ЛЕКЦІЯ № 1 ДОКУМЕНТ ТА ЙОГО РЕКВІЗИТИ

1.1. Правове регулювання як рух інформації

1.2. Поняття про документ. Функції документа

1.3. Справочинство як функція управління та його організаційне забезпечення

1.4. Класифікація документів, які створюються й використовуються в процесі управлінської діяльності

1.5. Реквізити документів

1.6. Загальні правила оформлення реквізитів

1.7. Оформлення копій документів

1.8. Технічні правила оформлення документів, виготовлених машинописним способом або за допомогою комп'ютерів

1. Правове регулювання як рух інформації

Правове регулювання (від лат. гедиіаге — спрямовувати, впорядко­вувати) — це державно-владний результативний вплив на суспільні відносини за допомогою правових засобів з метою їх упорядкування, утвердження, охорони і розвитку в інтересах людини, суспільства, держи »и; вплив на поведінку і свідомість громадян шляхом проголо­шення їхніх прав та обов'язків, встановлення дозволів, зобов'язань і заборон, прийняття правових актів. Правове регулювання як різно­вид соціального регулювання є процесом послідовного використання правових засобів для розвитку суспільних відносин шляхом врегулю­вання поведінки їх учасників. Сферою правового регулювання є по­літичні, економічні, соціальні й інші відносини, впорядкування яких неможливе без використання норм права.

Ефективність правового регулювання залежить від таких основних факторів, як рівень досконалості законодавства; відповідність вимог норм права рівню соціально-економічного розвитку суспільства; рівень правової культури громадян. В Україні правове регулювання забезпечують система державних органів законодавчої, виконавчої, судової гілок влади, прокуратура й інші контрольні органи.

Способами правового регулювання є заборона, зобов'язання та дозвіл. Суб'єктивне право та юридичний обов'язок визначають звичай­но як міру відповідно дозволеної чи належної поведінки. Тобто пра­ва й обов'язки, а також самі норми права — це визначення думки (Ідеальні об'єкти) про належну чи дозволену поведінку.

Правове регулювання за суттю не є матеріальним, а здійснюється через свідомість і волю людей. Воно має ідеальний характер і в тому розумінні, що здійснюється за допомогою не матеріальних засобів, й особливих ідеальних об'єктів, які впливають на свідомість суб'єкта права, формують його волю у певному напрямі, щоб зумовити відповідну поведінку. Проте будь-який ідеальний процес не може проходи без участі матерії. Такою матерією є мова як система, що складається з матеріальних знаків — графічних і звукових.

Людство здавна користується знаками для отримання, зберігання і передавання інформації. Загальновідомими знаками є богиня пра­восуддя Феміда, терези і меч, які є втіленням певної правової ідеї та історично утвердилися на рівні звичаїв. За часів Гетьманщини націо­нальним символом України був «козак з мушкетом». Сьогодні зелене світло світлофора на перехресті доріг є знаком дозволу переходити вулицю, червоне — знаком заборони. Грошовими знаками людина розплачується за будь-які послуги, товари тощо. Значного поширен­ня набула олімпійська символіка.

Загалом принципи знакових концепцій були сформовані на основі аналізу властивостей природної мови одночасно різними науками — математикою, філософією, логікою, психологією, лінгвістикою. Це призвело до розмежування знакових теорій на такі наукові сфери: філо­софську, логіко-математичну, психологічну, лінгвістичну. Зокрема, у «теорії символічних форм» німецького філософа Е. Кассирера (1923) мова розглядається як одна із символічних форм поряд з міфологією, наукою, релігією, культурою. Логіко-математична лінія представле­на роботами Ч. С. Пірса, який за характером співвідношення двох сторін знака виділив три типи знаків: а) іконічні знаки; б) знаки-індекси; в) знаки-символи .

