4.Оборудование архивохранилищ

Переданные на архивное хранение дела подлежат хранению в специально отведенном для этого помещении. Помещение должно быть отдалено от остальных рабочих комнат сотрудников и защищено от доступа посторонних лиц. Документы должны храниться в помещениях, отделенных от рабочих комнат сотрудников и защищенных от доступа посторонних лиц. Хранилища должны быть дополнительно защищены: окна первого этажа архивохранилища - открывающимися изнутри решетками (для экстремальной эвакуации), а двери должны быть дополнительно-укреплены и снабжены замками. От прямых солнечных лучей окна защищают специальным остеклением, краской, плотными шторами. Из-за повышенной пожароопасности хранилища документов оборудуются светильниками закрытого типа, вынесенными вне хранилищ выключателями и предохранительными щитами.

Архивы оборудуются стационарными илипередвижными стеллажами  с шириной полки не менее 25 см, ширина проходов между стеллажами не должна быть менее 75 см, а основных проходов - до 120 см, расстояние торцов стеллажей от стен - 45 см, от пола до нижней полки - 20 см, а в цокольных и полуподвальных этажах еще больше.Расстояние между полками на стеллаже -35-40 см. Для хранения документов большого формата (карт, чертежей, планов) применяют специальные стеллажи с горизонтальным или вертикальным подвесным хранением.⁷

Основными разрушителями документов в архивохранилищах являются плесневые грибки. Известно свыше 200 видов грибков, обитающих в «бумагохранилищах», их споры переносятся воздушным путем и в запыленных помещениях легко могут заразить документы. Как правило, грибки развиваются наиболее активно на влажных документах или в хранилищах с повышенной влажностью воздуха при температуре 25-27°С, в тесно загроможденных углах и непроветриваемых шкафах.

Поэтому в хранилищах документов (и книг) должен соблюдаться оптимальный температурно-влажностный режим. В России он установлен максимально в 18-20°С, с относительной влажностью воздуха 50-55%. Пленочные носители требуют еще более жестких условий хранения, поэтому все архивохранилища комплектуются приборами для измерения температуры и влажности в разных углах архивохранилищ. Для архивохранилищ обязательны регулярные влажные уборки и профилактическая дезинфекция помещений.⁸

Все дела в архивохранилищах дополнительно упаковываются в картонные коробки, связки и другие контейнеры, изготовленные из безвредных для документов материалов, К коробкам приклеиваются, а к связкам дел прикрепляются к шпагату ярлыки с указанием: номера описи (номенклатуры дел), года (лет) и крайних номеров дел, включенных в данную коробку (связку).

В зависимости от твердости материала обложек дел, частоты использования документов выбирается способ хранения - вертикальный или горизонтальный.⁹

 

5.Подготовка дел к архивному хранению

5.1 Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Возможность и длительность использования документов пре­допределяется значением заключенной в них информации. Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, ка­кие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить го­сударство, общество, науку, отдельных граждан необходимой информацией.

В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

- отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

- отбор на временное хранение документов, не представ­ляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

- выделение к уничтожению документов, не имеющих науч­ной ценности и утративших практическое значение;

- установление или изменение сроков хранения документов.

Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности, целостности. Критериями оценки документов яв­ляются их происхождение, содержание и внешние особенности.

К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций; значение физического лица в жизни общества; время и место образования документа.

К критериям содержания: значимость события (явления), отраженного в документе; значение имеющейся в документе информации; повторение информации документа в других документах; вид документа; подлинность документа.

А к критериям внешних особенностей документов: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа; физическое состояние документа; подлинность документа.¹⁰