Поля. Стандартні поля та поля злиття.

Поля — це об'єкти, які призначені для автоматичного вставляння в основний документ дат, текстів, рисунків чи інших об'єктів, які можуть набувати значень за певними правилами, а також для організації обчислень у доку­ментах. Їх використовують для підготовки типової документації з постійною і змінною інформацією, наприклад, бланків, анкет, ділових листів багатьом адресатам, адресування конвертів тощо.

У програмі Word розрізняють такі три типи полів: стан­дартні поля, поля злиття і поля форми.

Операція вставляння у документ бага­тьох типів об'єктів відбувається з участю полів. Прикладами стандартних полів є поля для автоматичного вставляння поточ­ної дати (назва поля Date), дати створення документа (Create-Date), нумерації сторінок документа (Page), відомостей про автора документа (Author), адресу (AddressBlock), формул для обчислень (=формула), вставляння рисунка з файлу (Include-Picture), тексту з файлу (IncludeText).

Поля вставляють командами Вставити - Поле. Поле має контекстне меню, яке використовують, зокрема, з метою поновлення значення поля та для інших дій.

Поля злиття — це особливий тип полів, використовують для створення копій типових документів (листів конвертів, наклейок) методом злиття двох документів: основної і джерела даних. Поля даних для злиття мають спільну назву MergeField, a конкретні їхні назви придумує користувач.

Основний документ містить незмінну частину тексту і вставлені користувачем поля злиття для даних, значення яких змінюватимуться. Ці значення вставлятимуться в основний документ із джерела даних, яке також створює користувач.

Суть злиття документів полягає в тому, що в результаті злиття отримаємо певну кількість однотипних листів, Поля форми. Поняття про макроси.

Поля форми використовують для створення стандартних електронних бланків (форм), анкет, шаблонів документів тощо.

Полів форми є три: 1) текстові (FormText), 2) списки (Form-DropDown) і 3) перемикачі (FormCheckBox).

Поля форми можна вставити за допомогою панелі інстру­ментів Форма, яка містить такі кнопки: вставити текстове поле, перемикач, поле-список, параметри поля, нарисувати таблицю, вставити таблицю, вставити кадр, затінити поля, захистити форму (рис. 3).

Поля-списки автоматизують введення стандартних даних, зібраних у список.

Перемикачі використовують в анкетах для організації відповідей на зразок «так» чи «ні» тощо.

Вставлене текстове поле має вигляд пари квадратних ду­жок, але під час друкування бланку вони не виводитимуться. У текстове поле користувач вводить звичайний текст або числа на етапі використання електронного бланка.

Перевага форми: у захищеній формі дані можна вводити лише в поля форми, що автоматизує роботу над заповнення бланків даними, виписуванням рахунків, накладних тощо. Змінити захищену інформацію на бланку неможливо. Щоб внес зміни у незмінювану частину форми, потрібно зняти з неї захист Для цього треба ще раз клацнути на кнопці із зображенням замка.

Структура документа.

Побудова таблиць і діаграм в текстовому редакторі MS Word. Анкетні чи статистичні дані, дані виробничого характеру тощо варто наводити у вигляді таблиць.

Таблиці призначені для наочного подання інформації, а також для задания специфічного розташування текстових блоків на сторінці документа.

Елементи таблиці: клітинки (комірки, чарунки), рядки, стовпці, рамки (межі) і дані, які є в клітинках.

Таблицю створюють засобами пункту Таблиця, що знаходиться в рядку меню. Є три способи створення таблиці за допомогою таких команд:

♦ Вставити таблицю;

♦ Намалювати таблицю;

♦ Перетворити текст у таблицю.

Розглянемо перший спосіб. Уна­слідок виконання команди Вста­вити таблицю отримаємо діалогове вікно, де треба задати кількість стовпців і рядків майбутньої таб­лиці. Після натискання на кнопку ОК порожня таблиця розташується в документі там, де був курсор. Вводять у таблицю дані. Якщо рам­ки таблиці мають вигляд крапок, то таблиця нерозграфлена (такі рамки під час виведення на папір не ві­дображаються). Щоб відобразити всі рамки чи лише деякі, таблицю ви­окремлюють і застосовують команду Межі і заливка з пункту Формат.

Після виконання команди Нарисувати таблицю з'явиться панель інстру­ментів Таблиці і межі. Курсор миші набуде вигляду олівця. На цій панелі вибирають тип лінії, її товщину, колір тощо. Розмістивши курсор-олівець у документі, рисують структуру таблиці: спочатку зовнішній прямокутник, а потім — усі потрібні лінії. Клацнувши двічі в клітинці, можна вводити дані. Щоб продовжити рисування, треба клацнути на кнопці із зображенням олівця, а щоб витерти нарисоване — вибра­ти гумку. Цей спосіб зручний для створення складних таблиць.

Щоб перетворити текст в таблицю, спочатку треба ввести Дані, не задумуючись над виглядом таблиці. Між даними обов'язково треба набирати розділювач — символ, якого немає в Даних, наприклад, пропуск, Tab, кому, крапку чи інше. Введений текст виокремлюють і застосовують команду Перетворити текст у таблицю. Отримаємо діалогове вікно, де потрібно правильно зазначити, який був використаний розділювач. Наприклад, якщо розділювачем була кома, то вмикають опцію інше і вводять кому у відповідне текстове поле. Можна також виконати зворотне перетворення таблиці в текст.

