2.2. Прийняття рішень та встановлення пріоритетів

Перш за все, важливо бути чесним перед собою — визнати, що все одно на всі справи часу не вистачить. Але, швидше за все, ви можете досягти. непоганих результатів, добре виконуючи лише деяку частину справ. Тому вам варто навчитися сортувати справи по мірі необхідності їх виконання, розставляти пріоритети, правильно приймати рішення. Тоді Ви зможете вибирати, які саме справи варто зробити за доступний вам час.

Запропоноване Дуайтом Ейзенхауєром правило є простим допоміжним засобом, особливо для тих випадків, коли треба швидко прийняти рішення відносно того, якому завданню віддати перевагу. Згідно з цим правилом пріоритети встановлюються по таких критеріях, як терміновість і важливість справи. Важливість справи визначається тим, наскільки результат його виконання впливає на вашу мету та життя в цілому. Терміновість — тим, наскільки швидко треба виконати цю справу. [5, 179 c.]

Планування тісно пов’язано з прийняттям рішень та встановленням пріоритетів, бо перед тим, як робити будь-яку дію або завдання треба запитати себе:

• Чи потрібно взагалі виконувати певну справу?

• А яку саме справу мені треба зробити для досягнення мети?

• Як ефективніше та швидше виконати задачу?

• Чи саме я повинен робити цю справу?

Щоб відповісти на ці питання треба скористатися принципом Ейзенхауера:

ВАЖЛИВІ	ТЕРМІНОВІ СПРАВИ	НЕТЕРМІНОВІ СПРАВИ
	I – Термінові та важливі	II – Важливі, але нетермінові
	вирішення криз; невідкладні завдання; проекти, в яких личать терміни здачі; термінові справи.	Планерування нових проектів; Знайдення оптимального вірішення справ та досягнення мети; оцінка отриманих результатів; Визначення нових перспектив, альтернативних проектів.
	III – Термінові, але неважливі	IV – Нетермінові та неважливі
НЕВАЖЛИВІ	незвані гісті; деякі дзвінки; деякі наради; суспільна діяльність.	повсякденні справи; деякі листи; перегляд телепередач; деякі дзвінки; пусті розмови; розваги.

На мою думку, перш за все треба займатися справою, яку любиш, цінуєш і вона для вас важлива, тоді ви будете щасливими. Йти до мети завдяки виконанням важливих для вас справ. На другий план ставиться час, тобто ефективність та раціональність виконання, а також терміновість.

У першому секторі знаходяться мета та час або важливе й термінове. Є два випадки, коли можна потрапити в цю категорію:

Перший випадок може статися, коли замінювати важливі справи на зовсім не потрібні й це не негативно відгукується, бо не вистачає часу на обдумане й ґрунтовне вирішення та розкриття повного потенціалу важливості справи. Ті люди, які так роблять не замислюються над своїм життям, бо вони не живуть, а існують як рослина тому, що не мають мети.

Другий випадок, це коли навмисно роблять справи терміновими й важливими, що допомагає скоріше досягати успіху, якщо це заплановано.

У другому секторі знаходяться справи важливі, але не термінові. В ньому з’являються можливості обґрунтовано, обдумано та творчо підійти до важливих справ, виконання яких веде до мети.

Наприклад: Якщо мета стати успішним бізнесменом та інвестором, то у цій категорії у вас є час подумати як краще інвестувати гроші та розвивати свою справу, завдяки: банкам, інвестиційним компаніям, акціям, облігаціям, купівлі валюти або як досягти більшого прибутку моєї фірми.

У третій сектор потрапляють справи не важливі, але термінові. Вони не приводять нас до мети й можуть виникати раптово й не заплановано або якщо ми знали про їх існування, але не зробили їх вчасно. Також ця категорія створює ілюзію важливості справ, тому що вони термінові. Здається, що день наповнений, але в душі тільки пустота. Наприклад, не виконанні обіцянки, попередження з фінансової служби, відповісти на листи, телефонні дзвінки, раптові рахунки. Виконання цих справ краще делегувати іншій особі.

