2. Форми бухгалтерського обліку, їх види

Облікові регістри мають різний вигляд, форму, назву, техніка їхнього формування різна.

Сукупність облікових регістрів, порядок і техніка запису в них визначають форму бухгалтерського обліку.

Під формою бухгалтерського обліку розуміють сукупність облікових регістрів, які використаються для відображення господарських операцій у певній послідовності й взаємозв'язку з використанням подвійного запису на рахунках.

Форму обліку характеризують наступні ознаки:

- зовнішній вигляд облікових регістрів, їхнє найменування, кількість, структура;

- взаємозв'язок регістрів синтетичного й аналітичного обліку;

- послідовність і технологія записів в облікові регістри;

- техніка записів (типи машин, використовувані для формування облікових регістрів).

У цей час у підприємствах України застосовуються наступні основні форми обліку:

- журнально-ордерна;

- меморіально-ордерна;

- таблично-автоматизована;

- спрощена.

Журнально-ордерна форма обліку виникла в 1940 році. Обліковим регістром при цій формі є журнал-ордер.

Журнал-ордер являє собою багатогографну, багаторядкову (багатолінейну) таблицю, у якій проводиться відбиття, систематизація, накопичення, узагальнення стану й руху господарських коштів. Самостійні журнали-ордери відкриваються за тими рахунками, по яких є велика кількість операцій протягом місяця. За тими рахунками, по яких операції носять разовий характер, ведеться збірний (загальний) журнал-ордер.

Типові форми журналів-ордерів затверджує Міністерство фінансів України. Типових форм може бути різна кількість: 5, 10, 16. Але їхня фактична кількість значно більше, тому що журнали-ордери відкриваються на кожний рахунок, на кожний субрахунок, а по матеріальних рахунках і на кожне матеріально відповідальну особу.

Єдність побудови й ведення журналів-ордерів проявляється в наступному:

1) журнали-ордери будуються по кредитовому принципу. Оборот по кредиту кожного рахунку відображається в журналах-ордерах у взаємозв'язку з дебетом кореспондуючих рахунків;

2) журнали-ордери сполучені з відомістю, де відображаються операції по дебету кожного рахунку у взаємозв'язку із кредитом кореспондуючих рахунків. Таким чином, кожна операція завдяки подвійному запису зачіпає два кореспондуючі рахунки й, отже, знаходить висвітлення в журналі-ордері одного рахунку й у дебетовій відомості - іншого рахунку. Ці суми контролюються і взаємо зв’язуються;

3) всі журнали-ордери й дебетові відомості містять по кожному рахунку сальдо на початок місяця, оборот по дебету в розрізі кореспондуючих рахунків, оборот по кредиту в розрізі кореспондуючих рахунків і сальдо на кінець місяця;

4) запис операцій проводиться на підставі зведених і первинних документів. Один рядок журналу-ордера відповідає значенню одного зведеного документу (звіт касира, авансовий звіт, виписка банку, матеріальний звіт, товарний звіт). По рахунках, на яких враховуються розрахунки, запис проводиться по кожному первинному документі. От чому журнал-ордер багаторядкова (багатолінійна) таблиця;

5) операції відображаються в хронологічному порядку з одночасним їхнім групуванням по ознаці однорідності в системі рахунків, тобто операції не просто реєструються, але по них вказується бухгалтерське проведення. У зв'язку з тим, що по кожному рахунку може бути кілька проведень і по дебету й по кредиту, тому журнал-ордер разом з дебетовою відомістю представляє багаторядкову (багатолінійну) таблицю;

6) по рахунках, на яких враховуються розрахунки й зобов'язання, у журналах-ордерах сполучається синтетичний і аналітичний облік. Це досягається шляхом лінійного запису сум по дебету й кредиту в розрізі кожної особи, підприємства й кожного документу.

Наприкінці місяця записи в журналах-ордерах узагальнюються, підраховуються підсумки по рядках (позиціям) і стовпчикам, визначаються обороти по дебету й кредиту кожного рахунку й виводиться сальдо на кінець місяця.

Місячні підсумки по рахунках узагальнюються в Головній книзі. Головна книга відкривається на рік, для кожного рахунку виділяється сторінка, на якій відображається сальдо на 1.01, обороти за місяць й сальдо кінцеве. Оборот по кредиту рахунку в Головній книзі записується загальною сумою з журналу-ордеру відповідного рахунку. Оборот по дебету набирається з журналів-ордерів по тим рахункам, з яким кореспондує даний рахунок.

Меморіально-ордерна форма бухгалтерського обліку характеризується застосуванням книг для ведення синтетичного обліку й карток – для аналітичного. Обліковим регістром при цій формі є меморіальні ордери, у яких на підставі первинних документів вказується зміст здійсненої господарської операції, кореспондуючі рахунки по даній операції й суму. Меморіальні ордери складаються на окремих бланках з обов'язковою реєстрацією в хронологічному порядку в Реєстраційному журналі. Після реєстрації дані меморіальних ордерів записують у Головну книгу, що є систематичним регістром синтетичного обліку. Головна книга при цій формі обліку побудована по шаховому принципу у вигляді двосторонніх багатографних таблиць, окремі графи яких призначені для запису операцій у розрізі кореспондуючих рахунків.

При таблично-автоматизованій формі обліку основними регістрами є машинограми. Технічними засобами їхнього формування є персональні комп'ютери (ПК). Машинограми можуть мати різну структуру, назву й зміст. Вони можуть бути побудовані у вигляді журналів-ордерів, оборотних відомостей. Підприємства малого бізнесу можуть використовувати зазначені вище форми обліку, а також, спрощену форму обліку.