютері.

Доповідна записка має такі реквізити: посада, спеціальне звання, Прізвище й ініціали керівника, якому подається доповідна записка; Посада, прізвище, ініціали, спеціальне звання особи, яка подає запис­ку; назва виду документа (Доповідна записка); заголовок (стислий ■МІСТ доповідної записки); текст документа; перелік додатків із за-ІМченням кількості аркушів (якщо є); дата складання доповідної 'іп 11 пеки; підпис автора документа.

Огляд — документ, складений для інформування підвідомчих ор­ганів, інших організацій про роботу в певній галузі, про діяльність групи органів за певний період.

Огляд підписується посадовою особою і направляється до вищої установи.

Огляд має такі реквізити: найменування виду документа (Огляд); заголовок до тексту; текст огляду; період, за який зроблено огляд; дата видання; підпис посадової особи.

Пояснювальна записка — 1. Документ, який пояснює зміст ок­ремих положень основного документа (напр., плану, звіту, проекту). 2. Документ особистого характеру, в якому пояснюються певні дії або вчинки службової особи (найчастіше — порушення дисципліни, невиконання будь-якої роботи тощо).

Реквізити пояснювальної записки особистого характеру: адресат (посада, прізвище, ініціали керівника, якому подається доповідна за­писка); назва виду документа (Пояснювальна записка); прізвище ви­конавця, номер його телефону; текст пояснювальної записки; дата написання; підпис автора.

Протокол — документ, який містить послідовний опис подій і станів, що мають правове значення та які встановлені безпосеред­ньо особами, які засвідчують зміст протоколу своїми підписами. У протоколах відображаються факти, встановлені з безперечною до­стовірністю.

Існують такі групи протоколів:

а) стислі (фіксуються лише ухвали);

б) повні (містять, крім ухвал, виступи доповідачів та інших учас­ників зборів, нарад, засідань);

в) стенографічні (всі виступи записані дослівно).

Текст протоколу, складений на підставі виступів учасників зібрань, повинен бути стислим, точним, зрозумілим. Щодо кожного обговорю­ваного питання повинні бути частини: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ.

У першому розділі в називному відмінку формулюється питання та зазначається форма його викладу (напр.: Виконання наванта­ження за І семестр 2004/05 навчального року. Доповідь начальника кафедри К. К. Коваленка). Ініціали та прізвище доповідача слід писа­ти з нового рядка в називному відмінку і підкреслювати, а після прізви­ща ставити тире та викладати зміст доповіді за формою прямої мови. Якщо наявний текст доповіді, це необхідно позначити слово­сполученням «текст доповіді додається».

У другому розділі дається короткий виклад виступів учасників на­ради (ВИСТУПИЛИ: С. В. Мельниченко, В. Р.Дорошенко).

У третьому — зазначають прийняті рішення та строки їх виконан­ня. У разі фіксування результатів голосування наводять кількість осіб, що голосували «за» і «проти».

Слова «УХВАЛИЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «СЛУХАЛИ» потрібно писати/друкувати великими літерами з нового рядка. Після них став­лять двокрапку.

Реквізити протоколу: назва виду документа (Протокол); порядко­вий номер протоколу; назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, засідання кафедри, розши­рена нарада тощо); назва установи, організації; дата й місце проведен­ня; кількісний склад учасників; посади, прізвища, ініціали керівників конференції, засідання, наради (голови, секретаря, членів президії); порядок денний, тобто питання, що розглядаються на зборах, засі­данні, конференції. Питання повинні бути сформульовані у називно­му відмінку; текст; перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок; підписи керівників зборів, конференції, засідан­ня або наради (голови й секретаря).

Витяг із протоколу. Витяг із документа — це копія частини доку­мента, яка видається на руки і є підтвердженням певних фактів, що можуть бути використані як юридичні докази.

У витягах з протоколів необхідно дослівно робити запис змісту аб­заців, що виписуються.

Витяг із протоколу містить такі дані: назва виду документа (Ви­тяг із протоколу) та його номер; назва колегіального органу, засідан­ня, наради; пункт порядку денного (його номер і повний текст); по-шіий текст з цього питання (питання, що розглядається, хто виступив, що ухвалили); підписи голови та секретаря засідання, наради; дата; ііпчатка.

Службові листи. Лист — узагальнена назва різних за змістом до­кументів, які є засобом спілкування між установами, організаціями, приватними особами; це повідомлення чи оповіщення про що-небудь.

Текст листа повинен складатися з двох логічно пов'язаних між со-Піііо частин: у першій наводиться опис фактів, подій, які були підста-ІОЮ для написання листа; у другій викладаються пропозиції, прохан­ня, висновки, рішення по суті питання.

Службове листування ведеться від імені установи, а не від іме­ні посадової особи, яка підписала документ. У листах прийнято пи­лити про себе й адресата в першій і другій особі множини («Надси-ніи мо для використання», «Просимо попередити», «Просимо на-ІІІглати» тощо).

