2. Виправлення помилок в облікових регістрах

При заповненні облікових регістрів можливі помилки. Порядок виправлення помилок залежить від їхнього характеру й часу виправлення. Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, що затверджено наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 р. № 88, передбачено виправлення помилок такими способами:

1) коректурним – застосовується, коли ще не складені бухгалтерські проведення й звіти, при описках (номер документа, дата, текстова інформація написані не вірно). Цей спосіб розглянутий у попередній темі, як спосіб виправлення помилок у документах;

2) «червоне сторно» - застосовується у випадках, коли допущена помилка в кореспонденції рахунків або відбита в регістрі сума по господарській операції завищена і її варто зменшити. Цей спосіб полягає в наступному: неправильний бухгалтерський запис роблять повторно, але суму пишуть чорнилом червоного кольору (якщо немає червоного кольору, то суму пишуть чорнилом чорний або синій кольори й беруть у рамки), що значить негативний запис. Далі звичайним чорнилом робиться правильне бухгалтерське проведення. Якщо бухгалтерське проведення по господарській операції зроблена правильно, але сума виявилася більше ніж у документах, то для виправлення помилки ставиться ще раз аналогічна кореспонденція рахунків, а різниця записується червоним чорнилом або звичайними й береться в рамку.

Наприклад:

На склад підприємства надійшли від постачальників малоцінні й швидкозношувані предмети на суму 200 грн. У бухгалтерському обліку було зроблене такий проведення:

Д^т 20 «Виробничі запаси» К^т 63 «Розрахунки з постачальниками» 200-00

Для виправлення помилки варто виконати наступні записи:

200-00

Д^т 20 «Виробничі запаси» К^т 63 «Розрахунки з постачальниками»

Д^т 22 «МБП» К^т 63 «Розрахунки з постачальниками» 200-00

3) додаткового запису (проводки) – застосовується у випадках, коли кореспонденція рахунків проставлена правильно, однак сума записана менше, ніж зазначено в документах. Для виправлення такої помилки треба ще раз показати аналогічну кореспонденцію рахунків, а різницю записати звичайним чорнилом.

Наприклад:

На підставі прибуткового касового ордера надійшли гроші в касу підприємства від підзвітної особи як повернення підзвітної суми в розмірі 50 грн. У бухгалтерському обліку, а отже й в обліковому регістрі було зроблене наступне бухгалтерське проведення:

Д^т 30 «Каса» К^т 372 «Розрахунки з підзвітними особами» 30-00

Для виправлення неправильного запису необхідно виконати наступне:

Д^т 30 «Каса» К^т 372 «Розрахунки з підзвітними особами» 20-00.

Відповідно до встановленого порядку повинна бути забезпечена збереження облікових регістрів і своєчасна передача їх в архів.

Для забезпечення збереження документів, облікових регістрів, форм звітності на підприємстві організується архів.

Відповідальність за забезпечення фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження відпрацьованих документів, регістрів і звітності протягом установленого строку, але не менш трьох років, несе власник або вповноважений орган (посадова особа), що здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства й установчих документів (ст. 8.3 Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні»).