2. Задачи и функции архивов

Главными задачами архивов являются:

-комплектование архива документами, состав, которых предусмотрен Положением об архиве;

-обеспечение сохранности, учёта, качества обработки, отбора и использования документов, хранящихся в архиве;

-создание научно-справочного аппарата к документам архива;

-использование хранящихся в архиве документов;

-подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду РФ, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов РФ.

В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:

-ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций - источников комплектования архива;

-принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива;

-учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;

-создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;

-организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;

-проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

-осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях - источниках комплектования;

-организует работу по составлению номенклатуры дел организации;

-оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;

-участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;

-участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях - источниках комплектования архива.⁴

3.Общие принципы формирования дел

Документы, не находящиеся на руках у исполнителей, должны группироваться в таком порядке, который обеспечит прежде всего быстрый поиск необходимых документов и закрепленной в них информации. Эта работа по группировке документов носит название формирование дел, хотя основной единицей организации учета и хранения только для бумажных документов является дело, а для небумажных — единица хранения, для документов на компьютерных носителях — файл данных. 

    В организациях формирование дел может осуществляться централизованно только секретарем фирмы или делопроизводственной службой или децентрализовано — структурными подразделениями. На практике оба варианта сосуществуют параллельно. Так, распорядительные и организационные документы формируют, как правило, в дела централизованно, а бухгалтерские, кадровые дела, переписка, договоры и другие документы концентрируются на конкретных рабочих местах в структурных подразделениях.

     Формирование дел в структурных подразделениях осуществляется либо исполнителями, ведущими определенный круг вопросов в своем структурном подразделении, либо централизованно специально выделенным сотрудником.      Во втором случае легче обеспечить методическое единство и качество формирования дел, контроль за ним со стороны руководствам службы Документального обеспечения.

     Правильность формирования дел достигается, а при проверках оценивается органами Архивной службы, другими контролирующими органами посредством соблюдения ряда правил.

 Архивной службой давно сформулированы опробованные в многочисленных организациях устоявшиеся правила группировки документов в дела. Так, в дела группируются в большинстве случаев документы одного календарного года. Исключение составляют: личные дела, документы выборных органов, которые группируются за период их созыва, судебные дела, дела с научно- техническими проектами и др. При этом не противоречит правилам и собирать в одно дело при небольшом их количестве документы за ряд лет, оформляя дело как  переходящее.

     Документы постоянного и временного сроков хранения следует группировать в дела раздельно. Например, следует хранить в различных делах годовые и квартальные планы работы, текущие и перспективные бизнес-планы, поскольку эти документы имеют различные сроки хранения. Допускается временная группировка в одном деле документов различных сроков хранения, если они относятся к одному вопросу. По окончании календарного года и решения вопроса такие документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела.⁵ 

В дело включается только один экземпляр документа. Не включаются документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты (проекты) документов и их копии. Исключение составляют черновые материалы, которые имеют резолюции, визы, пометки, являющиеся дополнением к основному документу. Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращают исполнителям на доработку.

Подшивка документов в дела проводится секретарем согласно отметкам исполнителей на документах: «В дело №...».

Не следует допускать разобщение в делах запросов и ответов, подшивки сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении, подшивки в дела документов, подлежащих возврату корреспондентам.

Сформированное дело должно содержать не более 250 листов, что соответствует 4 см в толщину, минимального объема дел не существует. При большом количестве документов, относящихся к одному делу, проводят их деление на самостоятельные тома или пересистематизируют документы в новые дела.

От выбранной последовательности расположения документов в деле зависит оперативность поиска необходимых документов, а также раскрытие хода и полноты решения вопросов. Обычно документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними датами.

Часто документы: приказы, распоряжения, протоколы, решения и др. - располагают по порядковым номерам, но и в этом случае сохраняется хронологическая последовательность решения вопросов.

Другой подход следует применять, например, к переписке, где документ-ответ подшивается в дело не по дате регистрации, а вслед за инициативным документом или к приложениям, которые, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к соответствующим документам. Если приложение составляет 250 листов и более; то из него, как правило, формируется отдельный том, а в документе делается об этом соответствующая отметка.

Документы могут располагаться и в алфавитной последовательности. В алфавитном порядке целесообразно группировать различные опросные листы, анкеты, сводки, отчёты, поступающие от подведомственных предприятий (в алфавитном порядке названий предприятий) предложения, заявления и жалобы граждан, другие документы.

Группировка в дела отдельных категорий документов имеет свою специфику.

Распорядительные документы формируются в отдельные дела по видам, при этом обычно уточняют их авторскую принадлежность: приказы министерства, распоряжения генерального директора и т.д. Отдельно группируются приказы по основной деятельности, приказы по административно-хозяйственным вопросам, приказы по личному составу, так как каждая из этих групп имеет свои различные сроки хранения.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, как приложения к ним, группируются вместе с распорядительными документами. Если же при их утверждении распорядительные документы не издавались, то эти документы формируются в самостоятельные дела.

Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются для лучшего поиска в дела по направлениям деятельности организации.

Протоколы следует формировать в дела с учетом авторского признака (протоколы коллегии, протоколы совещания у директора, протоколы профсоюзного собрания и т.д.). Протоколы группируются, как правило, вместе с документами, на основании которых они готовились (повестки дня, доклады, проекты решений и др.). Эти документы помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности решения вопросов.

Утвержденные планы, отчеты, лимиты, титульные списки группируются в дела отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Их относят к тому году, к которому относится их содержание, независимо от времени составления, например: «Отчет за 2011 г.», составленный в 2012 г., должен включаться в дела 2011 г.

Перспективные бизнес-планы относятся к начальному году их действия, отчеты о выполнении перспективного плана - к последнему году действия плана. Коррективы к перспективному плану относятся к тому году, на который они составлены. Отчетные документы о финансовой деятельности, состоящие из баланса, объяснительной записки и приложений к ним, располагаются в следующем порядке: вначале объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения. Последовательность приложений определяется последовательностью статей баланса или соответствующими ссылками в объяснительной записке.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в алфавитном порядке по фамилиям.

Статистическая документация, образующаяся в управленческой деятельности, группируется самостоятельно или в одном деле с другими документами по данному вопросу.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы группируются в дела текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

При формировании дел по обращениям (предложениям, заявлениям и жалобам) граждан документы в деле группируются по алфавиту. Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные жалобы подшивают к той же группе документов.

Поступающие в головную организацию документы филиалов, подведомственных организаций: планы, отчеты, сводки, обзоры, справки, докладные записи и др. - группируются, как правило, в самостоятельные дела по каждой организации или по видам документов по всем организациям, например: «Годовые отчеты филиалов о выполнении плана по реализации товаров».⁶