Нагальні реквізити листів: найменування установи, організації, підприємства (автора документа); адреса, телефон, телеграфний шифр,відділення банку та розрахунковий рахунок; дата; поштовий індекс адресата; текст листа; посада, підпис, ініціали, прізвище особи, що склала лист.

Тексти й форми листів найменше уніфіковані та трафаретизовані, тому вони пишуться в довільній формі.

Службові листи бувають різних видів:

лист гарантійний виражає гарантію, забезпечує виконання викла­дених у ньому обов'язків і адресується організації чи окремій особі. Як правило, гарантується оплата праці за виконану роботу, сплачу­вання банківських кредитів, якість виконання робіт тощо;

лист-запрошення адресується конкретній особі чи кільком особам і є підставою для їхньої участі в запланованих заходах;

лист інформаційний своєчасно інформує установу, організацію чи зацікавлену особу про факти, які здійснилися, або про заплановані заходи;

лист-нагадування містить у собі повторну інформацію про будь-який факт; такий лист наближається до телеграми;

лист-підтвердження засвідчує факт відправки документів чи роз­мову, яка відбулася раніше, тощо;

лист-повідомлення — лист, у якому щось повідомляється або ствер­джується; такі листи є відповіддю на запит і починаються словами: «Доводимо до Вашого відома», «Повідомляємо»;

лист претензійний — лист, яким оформлюють обґрунтування ви­мог однієї організації до іншої, що стосуються порушення договірних зобов'язань;

лист-прохання виражає прохання про виконання будь-якої дії, от­римання документації чи матеріальних цінностей; починається сло­вами: «Прошу», «Просимо»;

лист супровідний — це коротке повідомлення про документ, який надсилається; починається словами: «Надсилаємо», «Повертаємо».

Службові телеграми надсилають у найтерміновіших випадках, коли інші види зв'язку не можуть забезпечити своєчасного доставлен-ня інформації до адресата.

При укладанні телеграм дотримуються вимог, яким повинні відпо­відати службові листи. Телеграми мають бути стислими, викладені зрозумілою мовою. Текст телеграми містить тільки словесну інфор­мацію. З телеграм вилучають сполучники, прийменники, розділові знаки, які слід вживати тільки у випадках, якщо вони впливають нп зміст. Знаки № (номер), - (мінус), + (плюс), % (процент), а також циф ри пишуться словами.

Телеграма пишеться суцільним текстом без переносів. Починаєть­ся дієсловом у множині чи однині.

Службові телеграми складають у двох примірниках: перший — до відділення зв'язку, другий — до справи відправника (копія).

У випадку, коли телеграми надсилають службові особи, що пере­бувають у відрядженні, під рискою відправник повинен зазначити власне прізвище, а також посаду, ким і яким номером видано йому посвідчення про відрядження, та серію, номер, місце і дату видачі пас­порта.

Телеграми оформлюються на друкарських машинках, комп'юте­рах великими літерами через два міжрядкових інтервали. Від руки слід писати великими літерами, чітким і розбірливим почерком тем­ним чорнилом.

Між окремими словами роблять пропуск у два інтервали. Текст відокремлюється від адреси трьома інтервалами.

Підпис слід ставити на окремому рядку, відступивши від тексту.

Стенограма — дослівний запис усіх виступів, реплік, питань і відпо­відей у ході наради, зборів, круглого столу, конференцій тощо мето­дом стенографії, розшифрований і надрукований. При розшифруванні та підготовці до друку стенограми зберігається виклад від першої осо­би (пряма мова).

Телефонограми — це термінові повідомлення, що передаються ад­ресатам телефоном. Вони використовуються для документального оформлення усних телефонних переговорів і є одним із видів ділової кореспонденції.

У багатьох установах, організаціях, підприємствах використо­вуються спеціальні бланки, на яких нотуються телефонограми.

Слово « Телефонограма», її номер і дату надходження пишуть у пер­шому рядку. Датою телефонограми є дата її передачі.

Текст телефонограми має бути стислим. Слід уникати слів, які важ­ко вимовляються, складних зворотів. Слова треба писати повністю, без скорочень. У тексті телефонограми повинно бути не більше 50 слів.

У графах «Передано», «Прийнято» зазначають посаду, ініціали, прізвище того, хто передає, того, хто приймає, номери їхніх телефонів.

Телефонограма має такі реквізити: назва документа — заголовок; помер і дата телефонограми; назва організації та службової особи — иідправника телефонограми; назва організації та службової особи — одержувача телефонограми; текст телефонограми; підпис службової особи — керівника організації або його заступника, а в окремих ви­падках — керівників установи.

Факс — узагальнена назва різноманітних за змістом документів, Що безпосередньо за допомогою телекомунікативного зв'язку надхо­дить до установи.