Сьогодні серед знаків, якими користується людина для спілкуван­ня, виділяють:

іконічні знаки (термін «іконічний» походить від грец. еікоп, що означає «образ», «зображення») — це знаки, значення яких повністю визначається тим предметом, якому вони відповідають; вони віднос­но точно копіюють предмет, який ними позначається. Прикладами іконічних знаків можуть бути фотографії, відбитки пальців, карти­ни, дорожні знаки сервісу — «місце стоянки», «місце відпочинку», «телефон», «питнавода» тощо;

знаки-індекси — це знаки, значення яких повністю визначається тим контекстом, у якому вони виявляються. Прикладами таких знаків можуть бути сліди на снігу, положення флюгера, слід протектора, який вказує на те, що тут проїхав автомобіль;

знаки-символи — це абстрактні, умовні знаки, що фізично ніяк не пов'язані з предметами, які вони позначають. їх значення встановлю­ються переважно за умовною згодою (напр., чаша терезів як емблема правосуддя). Обрані довільно, символи можуть мати подвійну співвід­несеність із реальністю. Наприклад, зовсім різне значення має церков­не розп'яття, якщо воно зображене на стінах монастиря, собору, церк­ви або татуйовано на певній частині тіла засудженого. У зв'язку із цим знаки-символи набувають статусу загального правила й умовного позна­чення. Прикладом знаків-символів можуть бути всі слова природної мови, зображені буквами чи ієрогліфами, дорожні знаки, пломби на замках, прикордонні стовпи, умовні позначення математичних і хі­мічних елементів тощо.

Окрему увагу слід звернути на державні символи — закріплені в законодавстві країни офіційні знаки (графічні й кольорові зображення, предмети) чи звукові вираження, які стисло передають ідею/ідеї національного, історичного, політичного чи соціального характеру та символізують суверенітет держави. У нашій країні історія державних символів сягає часів Київської Русі. Зокрема, головним елементом герба тризуб — знак княжої влади Рюриковичів. До головних функцій державних символів належать представницька, політична, ідеологічна, соціальна. Згідно зі статтею 20 Конституції України державними символами є Державний Прапор України, Державний Герб України та Державний Гімн України.

Зокрема, виникнення прана, його розвиток та існування неможливі без мови. Думки, ідеї за ДОПОМОГОЮ мови матеріалізуються, стають доступними для сприйнят­тя іншими суб'єктами, отримують власне незалежне існування від суб'єктів, які їх утворили. Засобами мови законодавець розкриває свою волю й думку, повідомляє свій задум читачам законодавчого тво­ру, схиляє їх до певної поведінки.

Досягненню ефекту правового регулювання сприяють різні чинни­ки, у тому числі й мова правової норми, яка повинна не лише точно виражати волю нормотворця, проте й ефективно регулювати суспільні відносини.

Структура акта правової комунікації пов'язана з певними функ­ціями мови, які впливають на його елементи. Мова багатофункціо­нальна. Традиційно виділяють комунікативну, інформаційну, гно­сеологічну, прагматичну функції мови.

Комунікативна функція мови полягає в обміні інформацією між людьми. Ця функція як засіб спілкування є основою правової кому­нікації, її основне призначення —забезпечити спілкування правотворчого органу і правозастосувача за умови доступності, ясності, точності й зрозумілості правової інформації. Мова, виконуючи комунікативну функцію, забезпечує спілкування між різними суб'єктами права, що дозволяє праву регулювати суспільні відносини.

Інформаційна (репрезентативна, функція повідомлення) функція мови містить відомості про предмети, явища, події навколишнього світу. На шляху свого поступу людство, як відомо, винайшло чимало засобів обміну інформацією: мова, символіка науки (математична, фізична), знаки спортивного суддівства, транспортна сигналізація. Правова норма, що виражає законодавчу соціальну волю, одночасно несе в собі певні відомості про цю волю, повідомляє відому інформа­цію про неї. Це пов'язано з тим, що правова норма повинна бути пізна­на тим, кого вона зобов'язує, кому пропонує чи надає право.

