8.2. Документування операцій з обліку запасів

Для ведення складського обліку виробничих запасів використовуються затверджені наказом Мінстату України від ,21.06.96 р. №193 „Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку сировини та матеріалів" такі типові форми первинного обліку запасів:

М-1 „Журнал обліку вантажів, що надійшли";

М-2а „Акт списання бланків довіреностей";

М-4 „Прибутковий ордер";

М-7 „Акт про приймання матеріалів";

М-8 „Лімітно-забірна картка";

М-9 „Лімітно-забірна картка";

М-10 „Акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів";

М-11 „Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів";

М-12 „Картка складського обліку матеріалів";

М-13 „Реєстр приймання-здавання документів";

М-14 „Відомість обліку залишків матеріалів на складі";

М-15 „Акт про приймання устаткування";

М-15а „Акт приймання-передачі устаткування до монтажу";

М-16 „Матеріальний ярлик";

М-17 „Акт про виявлені дефекти устаткування";

М-18 „Сигнальна довідка про відхилення фактичного залишку матеріалів від установлених норм запасу";

М-19 „Матеріальний звіт";

М-21 „Інвентаризаційний опис";

М-23 „Акт про витрату давальницьких матеріалів";

М-26 „Картка обліку устаткування для встановлення";

М-28 „Лімітно-забірна картка";

М-28а „Лімітно-забірна картка".

При оформленні запасів, які надійшли на підприємство від постачальників, підзвітних осіб, власних виробничих підрозділів, складається „Прибутковий ордер" (ф. М-4) в одному примірнику.

При отриманні запасів безпосередньо від постачальників, доставлених їхнім транспортом або транспортом сторонньої організації, оформляється „Товарно-транспортна накладна" (ф. №1-ТН).

У випадку надходження запасів із кількісними чи якісними відхиленнями від даних, вказаних у договорі та супроводжувальних документах, складається „Акт про приймання матеріалів" (ф. М-7). Для оприбуткування таких запасів за наказом керівника створюється спеціальна комісія, в яку обов'язково мають входити представники постачальника, а у разі виникнення суперечливих питань з метою з'ясування непорозумінь можна залучати відповідних спеціалістів-експертів (юристів, аудиторів). Акт складається у двох примірниках і підписується членами комісії, після чого затверджується підписом керівника підприємства. Перший примірник акта передається в бухгалтерію, а другий — в юридичний відділ для складання листа-претензії.

На складі комірник на кожний номенклатурний номер запасу має оформлювати „Матеріальний ярлик" (ф. М-16). Цей документ містить найменування, номер і повну характеристику кожного виду запасу. Ярлик розміщується безпосередньо на запасі або поблизу нього.

Для обліку запасів за їх видами комірник веде окремі документи за формою М-12 „Картка складського обліку матеріалів". В ній проводяться записи за кожним фактом надходження та вибуття запасів. Підставою для запису в ф. М-12 є „Прибутковий ордер" (ф. М-4), „Акт про приймання матеріалів" (ф.М-7) і „Товарно-транспортна накладна" (ф. 1-ТН) — по надходженню, а по видатку — Лімітно-забірні картки (фф. М-8, М-9, М-28а), „Акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів" (ф. М-10), „Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів" (ф.М-11), „Акт приймання-передачі обладнання у монтаж" (М-15а), „Акт про витрату давальницьких матеріалів"(ф-М-23) і „Товарно-транспортна накладна" (ф. 1-ТН).

Тільки після того, як запаси оприбутковані, допускається їх відпуск із складу. Відпуск цінностей із складу може здійснюватися тільки уповноваженими особами. Список цих працівників складається і затверджується керівником підприємства та головним бухгалтером. Підставою для відпуску матеріалів із складу виробничі цехи, дільниці є: для одноразового відпуску — накладна вимога (М-11), а для систематичного відпуску цінностей виробничим одиницям лімітно-забірні картки (фф. М-8, М-9, М-28, М-28а). Ліміт встановлюється для кожного підрозділу на підставі розрахунків бухгалтерії підприємства і затверджується керівником.

Для багаторазового відпуску запасів протягом місяця використовують „Лімітно-забірну картку" (ф. М-8). У випадку, коли матеріали відпускаються для виробництва чотири рази протягом місяця, складається „Лімітно-забірна картка" (ф. М-9). Підставою для відпуску комірником запасів на об'єкти будівництва є „Лімітно-забірна картка" (ф. М-28), яка представлена матеріально відповідальною особою-забудовником. Водночас комірник веде в себе облік відпущених на будову матеріальних цінностей у „Лімітно-забірній картці" (ф. М-28а). В момент відпуску матеріалів на об'єкти будівництва комірник ставить свій підпис у ліміт-но-забірній картці (ф. М-28) виконавця будівельних робіт, а той в свою чергу підтверджує факт відпуску комірником запасів своїм підписом у лімітно-забірній картці форми (ф. М-28а).

Відпускаючи запаси із складу на підставі лімітно-забірної картки, комірник зобов'язаний слідкувати за встановленим лімітом. Перевищення ліміту допускається тільки з дозволу керівника. В цьому випадку складається „Акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів" (ф. М-10) у двох примірниках, один з яких залишається у замовника, а інший — у комірника.

Наприкінці місяця на підставі даних карток складського обліку матеріалів (ф. М-12) комірником складається „Відомість обліку залишків матеріалів на складі" (ф. М-14). Підсумкові дані по цій відомості порівнюються комірником із встановленими на підприємстві нормами забезпечення запасами. Якщо залишок наявних запасів є меншим за розраховані норми, то комірник, з метою запобігання можливим неплановим простоям виробництва, зобов'язаний подати відповідну інформацію керівництву. Для цього складається „Сигнальна довідка про відхилення фактичного залишку матеріалів від установлених норм запасу" (ф. М-18).

Після закінчення облікового періоду комірник, як і всі матеріально відповідальні особи, має скласти „Матеріальний звіт" (ф. М-19), який містить інформацію про надходження та вибуття товарно-матеріальних цінностей за весь період. Цей звіт, разом із документами, які підтверджують надходження та вибуття запасів, фіксується у „Реєстрі приймання-здавання документів" (ф. М-13). Всі вони передаються в бухгалтерію.

Документообіг на підприємстві має бути організований так, щоб забезпечувати вчасне надходження необхідної інформації до бухгалтерії. Первинні документи, які надходять до бухгалтерії, підлягають перевірці за змістом операції і за правильністю їх оформлення. Особливу увагу слід звернути на законність проведення операцій.

В бухгалтерії узагальнюється отримана від комірників аналітична інформація про рух запасів. При цьому використовуються рахунки бухгалтерського обліжку та бухгалтерські реєстри (журнали-ордери та відомості). Станом на перше число місяця в бухгалтерії підприємства, у спеціальній оборотно-сальдовій відомості виводиться залишок запасів по кожному рахунку.