Создание запросов выбора с помощью Конструктора

При создании запроса необходимо определить:

• поля в базе данных, по которым будет идти поиск информации;

• предмет поиска в базе данных;

• вид (перечень полей) в результате выполнения запроса.

Последовательность действий:

1) в окне БД выбрать вкладку Запросы и щелкнуть кнопку Создать – откроется окно диалога Новый запрос;

2) выбрать опцию Конструктор и нажать кнопку ОК;

3) в появившемся диалоговом окне Добавление таблицы из списка следует выбрать имя таблицы-источника или запроса-источника, на основе которых будет проводиться выбор данных, и щелкнуть кнопку Добавить:

Если запрос формируется на основе нескольких таблиц, то действия, указанные в п. 3, повторяются для каждой таблицы-источника;

4) закрыть окно диалога Добавление таблицы кнопкой Закрыть – на экране появится окно Конструктора запросов:

Окно Конструктора условно состоит из двух частей – верхней и нижней.

В верхней части окна Конструктора запроса размещается схема данных запроса, которая содержит список таблиц-источников и отражает связь между ними.

В нижней части окна находится Бланк запроса (бланк QBE), в котором каждая строка выполняет конкретную функцию:

• в строке Поле указываются имена полей, участвующих в запросе;

• в строке Имя таблицы отображаются имена таблиц, из которых взяты поля;

• в строке Сортировка задается порядок сортировки записей в запросе;

• в строке Вывод на экран осуществляется пометка полей, выводимых в результате выполнения запроса (посредством установки флажков);

• в строке Условие отбора задаются условия отбора записей по значению поля. Условие отбора – это выражение, которое состоит из операторов сравнения и операндов, используемых для сравнения. В качестве операндов могут быть выбраны некоторые заданные значения и идентификаторы (имена полей, таблиц, запросов, форм, отчетов и т.д.). Идентификаторы необходимо заключать в квадратные скобки. Если надо указать ссылку на поле в конкретной таблице, форме, отчете, то прописывается полное имя поля в виде:

[Имя таблицы]![Имя поля]

• строка или позволяет объединять условия отбора логической операцией ИЛИ, причем она может состоять из нескольких строк бланка запроса.

С помощью инструментария окна Конструктора запрос формируется в два этапа:

• выбираются поля результатов запроса;

• указываются критерии для выборки, группирования и упорядочения данных.

Добавление (удаление) полей в Бланке запроса

Выбор полей с таблицы-источника (из верхней части окна Запрос на выборку) в Бланк запроса (нижнюю часть окна) можно выполнить следующими способами:

• путем «перенести-и-бросить»;

• путем выбора поля таблицы в верхней части окна двойным щелчком мыши;

• с помощью выбора нужного поля из списка, находящегося непосредственно в ячейке строки Поле Бланка запроса.

В строке Поле появится имя поля, а в строке Имя таблицы автоматически появится имя таблицы-источника; в строке Вывод на экран будет установлен флажок.

Бланк запроса можно очистить (удалить все поля) командой Правка/Очистить бланк.

Сортировка результатов выборки

Для сортировки результатов выборки по одному полю необходимо перейти на строку Сортировка нужного поля и в раскрывающемся списке выбрать способ сортировки по возрастанию или по убыванию. Для отказа от сортировки по выбранному ранее полю следует выбрать значение Отсутствует.