Принципы организации и задачи архивов

СОДЕРЖАНИЕ

Введение…………

Заключение………………………………………………………………………….

Список используемых литературных источников………………………………

Введение

Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве - обработка дел для последующего их хранения и использования. В структурных подразделениях документы должны храниться ещё год после окончания текущего года. В этот период к ним ещё часто обращаются за справками. По истечении этого срока дела должны быть обработаны и сданы в архив.

Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения. В крупных учреждениях эти работы проводятся под контролем и при методической помощи сотрудников архива учреждения.

Цель работы изучить вопросы организации архивов.

В соответствии с данной целью мною решаются следующие задачи:

1.Рассмотреть общие вопросы организации архивного хранения документов;

2.Перечислить задачи и функции архивов;

3.Охарактеризовать общие принципы формирования дел;

4.Изучить вопрос оборудования архивохранилищ;

5.Описать этапы подготовки дел к сдаче в архив;

6.Рассмотреть порядок сдачи дел в архив;

7.Рассказать об особенностях хранения электронных документов.

1. Общие вопросы организации архивного хранения документов

Регулирование общих вопросов организации архивного хранения документов осуществляется в рамках архивного дела. Последнее в соответствии с Федеральным законом РФ от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» представляет собой деятельность в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов. Понятие «архивный документ» закон определяет как материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.¹

Организация архивного дела представляет собой комплекс мероприятий направленных на создание и поддержание условий, обеспечивающих наиболее эффективное управление документами в процессе их временного или постоянного нахождения в архиве. Последнее, в свою очередь, предполагает хранение документов, последующее комплектование архива новыми документами, учет документов, состоящих на хранении, а также использование документов (их выдачу во временное пользование с последующим возвратом в места хранения).

Архивные документы в зависимости от определенных обстоятельств могут состоять на постоянном, депозитарном или временном хранении.

Постоянное хранение документов, относящихся к Архивному фонду РФ, осуществляется без определения срока, т.е. бессрочно, а их депозитарное хранение - только в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между федеральными органами исполнительной власти (предприятиями, учреждениями, организациями) и специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти.

Временное хранение архивных документов предполагает хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных соответствующими нормативно-правовыми актами.

Хранение архивных документов должно осуществляться в архиве – самостоятельном учреждении или структурном подразделение в составе органа власти, предприятия (организации, учреждения), которое осуществляет хранение, комплектование, учет и использование находящихся в них документов.²

Государственный архив - федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством Российской Федерации, или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое органом государственной власти субъекта Российской Федерации, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

Муниципальный архив - структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

Архив организации - структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.³