2.3.2. Документація з кадрових питань та особиста офіційна

Керівники установ, підприємств, організацій у процесі управління ухвалюють численні рішення, наприклад, при внесенні до резерву на підвищення на посаді, підвищенні посадових окладів, виборі кан­дидатів на заміщення вакантної посади, направленні на навчання до вищих та середніх навчальних закладів, направленні на курси підви­щення кваліфікації, відрядженні спеціалістів за кордон. Тому осо­би, які приймають рішення з питань переатестації, використання працівників/службовців у певній діяльності, направлення на навчан­ня, підвищення кваліфікації, повинні володіти необхідною й досто­вірною інформацією. Цим і пояснюється велика кількість різних до­кументів — облікових, звітних, з кадрових питань — в установах, організаціях, на підприємстві.

Кадрові документи містять інформацію про особовий склад установи, організації, підприємства, зафіксовану в заявах про прийняття, звільнення, переведення на роботу, наказах по особовому складу, авто­біографіях, характеристиках, контрактах, трудових угодах з найму працівників, поданнях, атестаційних листах, особових листках з об­ліку кадрів, трудових книжках. Кадрові документи характеризують особистість працівника.

Автобіографія — документ, у якому особа, яка його складає, подає опис свого життя та діяльності. Автобіографія не має типового фор­муляра і складається в довільній формі, хоча практикою вироблені певні вимоги до оформлення цього документа. Пишуть його, як прави­ло, від руки на чистому аркуші паперу чи на спеціальному бланку при вступі на роботу, навчання до вищого навчального закладу та в дея­ких інших випадках. Форма викладу автобіографії — розповідна, від першої особи. Всі відомості подаються у хронологічному порядку. Основна вимога, що ставиться до автобіографії, — досягти вичерпнос­ті, необхідних відомостей і лаконізму викладу.

В автобіографії обов'язково вказують прізвище, ім'я, по батькові у називному відмінку; дату, місце народження (місто, село, селище, район, область); відомості про навчання (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося вчитися); відомості про трудо­ву діяльність (слід коротко і в хронологічній послідовності назвати місця роботи й посади); відомості про громадську роботу; стислі відо­мості про склад сім'ї (батько, мати, чоловік, діти, дружина — рік на­родження, де працює (вчиться), місце проживання); паспортні дані (серія, номер, ким і коли виданий); дату (ліворуч під текстом) і підпис автора (праворуч під текстом).

Заголовок «Автобіографія» пишеться посередині рядка. Кожне нове повідомлення починається з абзацу.

Анкета є узагальненням автобіографічних даних громадянина, оформлених шляхом їх фіксації у таблицях.

До анкетних форм належить особовий листок з обліку кадрів. Осо­бові листки з обліку кадрів є необхідним документом, який заповнює громадянин під час приймання його на роботу/навчання, при оформ­ленні документів на виїзд для роботи за кордон або для участі в певно­му конкурсі.

Особовий листок має такі реквізити: назва виду документа (Осо­бовий листок); прізвище, ім'я, по батькові, дата і місце народжен­ня; фото того, хто заповнює документ; відомості про освіту; відомос­ті про наукові ступені, вчені звання; якими мовами володіє; відомості про трудову діяльність; державні нагороди; вітчизняні, зарубіж­ні й міжнародні наукові відзнаки; відомості про родину; паспорт­ні дані; домашня адреса; особистий підпис; дата заповнення документа.

Доручення — документ, який дає повноваження його пред'яв­никові для виконання будь-яких дій від імені окремої особи чи уста­нови, організації, підприємства, фірми.

Доручення бувають:

а) особисті (надання повноважень однієї особи іншій — право на одержання заробітної плати, поштового переказу тощо);

б) офіційні, які в свою чергу поділяються на разові (одноразові дії — найчастіше це отримання товарно-матеріальних цінностей); спеціаль­ні (надання повноваження посадовій особі на здійснення однотипних вчинків — на представництво в органах суду, на здійснення транспор­тних, господарських і банківських операцій у межах певного періо­ду); загальні (надають право здійснення операцій, пов'язаних з уп­равлінням майном).

