6.3 Управление по целям

Постановка целей в процессе управления настолько важна, что были созданы несколько методов, чтобы стимулировать менеджеров заниматься этой деятельностью. Один из таких методов, очень широко использующийся для обозначения роли постановки целей в процессе управления, получил название «управление по целям».

«Управление до целям» (УПЦ) - это популярный в настоящее время метод, который организации используют для того, чтобы сделать цели инструментом управленческой деятельности. УПЦ - это формальная процедура, которая начинается с постановки целей и заканчивается вместе с оценкой исполнения, обычно в годичном цикле.

Существенными чертами любой УПЦ - программы являются: участие подчиненных в постановке целей; интеграция целей во все организационные уровни; связь целей с оценкой их исполнения. В УПЦ менеджеры и их подчиненные работают вместе и вместе ставят операционные цели. С помощью этих целей затем оценивается работа подчиненных.

При разработке УПЦ - программы необходимо ознакомить менеджеров и подчиненных с концепцией УПЦ, в чём будет заключаться их роль в УПЦ и насколько серьезны их обязательства. Для менеджеров УПЦ - это инструмент для повышения участия подчиненных в постановке целей и принятия решении. Для подчиненных - это программа для создания лучшей связи между организационными и индивидуальными целями и улучшения общения, а также для лучшего понимания подчиненными того, чего от них ожидают и насколько хорошо они это делают.

Поддержка высшим менеджментом УПЦ - программы и принятие в ней участия - это основной показатель успеха или неудачи программы. Высшее руководство задает тон, который вдохновляет людей на всех ступенях иерархической лестницы. Процесс УПЦ начинается вместе с постановкой высшим руководством предварительных общеорганизационных целей после консультаций с другими членами организации. Цели предварительны и могут изменяться в процессе обсуждения до принятия законченного вида. Совместная постановка целей - сущность УПЦ, она включает сотрудничество менеджеров и подчиненных в процессе совместной постановки целей для подчиненных на планируемый период. Такое сотрудничество дает возможность менеджерам поощрять эффективное достижение целей и способствовать его дальнейшему улучшению.

Процесс сотрудничества базируется на использовании следующих правил.

1. Менеджеры и их подчиненные устраивают первоначальное собрание, на котором менеджеры обрисовывают предварительные общеорганизационные, оперативные и операционные цели. Подчиненным предоставляется время для оформления собственного представления о целях организации.

2. Менеджеры вновь встречаются со своими подчиненными, чтобы сформулировать цели, которые будут приемлемы и для менеджеров, и для подчиненных.

3. Основное внимание УПЦ - программ должно уделяться количественной определённости целей и указанию сроков их выполнения. Цели оформляют в виде определённого документа (как правило, декларации) и менеджеры с подчиненными подписывают этот документ или ставит под ним инициалы.

4. Декларация должна быть широкой по содержанию, охватывать все основные аспекты деятельности персонала, подразделений и организации в целом, а также действовать достаточно продолжительное время. Декларация должна определять: конкретных лиц, ответственных за то или иное дело и обязанности каждого из них в процессе реализации целей; ответственность за выполнение обязательств; связь между официальными и личными целями; основу для персонифицированного морального и материального поощрения. В декларации следует определять основные ресурсы, которые подчиненный может использовать при достижении поставленной цели. Это условие должно быть формально оговорено как часть цели.

4. Менеджеры в УПЦ должны проявлять себя в роли консультанта и советчика. Менеджеров должны использовать для обучения встречи с подчинёнными во время них ставить в известность своих подчиненных о решающих вопросах, предлагать пути, чтобы сделать их работу более эффективной, определять роль подчиненных в контексте всей организации или её каждого подразделения.

Согласованные списки индивидуальных и групповых целей организации утверждаются руководителем организации. Их экземпляры хранятся как у исполнителей, так и у менеджеров, а также у специально назначенных лиц до очередной корректировки или подведения итогов.

В процессе реализации УПЦ-программ менеджеры и подчиненные должны регулярно встречаться для проверки успехов (неудач) подчиненных в достижении цели в течение всего временного периода, на который была поставлена цель. Обычно это бывают ежеквартальные собрания, где обсуждают ход реализации годовой цели. Во время такой проверки менеджеры определяют, какие проблемы тормозят достижение цели и что можно сделать, чтобы решить эти проблемы. По итогам проверки осуществляется корректировка цели. Эти проверки служат основой эффективного управления в организации.

Как показывает практика, система управления по целям: позволяет отдельным рабочим знать, каких действий от них ждут; помогает в планировании, требуя от менеджеров постановки целей и сроков их выполнения; улучшает взаимопонимание между менеджерами и подчиненными; ставит в известность отдельных рабочих о целях организации; делает процесс проверки и оценки исполнения более справедливым и беспристрастным, т.к. фокусирует внимание на получаемых результатах; улучшает процесс контроля, обеспечивая систематическую обратную связь в течение времени, когда результаты еще только ожидаются.

Контрольные вопросы и задания.

1. Что такое цель и какова роль постановки целей в управлении организацией?

2. Какие требования предъявляются к поставленной цели и почему?

3. Раскройте содержание основных видов целей.

4. Перечислите правила декомпозиции главной цели в дерево целей.

5. Раскройте содержание концепции управления по целяи.