Якщо таблиця містить числову інфор­мацію про діяльність фірм, рекламу тощо, то дані з неї можна оформити також у вигляді діаграми. Щоб відповідну до таблиці діаграму вставити в текстовий документ, її треба виокремити (всю або частину) і виконати послідовність команд Вставити - Рисунок - Діаграма. Через деякий час (що залежить від швид­кодії комп'ютера) на екрані з'явиться таблиця у форматі Excel, а також відповідна діаграма (стовпчикового типу). У цей момент ще можна до таблиці вносити зміни — діаграма змінювати­меться автоматично. Тип діаграми можна змінити за допомогою команди Тип діаграми з контекстного меню діаграми або однойменної кнопки на панелі інструментів. А можна нічого не змінювати, закрити вікно таблиці та клацнути у документі на чистому полі. Через мить стовпчикова діаграма буде там. Тепер можна змінити розміри діаграми чи її розташування, повернути об'ємну діаграму тощо.

Діаграма — це об'єкт, який активізують (вибирають, ви­окремлюють) клацанням мишею один раз у його межах. Якщо двічі клацнути, отримаємо доступ до всіх елементів діаграми. Активний елемент буде оточений маркерами (чорними прямо­кутниками), перетягуючи які можна змінювати розміри об'єкта. Повертати стовпчикову діаграму можна методом перетягування маркера, що позначає кут області побудови діаграми. Пере­містити діаграму можна, якщо вказівник миші набуває над нею хрестоподібного вигляду зі стрілками. Тепер слід натиснути на ліву клавішу і перетягнути об'єкт на нове місце.

Щоб увести дане в клітинку, треба спочатку клацнути у ній мишею. Для виконання дій варто користуватися контекстними меню елементів таблиці. Дані в клітинках (чи у всій таблиці) вирівнюють вертикально до верхньої чи нижньої межі, середини, а також, як звичайно, горизонтально: до лівого краю, правого, до центру за допомогою команд Формат - Абзац чи кнопок панелі Таблиці і межі. Якщо текст у клітинці потрібно повернути, до нього застосовують команду Формат - Орієнтація тексту. Щоб великий текст розташовувався у декількох рядках, слід увімкнути параметр Переносити текст. Дані в таблиці можна впорядковувати за алфавітом (зростанням) чи у зворотному порядку.

У клітинках таблиці можна автоматично обчислити суму, добуток, середнє, максимальне чи мінімальне значення числових даних з клітинок, які є зліва, справа, нижче, вище від даної. Для цього у клітинку вводять формули, наприклад = SUM(LEFT), командами Таблиця - Формула...

Щоб переміщатися у таблиці, натискають на клавіші Tab (вперед), Shift+Tab (назад) чи на клавіші зі стрілками.

Щоб змінити розміри клітинок, їх межі на лінійці перетягують за допомогою миші. Для цього вказівник миші наводять на межу і, коли його вигляд зміниться, виконують перетягування. Уci розміри можна задати вручну за допомогою команди Влас­тивості таблиці... або виконати автодобір розмірів. Таблицю переміщають у документі за допомогою хрестоподібного маркера у верхньому правому куті таблиці.

Можна вставляти чи вилучати рядки і стовпці.

Клітинки можна об'єднати, виокремивши їх і застосувавши команду Об'єднати чи натиснувши на відповідну кнопку на панелі інструментів. Клітинку можна розділити на дві. Можна у клітинці провести діагональ.

Вигляд таблиці можна змінити засобами команди Межі і Заливка з пункту Формат. У відповідному діалоговому вікні є три закладки: Межі, Сторінка і Заливка, які дають змогу:

♦ вибрати тип рамки, тип, ширину і колір ліній, забрати окремі лінії;

♦ сторінку документа взяти в рамку-рисунок;

♦ клітинки затінити чи залити їх кольором і прикрасити деяким узором.

Корисною є команда Автоформат таблиці. Вона дає змогу швидко надати таблиці привабливого вигляду відповідно до великої кількості стандартних стилів таблиць. Можна створю­вати також власні стилі таблиць.

Макрос — це записана в пам'ять редактора послідовність натискань на клавіші і клацань мишею. За допомогою макросу можна вставляти рисунок, таблицю, спеціальний символ, можна форматувати вибраний текст тощо.

Макроси призначені для автоматизації роботи користувача, якщо деякі дії доводиться часто повторювати. Макрос спочатку записують, а згодом використовують. Щоб виконати макрос, досить натиснути на відповідну комбінацію клавіш тощо.

Макросу ставлять у відповідність (призначають) комбінацію клавіш на клавіатурі (або кнопку на панелі інструментів, або команду меню). Натискання на ці клавіші (кнопку тощо) веде до автоматичного виконання макросу.

Для того, щоб створити макрос необхідно виконати наступні дії:

1) Сервіс - Макрос - Почати запис - Дайте ім'я макросу і призначте макрос клавішам.

2) У діалоговому вікні Налаштову­вання клацніть у рядку Нова комбінація клавіш і натисніть деяку комбінацію на клавіатурі, наприклад, Alt+p - Зберіга­ти в поточному документі, а не в Normal.dot - Призначити - Закрити. 3) Розпочався запис макросу. Тепер усі дії користувача (крім переміщення вказівника миші) будуть записані. Коли розпочнеться записування макросу, виконайте такі дії: Вставити - Рисунок - Картинки - Виберіть картинку, з меню – Вставити - Зупиніть записування.

4) На екрані є панель Зупинити записування з кноп­ками Зупинити (ліворуч) і Пауза (праворуч). Натисніть на кнопку Зупинити і закрийте це вікно. Макрос створено.