Обов'язковою умовою правомірності особистого доручення є на­явність підпису службової особи і печатка установи, яка засвідчує підпис довірителя. Доручення, видані студентам/слухачам/курсантам, мо­жуть засвідчуватися навчальним закладом, у якому вони навчаються.

Доручення, в якому відсутня дата, не має юридичної сили.

Установа чи особа, яка уклала доручення, може в будь-який час його скасувати, а особа, якій видано доручення, може в будь-який час відмовитись від нього.

Офіційні доручення оформляє установа, організація, підприємство, фірма.

Реквізити офіційного доручення: назва установи, організації, під­приємства, фірми, що видали доручення; назва виду документа (До­ручення); номер, дата, місце видачі; посада, прізвище, ім'я, по бать­кові особи, якій видається документ; назва організації, підприємства, установи, від якої повинні бути одержані товарно-матеріальні цінності; номер і дата видачі супровідного документа (наряду, рознарядки); термін дії доручення; зразок підпису особи, якій видано доручення; назва документа, що посвідчує особу, якій видано доручення одержу­вача цінностей (паспорт, посвідчення); підписи службових осіб, які видали доручення; печатка установи, організації, підприємства, фір­ми, що видала документ.

Реквізити особистого доручення: назва виду документа (Доручення); прізвище, ім'я, по батькові особи, що його видала (довіритель); прізви­ще, ім'я, по батькові особи, якій видане доручення (довірена особа); тер­мін дії документа; дата складання, підписи довіреної особи і довірителяї засвідчення підпису організацією, де працює (навчається) довіритель,

Якщо ці документи не виходять за межі установи, то вони можуть оформлюватися на звичайному аркуші паперу, а якщо скеровуют: за межі установи, то їх пишуть на бланку і реєструють.

Заява — це документ, який містить прохання або пропозицію однієї чи кількох осіб, адресовану установі або посадовій особі.

Заяви оформлюються на звичайному аркуші паперу або на бланку установи, організації, підприємства.

Заяви з кадрових питань містять такі реквізити: адреса (назва ор­ганізації чи посадової особи); відомості про заявника (прізвище, ім'я, по батькові; адреса; у деяких випадках — посада); назва виду доку­мента (Заява); текст; перелік додатків із зазначенням кількості сто­рінок; підпис автора заяви; дата.

У випадку адресування заяви до тієї організації, де працює автор документа, достатньо зазначити лише посаду і місце роботи (струк­турний підрозділ), а адресу й паспортні дані вказувати не треба.

Характеристика — документ, у якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника/службовця/студента/слухача/кур­санта.

Характеристика пред'являється при вступі до вищих навчальних закладів, аспірантури/ад'юнктури, при висуванні на виборні посади, а також за конкурсом до науково-дослідних інститутів, вищих на­вчальних закладів тощо.

Характеристику видає адміністрація установи, закладу на прохан­ня працівника/службовця тощо. Цей документ пишуть (друкують) у двох примірниках, один з яких видають особі, а другий підшивають до особової справи.

Текст характеристики викладається від третьої особи.

Характеристика має такі реквізити: назва виду документа (Ха­рактеристика); анкетні дані (прізвище, ім'я, по батькові, спеціальне звання, посада, вчений ступінь, рік народження, національність, ос­віта того, кому видається характеристика (праворуч у стовпчик); текст документа (зазначається, з якого часу працює чи вчиться осо­ба, ставлення до службових обов'язків (навчання), який має рівень професійної майстерності; підвищення професійного та наукового рівня; стосунки у трудовому колективі; згадуються урядові нагоро­ди, заохочення; висновки (зазначається призначення характеристи­ки); дата складання; підпис відповідальної службової особи; гербова печатка організації, що видала характеристику.