Предмет	Основи інформатики та обчислювальної техніки	лб № 4
Тема заняття	Використання стандартних полів та полів злиття для створення документів для розсилки. Поля форми. Макроси.
Мета заняття	Розглянути поняття поля, види полів та їх призначення, навчити створювати листи однакового змісту для розсилання декільком адресатам, підписувати конверти, створювати марки, з’ясувати поняття форми , її види та призначення, навчити створювати шаблони документів за допомогою форм, розглянути поняття про макроси та їх призначення; сприяти розвитку логічного та аналітичного мислення, уваги, уяви, пам’яті; виховувати культуру письма, мови та поведінки.
Вид заняття	Практичне заняття
Тип заняття	Засвоєння нових знань Формування нових умінь і навичок
Забезпечення заняття	Інструктивна картка виконання практичного заняття
Категоріально-понятійний масив навчальної теми	Поле, значення поля, код поля, тип поля, ключі, поле злиття, джерело даних, конверти та наклейки, форма, текстова форма, списки, перемикачі, панель Форма, захист форми, макроси.
Студенти повинні знати	Призначення полів. Стандартні поля. Призначення полів злиття. Панель інструментів Злиття. Призначення форм. Види форм. Призначення макросів.
Студент повинен вміти	Створювати шаблони документів з заданими полями. Готувати листи однакового змісту для розсилання декільком адресатам. Створювати та підписувати конверти. Створювати форму-бланк.
Література	Гаєвський О.Ю. Інформатика 7-11 кл.: Навч.посіб. – К.: А.С.К., 2007. Intel® Навчання для майбутнього. – К.: Видавництво «Нора-прінт», 2006. Глинський Я.М. Практикум з інформатики. Навчальний посібник. – Львів, 2008.

Тема: Використання стандартних полів та полів злиття для створення документів для розсилки. Поля форми. Макроси.

Мета: Уміти створювати шаблони документів з заданими полями, готувати ділові листи однакового змісту для розсилан­ня декільком адресатам, підписувати конверти. З’ясувати поняття форми , її види та призначення, навчитися створювати шаблони документів за допомогою форм, розглянути поняття про макроси та їх призначення.

План:

1. Створення шаблону документа з використанням стандартних полів.

2. Створення однотипних документів для розсилки за допомогою полів злиття.

3. Створення бланку за допомогою полів форми.

4. Створення макросу.

Теоретичні відомості

Поля — це об'єкти, які призначені для автоматичного вставляння в основний документ дат, текстів, рисунків чи інших об'єктів, які можуть набувати значень за певними правилами, а також для організації обчислень у доку­ментах. Їх використовують для підготовки типової документації з постійною і змінною інформацією, наприклад, бланків, анкет, ділових листів багатьом адресатам, адресування конвертів тощо.

У програмі Word розрізняють такі три типи полів: стан­дартні поля, поля злиття і поля форми.

Поля вставляють командами Вставити - Поле. Отримаємо Діалогове вікно зі списками назв полів і коротким описом їх при­значення (повний опис разом з прикладами можна отримати з довідкової системи, клацнувши на кнопці зі знаком запитання і на назві конкретного поля). У вікні вибирають потрібну назву натискають кнопку ОК — назва поля у фігурних дужках або значення поля з'являться в документі в позиції вставки, там, де був курсор. Поле має контекстне меню, яке використовують, зокрема, з метою поновлення значення поля та для інших дій.

Кожне поле характеризується кодом і значенням. Код поля (поле)- деяка послідовність символів у фігурних дужках({DOCPROPERTY "Керівник" \* Upper }). Текст, який вставляється замість поля називається значенням поля (Кому: Ганна Грінченко).

Для поля дати значенням є біжуча дати, а значенням поля номера сторінки – номер біжучої сторінки. Значенням деяких полів може бути не тільки текст, а й картинка чи діаграма. Код і значення виокремленого поля перемикають комбінацією Shift+F9 (Alt+F9). Значення полів поновлюють натисканням на клавішу F9. На практиці користувачам потрібні значення полів, а не їхні коди. Щоб у документі постійно були значення полів, потрібно скасувати режим відображення кодів полів так: Сервіс - Параметри - Вигляд - Коди полів.

Хід роботи

1. Запустіть текстовий редактор і створіть новий документ.

2. Створіть шаблон порядку денного засідання Студентської ради, який буде складатися з таких полів: дата засідання, порядок денний, чи обов’язкова присутність всіх членів Ради, підпис голови студентської ради. Для введення полів виконайте команду Вставка – Поле та виберіть поле Заголовок та Дата. Збережіть файл під назвою Порядок денний у власній папці.

3. Створіть п’ять листів для розсилки різним адресатам.

Розглянемо типову задачу. Нехай потрібно підготувати 50 листів акціонерам банку з повідомленням про нараховані дивіденди за результатами діяльності банку протягом минулого року.

Структура основного документа може бути такою:

Для цього виконайте команду Сервіс - Листи і розсилки – Злиття та наступні кроки:

• Вибрати тип документа (вибираємо підкреслене): листи, конверти, повідомлення, каталоги, наклейки - виконати ко­манду Далі.

• Вибрати документ: поточний, шаблон, існуючий - Далі.

• Вибрати одержувачів: використання списку, створення списку. Виконати команду Створити список... У вікні Новий список адрес натиснути на останню кнопку Налаштування.. користуючись іншими кнопками, додати, вилучити чи перейменувати назви полів даних для злиття, а також впорядкувати їх у порядку використання (за допомогою кнопок Вверх, Вниз) ОК. Ввести адресу та інші дані одної особи. Виконати комі Створити запис і ввести дані другої особи і т.д. Закрити вікно Зберегти список як базу даних у форматі mdb під назвою Список Переглянути список у вікні Одержувачі злиття, внести зміни якщо потрібно - OK - Далі.

• Створити головний документ, набираючи незмінну частину тексту листа і вставляючи поля бази даних за допомогою команди Інші елементи... Відповідне вікно потрібно щоразу закривати, щоб продовжити набирати лист - Далі.

• Переглянути листи. На цьому етапі можна вилучити деякий лист, скоригувати список адресатів, знайти конкретної адресата - Далі.

• Завершити злиття. На цьому етапі можна внести зміни у листи, виконати команду друкування всіх чи вибраних листів, зберегти створений файл на диску.

4. Збережіть документ з листами під назвою Злиття у власній папці.

5. Підпишіть один конверт до друга. Сервіс - Листи і розсилки - Конверти і наклейки - Напишіть адресу призначення і зворотну адресу - Командою Параметри задайте стандарт ний розмір конверта в Україні С6 — 114x162 мм, в США DL (110x220 мм) - Задайте Параметри друку – ОК. Скопіюйте вікно до файлу Конверти 1. Закрийте вікно Конверти, оскільки їх друкувати не треба.

6. Методом злиття підготуйте основний документ адресування п'яти конвертів, використовуючи icнуюче джерело даних. Сервіс - Злиття - Створити – Конверти - Створити основний документ - Отримати дані - Відкрити джерела даних - Виберіть раніше створений файл з даними - Відкрити - Налаштовування основного документа - Параметри конверта - Виберіть С6 - ОК - Правити (введіть основному документі свою зворотну адресу вверху ліворуч) - Сервіс – Злиття - З'єднати - Новий документ - З'єднати - ОК - Попередній перегляд - Закрити - Зберегти документ з назвою Конверти 2.