Методика проведения торговых операций.

Операции оптовой торговли

Покупка товара с предоплатой

поставщику

Предположим следующую ситуацию. Компания перечислила поставщику аванс за покупку товаров, спустя несколько дней, поставщик доставил товар, необходимо зафиксировать поступление товара. Данную операцию можно разбить на два этапа:

• перечисление аванса поставщику (документы «Платёжное поручение», «Строка выписки банка (расход)»;

• поступление товара (документ «Поступление ТМЦ (купля – продажа))».

Покупка товара с предоплатой поставщику

Операции

Перечисление аванса поставщику

Поступление товара

Документы

Отчёты

Остатки

ТМЦ

Ведомость по контрагентам

Ведомость по партиям

ТМЦ

Перечисление аванса поставщику

Для перечисления аванса поставщику необходимо оформить документ «Платёжное поручение» (пункт меню «Документы» / «Банк» / «Платёжное поручение»).

Следует обратить внимание на тот факт, что все взаиморасчёты с контрагентами ведутся в рамках договора. При оформлении нового контрагента (поставщика) для него автоматически вводится «Основной договор». Информацию об основном договоре можно просмотреть на закладке «Договор взаиморасчётов».

При вводе информации в платёжном поручении обратите внимание на закладку «Печать».

В ней определяется та информация, которая будет заполнена в полях Плательщик и Получатель. Редактирование информации можно производить непосредственно в текстовом окне. Кнопка «Заполнить» поможет в заполнении данной информации.

Для того, чтобы зафиксировать факт перечисления денег поставщику необходимо ввести информацию в банковской выписке.

Для этого откроем пункт меню «Документы» / «Банк» / «Банковская выписка». Откроется специальная обработка, с помощью которой удобно вводить в конфигурацию данные о платежах из поступившей из банка выписки. Подробное описание заполнения банковской выписки приведено в разделе «Банковская выписка».

Для ввода информации о платёжном поручении в банковскую выписку удобно воспользоваться кнопкой «Подбор по плат. док.» При нажатии на эту кнопку откроется список платёжных документов. Из этого списка необходимо выбрать нужное нам платёжное поручение. После выбора платёжного поручения автоматически сформируется документ «Строка выписки (расход)» и будет зафиксировано перечисление денег с расчётного счёта.

В результате проведения этой операции изменилось состояние расчётного счёта. Сумма остатка на расчётном счету уменьшилась. Оперативную информацию о состоянии расчётного счёта всегда можно получить в отчёте «Банк».

Кроме того, изменилось состояние взаиморасчётов с поставщиком. Эту информацию можно просмотреть в отчёте «Ведомость по контрагентам». Отчёт можно вывести с любой степенью детализации. Для получения информации о конкретном поставщике можно установить соответствующий фильтр. В отчёте видно, что в результате проведения данной операции у поставщика образовалась перед нами задолженность на сумму перечисленного ему аванса.

Поступление товара

Поступление товара оформляется документом «Поступление ТМЦ (купля – продажа)». Для оформления нового документа необходимо выбрать пункт меню «Документы» / «Поступление» ТМЦ (купля – продажа)».

Для документа автоматически сформировался его номер, в соответствии с установленным для фирмы префиксом номера документа. Дата документа установилась равной рабочей дате, определённой в настройках («Сервис» - «Параметры»). В полях «Входящиё №» и «от» необходимо ввести номер и дату, указанные в печатной форме документа, полученного от поставщика. Информация о фирме и складе в документе заполнилась в соответствии с настройками по умолчанию, установленными для пользователя.

информация о поступивших товарах вводится на закладке «Табличная часть». При заполнении информации в спецификации документа обратите внимании на кнопку «Цены». При нажатии на эту кнопку открывается диалоговое окно «Параметры документа», в котором определяется тип цены в документе и вариант расчёта налогов. В конфигурации имеется возможность назначить по каждому договору, оформленному с контрагентом свой тип цен. Если для поставщика тип цен не был задан, то по умолчанию в документе поступления будет установлен тот тип цен, который задан в настройках пользователя, как «Основной тип цен покупки».