Гносеологічна (пізнавальна, когнітивна) функція мови зводиться до опису та позначення дійсності, до завбачення розвитку тих чи інших процесів, тобто обслуговує пізнавальну діяльність людини. Досвід су­спільства закодовано й зафіксовано в мові, в її словнику, граматиці, фразеології, а за наявності письма — у текстах. Пізнаючи мову, лю­дина пізнає світ. Гносеологічна функція мови полягає не тільки в аку­муляції, нагромадженні досвіду суспільства, вона є засобом мислен­ня, формою існування думки. Таким чином, вона полягає в тому, що за допомогою мови зберігаються правові знання, здобуті людством; встановлюється система значень юридичних термінів; з'ясовується зміст правових норм. Метою цієї функції є передавання інформації та суми знань про вимоги правового закону, про наслідки його неви­конання.

Прагматична (регулятивна) функція мови пов'язана з механізмом правового регулювання. Вона полягає у впливі на поведінку людини. Прагматична функція зосереджує думку і виражає певну позицію, ви­роблену індивідуальною та суспільною свідомістю. Ця функція здійснюється за допомогою таких мовних феноменів, як схвалення, несхвалення, порада, рекомендація, веління, наказ, розпорядження і т. д. До їх числа належать норми права дозволу, зобов'язання, забо­рони тощо. Українська мова, маючи .статус державної мови в Україні, виконує прагматичну функцію, яка є важливим засобом зміцнення державності, забезпечення культурного розвитку країни.

Проте регулювання відносин між людьми може здійснюватись і за допомогою знаків дорожнього руху, серед яких є знаки, що забороня­ють, дозволяють, попереджують, наказують.

Основним носієм знаків у правовому регулюванні є юридичні до­кументи.

Правова система — система прагматична, що впливає на поведінку людей, і тому в ній використовуються мовні явища прагматичного ха­рактеру: норми дозволу, заборони, зобов'язання. В одних випадках це опосередкування має характер заборони і містить варіант негативної поведінки, в других — характер дозволу, що містить варіант позитив­ної поведінки, в третіх — характер рекомендацій, пропозицій діяти певним чином . Проте у правовому регулюванні використовується й когнітивна направленість мови (опис, фіксація тощо). Наприклад, при складанні протоколів із кримінальних та адміністративних справ (опис місця події, фіксація показань потерпілого, підозрюваного, свідків), у висновку експерта (опис процесу експертизи, обґрунтування виснов­ку експерта) виявляється когнітивна функція мови.

Як відомо, управління суспільством, галузями народного господар­ства чи підприємствами з точки зору технології — це процес отриман­ня, оброблення та передавання інформації.

Правове регулювання з точки зору теорії інформації є рухом інфор­мації. Під інформацією розуміють документовані чи публічно оголошені відомості про події, явища, які відбувалися в суспільстві, державі й навколишньому природному середовищі, носієм яких є знакова система (мова). Сучасне філософське розуміння поняття «інформація» свідчить про те, що воно є певною категорією, тобто таким поняттям, яке відображає найбільш загальні й істотні вла­стивості, сторони, відношення явищ дійсності та об'єктів пізнання.

З найдавніших часів людство для передавання інформації засто­совувало такі способи, як піктографія, бірки, зарубки, вампули тощо. Пізніше виникло письмо. Існують такі основні види письма: 1) ідео­графічне або ієрогліфічне (система сучасного китайського письма); 2) словесно-складове або логографічно-силабічне; 3) власне силабічне (поширене в Японії, Кореї, Індії); 4) буквено-звукове або алфавітне — латинська, слов'янська, арабська, грецька, вірменська, грузинська, єврейська алфавітні системи.

Застосування категорії «інформація» означає, що в пізнанні певно­го явища використана т. зв. теорія інформаційної комунікації. Теорія комунікації (або «теорія інформації») виникла наприкінці 40-х років XX ст. при вивченні процесів передавання інформації в технічних сис­темах, таких як телеграф, радіо, телебачення, електронно-обчислюваль­на машина. Біля її витоків стояли засновники кібернетики К. Шеннон і Н. Вінер. У теорії інформації було запропоновано розглядати кому­нікацію як систему, що складається з елементів, які перебувають один з одним у певних відношеннях.

