5.Робота з багатосторінковими документами

Мета: відпрацювати навички створення багатосторінкового документа, навчитися створювати зміст, працювати зі стилями.

Теоретичні відомості

Створення багатосторінкового документа спрощується, якщо використовувати спеціальні можливості, такі як: стилі, колонтитули, нумерація сторінок та інші.

Розділення області вікна. На екран можна вивести одночасно початок і кінець багатосторінкового документа. Для цього потрібно розділити робоче вікно на дві області: мишею потрібно перемістити роздільник вікна вниз до половини екрану. Роздільник вікна знаходиться над вертикальною смугою прокрутки (Рис. 5.1). Подвійний клік мишею на роздільнику закриває один екран.

Вставка колонтитулів. Колонтитули ­­– це спеціальний текст, який розміщується над основним текстом або під ним на кожній сторінці (на полях). Ці дані можуть включати назву

Рис. 5.1

документа, прізвище автора, дату створення документа. Можна розділити колонтитули на постійні (однакові для всіх сторінок) і змінні (колонтитули розділів). Інформація, яка введена в колонтитул однієї сторінки, з’являється в колонтитулах всіх сторінок.

Для створення або редагування колонтитулів слід вибрати за допомогою меню Вставка команду Колонтитул (верхний/нижний):

1. Ввести текст всередині пунктирної рамки (номери сторінок, назву розділу тощо).

2. Редагування та форматування тексту колонтитулів відбувається за тими ж правилами, як і звичайний текст.

3. Двічі натиснути ліву кнопку миші в області основного тексту.

Також в режим редагування колонтитулів можна ввійти подвійним кліком миші в верхній/нижній частині листа.

Вставка номерів сторінок. Номери сторінок вставляються в область колонтитулів. Щоб вставити номер сторінки, потрібно виконати команду Вставка - Верхний (нижний) колонтитул - Номер страницы. В кнопці Номер страницы є команда Формат, де можна вказати формат номера і його розміщення. Також можна вказати, з якого числа починати нумерацію і чи ставити номер на першій сторінці. Щоб номер на першій сторінці не відображався, потрібно ввійти в редагування колонтитула і на панелі інструментів Конструктор Колонтитулов поставити перемикач Особенный колонтитул для первой страницы.

Вставка приміток¹. Для пояснення незрозумілого тексту часто використовують примітки (виноски). Вони можуть бути кінцевими (розташовані в кінці всього документа) або місцевими (розташовані на тому ж листі, що і слово, яке пояснюється²). Щоб вставити примітку, потрібно виконати команду Ссылки-Вставить сноску. Для редагування виносок використовують команду Ссылки-Следующая сноска.

Вставка колонок. Найкраще колонки формувати після того, як текст введений. Тоді потрібно виділити цей текст і виконати команду Розмітка сторінки-Колонки. В меню вибрати тип колонок. Якщо потрібно встановити розміри колонок, розділову лінію між ними то в цьому меню вибирають команду Інші колонки.

Вставка розривів. Розриви краще вставляти тоді, коли текст набрано. Існує декілька видів розривів: розриви розділів, колонок, листа. Кожен з розривів можна вставити в текст. Щоб побачити місце вставки розриву потрібно включити Недруковані символи ( ) у меню Главная. Кожен з розривів видаляється як звичайний символ.

Для того, щоб вставити розрив потрібно встановити курсор перед абзацем, який має починатися з нового розділу, колонки або листа і виконати команду Розмітка сторінки-Розриви.

Перед тим як вставляти розрив колонки потрібно сформувати текст в колонки.

Для вставки розриву листа існує комбінація клавіш [Ctrl+Enter].

Розрив розділу дає можливість в новому розділі почати окрему нумерацію сторінок, або змінити орієнтацію сторінки з книжної на альбомну.

Стиль форматування. Стилі форматування використовують для однотипного і швидкого оформлення документів. Стиль поєднує в собі різні форматування: шрифтів, абзаців, списків (Рис. 5.2). Для кожного стиля існує свій набір параметрів. Однакові блоки тексту оформлюють однаковими стилями: для заголовків використовують один стиль, для основного тексту - інший.

Рис. 5.2

Застосування стилю:

1. Виділити текст.

2. Натиснути на панелі інструментів Главная, вибрати відповідний стиль зі списку (Рис. 5.2).

На панелі стилів відображаються всі стилі, які є в документі, або повний набір стилів. При наведенні на назву будь-якого стилю з’являється кнопка меню, в якому є команда зміни стилю.

Зміна стилю:

1. На панелі стилів виділити стиль. У контекстному меню вибрати команду Изменить (Рис.5.2).

2. З’явиться діалогове вікно, в якому потрібно вказати назву стилю, його тип (стиль абзацу чи символів).

Основні параметри стилю розташовані на двох панелях кнопок діалогового вікна. У кнопці Формат цього вікна знаходяться додаткові параметри.

Як тільки зміни в стилі відбулися, то по всьому документу (не залежно від його розміру) весь текст, що був оформлений цим стилем, зразу змінює свій вигляд.

Рис. 5.3

Створення змісту. Формування автоматичного змісту документа є однією з переваг застосування стилів. Тільки після обробки тексту стилями можна сформувати автоматичний зміст. Наприклад:

Загальний вигляд змісту	Застосовані стилі
Розділ 1. Загальні відомості. Розділ 2. Основи роботи. § 2.1 Введення символів. § 2.2 Форматування. 2.2.1 Форматування шрифтів. 2.2.2 Форматування абзаців. § 2.3. Заміна та пошук. Розділ 3. Формування структури. Розділ 4. Робота з макросами.	Заголовок Заголовок Заголовок 1 Заголовок 1 Заголовок 2 Заголовок 2 Заголовок 1 Заголовок Заголовок