При заполнении информации о товарах (спецификации документа) рекомендуется использовать вариант подбора по каталогу с запросом количества и цены товара. Если товар принимается впервые, то его можно сразу добавить в справочник «Номенклатуры».

В спецификации документа присутствует колонка «Вид ТМЦ». Дело в том, что в конфигурации существует возможность одну и ту же позицию номенклатуры интерпретировать по-разному, а именно как товар, продукцию или материал. поскольку в нашем случае принимается товар, то «Вид ТМЦ» необходимо оставить товар.

С помощью подбора в спецификацию документа вводится информация о количестве и цене товара. Однако поставщик может предоставить нам ещё и дополнительную информацию, например о сроках хранения товара. Для того, чтобы учитывать такого рода информацию, в программе предусмотрена возможность задавать свойство партии товара. В качестве свойства партии могут быть определены размеры изделий, цвета изделий или срок хранения продуктов. Свойство партии задаются в справочнике «Виды свойств». Определить и занести в справочник свойства партии можно заранее, а можно это сделать и в момент оформления документа.

В документе свойство партии задаётся в графе «Свойство» в табличной части.

Для задания срока годности товара, находясь в колонке свойства строки товара, необходимо нажать клавишу Enter или два раза нажать правую клавишу мыши.

Откроется дополнительное окно задания информации о партии товаров. Информация о свойствах партии заполняется в двух полях «Вид свойства» и «Свойство». В поле «Свойство» задаётся значение свойства товара. Например, если в документе поступления указана дата срока хранения товара 10.01.2007, то в поле «Вид свойства» заносится срок хранения, а в поле «Свойство» заносится значение свойства – дата срока хранения 10.01.2007.

Обратите внимание, что в нижней строке документа поступления отображается полная информация о характеристиках товара. После заполнения информации о свойствах эта информация также отобразится в табличной части документа.

Если поставщик вместе с документом, сопровождающим получение товара, предоставил счёт-фактуру, то её тоже необходимо зарегистрировать в информационной базе. Для этого в документе «Поступление ТМЦ (купля – продажа)» достаточно нажать на кнопку «Счёт – фактура».

Все параметры в документе «Счёт – фактура» уже заполнены, исходя из заданных параметров в документе поступления, необходимо только ввести входящие № и дату регистрации счёт - фактуры.

Теперь проанализируем по отчётам те действия в информационной базе, которые произошли в результате проведения данного этапа операции:

• Увеличилось количество товара на складе – это можно видеть в отчёте «Остатки ТМЦ».

• Образовалась новая партия купленного товара. эту информацию можно посмотреть в отчёте «Ведомость по партиям ТМЦ»: в настройках в диалоговом окне необходимо установить следующий порядок группировки «Статус партии» - «Номенклатура».

• Изменилось состояние взаиморасчётов с поставщиком. Эту информацию можно посмотреть в отчёте «Ведомость по контрагентам». В отчёте лучше установить вид отчёта: - «по поставщикам». Отчёт можно вывести в двух валютах: валюте бухгалтерского учёта и валюте управленческого учёта.

• Зарегистрирован счёт-фактура по полученным товарам. Однако запись в книге покупок появится только после оформления регламентного документа «Формирование книги покупок».

Сквозной учёт заявок покупателей

Рассмотрим следующую торговую операцию. Клиент заказал товар, была оформлена заявка, распечатана в виде счёта и выслана клиенту по факсу. Однако оказалось, что на данный момент товар на складе отсутствует и его надо заказывать у поставщика. Поставщику был оформлен заказ на поставку товара, после устного подтверждения поставщика о возможности выполнить заказ, заказ был оплачен. Клиент оплатил счёт и теперь необходимо отследить тот факт, что как только от поставщика будет получен товар, он будет отгружен именно этому клиенту.