Комунікаційна система має такі основні елементи:

а) джерело інформації, що виробляє інформацію/повідомлення, яку

слід передати;

б) передавач, який кодує чи моделює цю інформацію у форму, що

підходить до каналу передачі;

в) канал, яким закодована інформація або сигнал передається

у пункт одержання;

г) одержувач, який моделює/перемодулює одержаний сигнал для

відкриття початкового повідомлення;

д) призначення інформації/повідомлення. Ця схема комунікації вважається основою для всіх досліджень

інформаційного процесу в соціальній сфері, у процесі спілкування між

людьми.

Інформаційна система — це організований людиною комплекс зби­рання, зберігання (нагромадження), оброблення, оновлення, пошуку, відображення та видання інформації, яка потрібна для ефективного

управління.

Джерелами інформації є передбачені або встановлені законом до­кументи й інші носії інформації — матеріальні об'єкти, що зберіга­ють інформацію, повідомлення засобів масової інформації, публічні

виступи.

Інформація повинна бути повною (обсяг інформації має бути достат­нім для прийняття рішення); оперативною (за час передавання й оброб­лення інформації стан об'єкта, якого вона стосується, не повинен зміни­тися); вірогідною й об'єктивною (зміст інформації повинен базуватися на фактах і відповідати об'єктивному стану явищ); доступною для сприйняття; законно отриманою; законно використаною й поширеною.

Інформація є складним і багатогранним явищем.

До головних видів інформації належать:

а) статистична інформація — офіційна документована державна інформація, яка дає кількісну характеристику масових явищ і про­цесів , що відбуваються в економічній, соціальній, культурній та інших сферах життя (ст. 19 Закону України «Про інформацію»);

б) масова інформація — публічно поширювана друкована та аудіо­візуальна інформація ;

в) інформація державних органів, органів місцевого та регіональ­ного самоврядування — офіційна документована інформація, що створюється в процесі поточної діяльності законодавчої, виконавчої та судової влади, органів місцевого й регіонального самоврядування ;

г) правова інформація — сукупність документованих або публічно оголошених відомостей про право, його систему, джерела, реалізацію, юридичні факти, правовідносини, правопорядок, правопорушення і боротьбу з ними та їх профілактику ;

д) інформація про особу — сукупність документованих або публіч­но оголошених відомостей про особу ;

є) інформація довідково-енциклопедичного характеру — система­тизовані, документовані або публічно оголошені відомості про су­спільне, державне життя та навколишнє природне середовище ;

є) соціологічна інформація — документовані або публічно оголошені відомості про ставлення окремих громадян і соціальних груп до су­спільних подій та явищ, процесів, фактів .

У правовому регулюванні виділяють два види інформації: а) опи­сову (дескриптивну); б) наказову (прескриптивну).

Описова інформація є основою для утворення та вироблення інфор­мації, яка пропонує або наказує (напр., нормативних актів, індиві­дуальних правозастосовних рішень і т. д.). До описової інформації у ході правотворчості належить інформація про стан справ у тій чи іншій сфе­рі, що підлягає регулюванню, про стан відповідного законодавства, його реалізації, ефективності тощо, а при вирішенні конкретних справ — інформація про реальні факти, ситуації, норми права.

У правовому регулюванні виділяють законодавчі органи, суди, суб'єктів, що утворюють інформацію (генератори правової інфор­мації), та суб'єктів, що сприймають цю інформацію (рецептори інфор­мації). Суб'єкти сприймають інформацію, опрацьовують її, а потім видають іншу інформацію (нормативні й індивідуальні рішення).

Таким чином, усі елементи, сторони й стадії правового регулюван­ня зовні опосередковуються мовою і системою документування. Пра­мові приписи набувають якості нормативного правового регулятора пише тоді, коли будуть зафіксовані в офіційних письмових текстах, що видаються державними органами в суворо визначеному порядку. Символічні, штучні мови у правовому регулюванні мають допоміжне значення (напр., символічна мова знаків дорожнього руху, штучна мова введення правової інформації в пам'ять комп'ютера).