У четвертому секторі знаходяться справи , які не важливі й не термінові. Ця категорія абсолютно марна. Ми повинні боротися, а ще краще взагалі виключити такий вид дій, бо як правило це наші погані звички. Наприклад: перевірка непотрібної та марної пошти, книг, журналів, перегляд телепередач, різноманітні розмови з друзями та колегами.

Отже, щоб все встигати та йти впевнено та щасливо до мети треба більше перебувати у другому секторі, позбавитися четвертого сектору, менше перебувати у третьому секторі й використовувати перший сектор, коли ми маємо можливість досягти мети швидше, роблячи важливі справи терміновими навмисно.

У чому полягає сутність методу «Принцип Парето»?

«Якби у мене було дев'ять годин на те, щоб зрубати дерево, шість з них я витратив би на заточування сокири».

Аврам Лінкольн

«Принцип Парето дійсно» працює і може застосовуватися в самих різних областях. Цей принцип був сформульований італійським економістом Вільфредо Парето в 1897 році, і з тих пір підтверджувався кількісними дослідженнями в самих різних сферах життя.

Згідно з цим принципом:

• 20% населення земної кулі володіють 80% всіх світових багатств;

• 20% злочинців здійснюють 80% злочинів;

• 20% вихідних продуктів визначають 80% вартостей готового виробу;

• 20% клієнтів визначають 80% доходів компанії;

Стосовно практики управлінням нашим часом, планування, прийняття рішень цей метод може бути сформульований таким чином: •

• 80% інформації ви отримуєте з 20% джерел, необхідних для нашої роботи;

• 80% рішень, що приймаються, укладаються в 20% часі, який ми витратили на всякого роду наради і планерки;

• 20% нашого робочого часу забезпечують 80% нашої продуктивної роботи, тобто того, що визначає її успіх.

На основі цього принципу існує співвідношення 80:20, тобто за перші 20% витрачаємої енергії, праці досягається 80 % результатів. Таким чином ми витрачаємо менше часу і виконуємо більше справ. Тому ми повинні віддавати свій пріоритет тій справі, де буде працювати цей метод. [10, 201 c.]

Принцип Парето допомагає планувати та виконувати заплановане. Його суть полягає в тому, що спочатку треба планувати та виконувати складні справи, а потім вже більш легкі та з мінімальними затратами часу. Також концентрувати увагу.

У чому полягає сутність методу «АБВ»?

Мудрий той, хто робить не багато, але потрібне.

Есхіл

Ще один метод «АБВ», суть якого полягає показати та встановити пріоритети. Аналіз «АБВ» ґрунтується на наступних трьох закономірностях, підтверджених досвідом:

1. Найважливіші завдання (категорія А) складають приблизно 15% кількостей всіх завдань і справ, якими зайнята людина. Власна значущість цих завдань (у сенсі вкладу в досягнення мети) складає, проте, приблизно 65%;

2. На важливі завдання (категорія Б) доводиться в середньому 20 % загального числа і також 20% значущості завдань;

3. Менш важливі і неістотні завдання (категорія В) складають, навпаки, 65% загального числа завдань, але мають незначну долю — порядку 15% в загальній “вартості” всіх справ, які повинна виконати людина. [10, 163 c.]

Висновок: Наведені методи допомагають встановлювати важливі справи пріоритети, приймати правильні рішення. Вони слугують основою ефективного планування, корегування та регулювання досягнення мети. Ви повинні навчитися:

• Чітко сформувати проблему або задачу, яку плануємо вирішити;

• Оцінювати, що вам дасть вирішення цієї, задачі у короткостроковій та довгостроковій перспективі;

• Визначати, чи є можливість та сенс делегувати вирішення проблем?;

• Визначати, які ресурси потрібні для вирішення поставленої задачі?;

• Поміркувати, яка інформація потрібна для вирішення задачі?;

• Знаходити декілька варіантів і вибирати оптимальний?;