Правила сканирования документов

 

1. Укладывайте сканируемые документы в сканер аккуратно, без перекосов, соблюдая правильное расположение верха страницы.

2. Сканируйте с автоматическими установками яркости и контрастности, если не уверены в том, как отрегулировать эти параметры.

3. Установите масштаб сканирования 1:1 (100%)

4. Устанавливайте правильно разрешение сканирования 150-300DPI – точек на дюйм (если такой установки нет в Вашем сканере, выберите ближайшее значение).

5. Убедитесь, что документ полностью попадает в рамку, обозначающую границы сканирования.

6. Сохраняйте отсканированные листы многостраничных документов  в один файл в формате PDF или JPEG

7. Назовите файл в соответствии с содержанием документа

8. Пожалуйста, не сохраняйте отсканированные документы в формате TIF – это приведет к ненужному увеличению размеров документов.

Как правильно сканировать документы на сканере

Чтобы преобразовать плоские изображения (документы, фотографии, бумажные издания, к примеру, часть газетной страницы, и т.д.) в электронный формат, используют специальное компьютерное периферийное устройство – сканер. Сегодня в большинстве стран, в том числе и нашей, уверенно стартовал процесс перевода ведения делопроизводства в электронную форму, соответственно, использование вышеупомянутого устройства сейчас, как никогда, актуально.

Большинство сканирующих устройств использует для связи с компьютером USB-порт, кабель непосредственно для соединения, как правило, входит в стандартный комплект сканера. Итак, подключаем сканер к компьютеру, кабель питания включаем в розетку. Обычно «бытовые» сканеры не имеют клавишу включения питания, и сразу после соединения USB-кабеля компьютер обычно распознает новое устройство и устанавливает драйвер для его работы. Если же этого не происходит, в области уведомлений (в трее) должно появиться соответствующее оповещение, и потребуется самостоятельная установка драйвера с диска, который идет в комплекте со сканером.

Для непосредственного использования сканера по назначению необходимо поместить документ лицевой стороной к стеклу и закрыть крышку, чтобы она плотно прилегала к поверхности. Этого может быть достаточно для автоматического запуска программы сканирования в зависимости от используемого программного обеспечения и, собственно, модели сканера. Если это не происходит, следует нажать кнопку на передней панели устройства, и на мониторе появится окно с перечнем программ, настроенных на работу со сканером. Выбираем подходящую программу, и после этого начнет работать уже драйвер сканера. Последующие действия уже будут зависеть от конкретной модели. Ниже приводится механизм действий для сканера Hewlett-Packard Scanjet 3500.

Программа сканирования выводит окно предварительного просмотра, и необходимо оценить качество изображения. Если на просмотре качественное изображение, нажимаем большую зеленую кнопку «Принять». В ином случае необходимо будет установить подходящие значения для параметров сканирования. При этом раскрываем в правой части окна программы необходимые вкладки меню. Затем нажимаем кнопку «Просмотр». После повторного предварительного сканирования и обновления картинки предпросмотра, опять оцениваем качество изображения. Как только получен нужный вариант, щелкаем кнопку «Принять».

Далее следует дождаться окончания сканирования с выбранными параметрами. Тут может потребоваться некоторое время, поскольку длительность процесса зависит от выбранных параметров. По окончании процедуры сканирования драйвер передает изображение в выбранную пользователем на втором шаге программу.

При сканировании бумажных документов особое значение имеет выбор глубины разрешение сканера: - При выборе малой глубины разрешения (ниже 600 DPI) достигается оптимальная быстрота считывания сканером бумажного документа, но при этом резко падает качество образа электронного графического документа (происходит выпадение строк и столбцов в электронной таблице, угасание или даже полное исчезновение представления печатей, штемпелей, подписей и других знаков, наносимых на бумажный документ). - При выборе высокой глубины сканирования (свыше 600 DPI) достигается высокая идентичность (совпадение) электронного образа документа с первичным бумажном документом, но при этом существенно возрастают затраты времени как на считывание бумажного документа, так и на обратный вывод электронного образа документа на экран монитора по запросу пользователя.