16 Пошук даних в ет Excel. Автофільтр. Розширений фільтр.

Пошук можна здійснювати за допомогою команди Правка – Знайти.

За допомогою форми у електронній таблиці можна знаходити дані за чергою, а не за списком (кнопки Умови, Знайти далі, Знайти назад).

Для цього потрібно виконати наступні дії

• Клацнути на будь-якій комірці таблиці;

• Обрати Дані - Форма

• Натиснути кнопку Умови. При виборі кнопки Умови на екрані відображається порожня форма із всіма полями поточного списку даних.

• Вести в текстові поля ознаки, за якими повинен проводитися пошук (Необхідно до потрібних полів ввести відповідні значення для пошуку, наприклад, перші літер прізвища)

• Натиснути кнопку Знайти далі або Знайти назад, щоб переглянути записи, які відповідають заданим параметрам пошуку.

Фільтри є засобом швидкого виділення зі списку певного набору даних, які відповідають заданим критеріям.

Фільтр може бути застосований до значень списку кілька разів. Після застосування фільтра на екрані в списку залишаються тільки рядки, що відповідають заданій умові, інші рядки приховуються.

Фільтрування — процес застосування до списку даних електронної таблиці правил їх добору для відображення на екрані. Критерії фільтрування (умови добору) можуть бути простими та складеними. За певних умов при роботі з електронними таблицями можна змінити критерії фільтрування даних або відобразити на екран всі дані, тобто скасувати фільтрування даних.

Наприклад, перед тим як вода з водоймища потрапить до водогону вона проходить кілька етапів очищення, на кожному з яких здійснюється добір певної групи домішок. Фільтрування використовують для очищення рідини, газів від твердих частин.

Фільтрування дозволяє організувати «сито», через яке можна «просіювати» список даних.

Фільтри бувають двох типів:

а) автофільтр;

б) розширений фільтр.

Автофільтр може працювати з простими критеріями (одна умова), складними критеріями (максимум дві умови за одним полем) і складеними критеріями, які можуть містити стільки умов, скільки полів у списку, але при цьому використовують максимум дві умови за одним полем. Критерії заносяться під час роботи Автофільтра, а результати запиту для подальшого збереження користувач може самостійно скопіювати в інше місце поточного робочого аркуша або на новий аркуш.

Автофільтр не в змозі виконати вибірку даних за умовою ИЛИ.

Розширений фільтр може працювати з усіма перерахованими типами критеріїв, при цьому кількість умов у складних і складених критеріях необмежена, а результати запиту за бажанням користувача можуть бути автоматично скопійовані у вказане місце поточного робочого аркуша.

Встановлення автофільтра. Для того, щоб встановити для таблиці автофільтр за певними критеріями, потрібно встановити курсор в будь-якій комірці таблиці. Після цього в пункті меню «Данные» вибрати підпункт «Фильтр», а в ньому команду «Автофильтр» (мал. 6). В результаті чого поряд із назвами полів з’являться кнопки розкриття списку. Для вибору критерію фільтрування потрібно у відповідному полі натиснути ліву клавішу миші на кнопці автофільтрування, тоді вибрати значення, яке повинно містити дане поле. В результаті, в списку залишаться лише записи із вказаним вмістом поля.

Щоб установити автофільтр, треба помістити курсор усередину таблиці і вибрати в меню Данные опції Фільтр і Автофильтр.

Встановлення розширеного фільтра. Для того, щоб встановити для таблиці розширений фільтр потрібно

обрати Данные - Фильтр - Расширенный фильтр»;

скопіювати шапку таблиці вище або нижче основної таблиці, так щоб між ними було декілька вільних таблиць.

Ввести умову у клітинку за змістом (якщо умови з`єднані між собою сполучником «і», то умову записуємо в один рядок, якщо «або» – в різні строки). У вікні, що з`явилось, необхідно вказати: вихідний діапазон (адреса клітинки) та діапазон умов. Добавити вільну клітинку в діапазон умов, в яку записати необхідну формулу.

У комірки допоміжної таблиці можна включати і нерівності.