Тема 12. Анализ и конструирование организации

12.1. Анализ системы организационного поведения

Информация о состоянии системы организационного поведения, степени удовлетворения работников от труда позволяет менеджеру своевременно решать следующие задачи:

1) предотвращать и разрешать возникающие в рабочем процессе проблемы;

2) определить специфические области удовлетворения или недовольства сотрудников;

3) выявить типичные характеристики особых групп сотрудников;

4) создать условия для выплескивания негативных эмоций сотрудников;

5) уточнить потребности в обучении.

Необходимые условия проведения обследования:

1. Активная поддержка руководства компании;

2. Участие в нем всех сотрудников организации;

3. Наличие четкой цели;

4. Наличие разработанного плана обследования в соответствии со стандартами;

5. Доведение плана обследования и полученных результатов до сведения

сотрудников.

Обследование следует проводить регулярно, например, ежегодно. Кроме того, следует проводить регулярный мониторинг удовлетворенности сотрудников трудом.

Источники информации для мониторинга разнообразны и делятся на 2 группы:

1. Непосредственные поведенческие индикаторы удовлетворения от труда, в том числе показатели текучести кадров, невыходов на работу, опозданий, предложения и жалобы сотрудников, опросы увольняющихся, докладные записки о потерях, показатели выполнения рабочих заданий, показатели качества продукции.

Эти данные носят количественный характер и позволяют выявить динамику удовлетворенности трудом.

2. Косвенные источники информации: больничные листы, отчеты о проведении обучения, докладные о несчастных случаях, отчеты консультантов.

Чтобы обследование было результативным, следует использовать системный подход к его проведению, в соответствии с которым выделяют следующие основные этапы обследования:

1. Определение цели проведения исследования;

2. Получение одобрения и активной поддержки руководства и профсоюзов;

3. Разработка инструментов исследования;

4. Проведение исследования;

5. Систематизация результатов;

6. Анализ результатов;

7. Обеспечение обратной связи с участниками, то есть доведение полученных выводов до участников исследования;

8. Разработка планов действий совместно участниками рабочих групп и менеджерами;

9. Реализация планов.

Рассмотрим эти этапы более подробно.

Разработка инструментов исследования

Обследование может проводиться с помощью анкет, заполняемых участниками, или в виде интервью с ними. Вне зависимости от используемого метода очень важными аспектами являются форма задаваемого вопроса и характер получаемых ответов.

Вопросы бывают 2 видов:

1. Закрытые вопросы предполагают наличие набора ответов, из которых сотрудник выбирает наиболее соответствующий его чувствам или возможность ответов «да»/ «нет»; «согласен»/ «не согласен».

Преимущества использования анкет, основанных на закрытых вопросах:

а) простота проведения исследования;

б) простота оперативность обработки;

в) сокращение издержек времени и денежных средств;

г) сокращение количества ошибок.

Основной недостаток использования анкет, основанных на закрытых вопросах:

а) не создаются условия для самовыражения респондентов.

Такой способ обследования регулярно проводят крупные компании, например, компания IBM проводит их каждые 2 года в режиме реактивного времени.

2. Открытые вопросы требуют самостоятельного ответа участников исследования, что позволяет им наиболее полно выразить свои мысли и чувства.

Открытые вопросы, в свою очередь, делят на прямые и косвенные.

Прямые вопросы обращают внимание респондентов на определенные аспекты организационной среды и процесса труда. Это позволяет проводить углубленный анализ удовлетворения сотрудников. Например, «Что вы думаете о пенсионной программе компании?»

Косвенные вопросы предполагают получение общей информации относительно рабочей среды. Из них менеджер узнает об актуальных наиболее значимых для сотрудников проблемах. Например, «Какие 3 элемента в Вашей работе вам нравятся больше всего?»

При проведении внутриорганизационного обследования используются оба типа вопросов.

Альтернативой анкетированию является интервьюирование работников.

Особенности интервьюирования:

1. Беседа с каждым респондентом длится 1 – 2 часа, что увеличивает затраты времени и денежных средств;

2. Для однородности данных каждый интервьюер должен быть специально подготовлен.

На стадии выбора инструментов исследования необходимо обеспечить их надежность и корректность.

Надежность – это способность применяемых инструментов обеспечивать постоянные результаты, независимо от того, кто проводит исследование, как изменилось настроение работников и так далее.

Корректность предполагает, что мы собираем именно те данные, которые планировали получить (соответствуют исследованию).

Эти условия легче обеспечить при использовании закрытых вопросов.

Проведение исследования

При проведении исследования необходимо обеспечить:

а) репрезентативность групп (представительность);

б) анонимность;

в) свободное участие работников;

г) использование установленных норм интерпретации данных.

Долю заполненных анкет можно повысить за счет сокращения периода исследования и периодических напоминаний.

Анализ результатов

На основании проведенного исследования ответственная за проведенные обследования команда доводит до всех менеджеров компании доклад в письменной форме. В нем проводят сравнения между подразделениями. В качестве критериев сравнения уровня удовлетворения от труда могут выступать возраст работников, занимаемая должность, характер деятельности, образование.

Регулярные обследования позволяют проследить динамику показателей во времени, а, используя корреляционный анализ, определить и оценить их взаимосвязи.

Кроме того, проводят прогноз установок подчиненных.

Для ускорения проведения необходимых после обследования изменений образуют рабочий комитет, который разрабатывает план корректирующих действий.

Обеспечение обратной связи

Результаты обследования и планы проведения корректирующих воздействий должны быть оперативно доведены до сотрудников организации. Именно обратная связь позволяет работникам убедиться, что руководство действительно нуждается в оценках и предложениях сотрудников.

Реализация планов (изменение установок работников)

Изменение установок сотрудников организации – весьма сложная задача, однако потенциальные выгоды превосходят затраты. Выделяют следующие методы изменения установок и организационного поведения работников:

1. Установление взаимосвязи системы вознаграждения с индивидуальными результатами выполнения заданий;

2. Установление привлекательных для работников целей;

3. Постановка достижимых целей, что способствует повышению удовлетворенности у неуверенных в себе работников;

4. Обеспечение устойчивой обратной связи, что позволяет удовлетворить потребности сотрудников в служебной информации.

5. Избегание непосредственных воздействий на установки работников;

6. Проявление внимания к чувствам работников;

7. Привлечение работников к принятию решений;

8. Демонстрирование позитивной оценки трудовых усилий и желаемого поведения сотрудников.