2.1. Управление закупками (снабжением)
Стандартные функции подразделения, отвечающего за закупки необходимых предприятию товаров и материалов, получение услуг, обычно предполагают следующее:
ведение картотеки предложений потенциальных поставщиков;
отслеживание поступающих от других подразделений требований (заявок) на приобретение;
составление плана закупок в соответствии с заключенными договорами и долгосрочными контрактами;
выбор конкретного поставщика и формирование заказа на поставку;
регистрацию документов, на основании которых производится закупка (счета, договоры, контракты, гарантийные письма);
оформление доверенностей на получение;
распределение материальных ценностей по складам;
контроль состояния договоров и платежных документов на приобретение (оплачено, не оплачено, просрочено);
получение различных отчетов в разрезе отслеживаемой номенклатуры, партий, групп и используемых систем классификации.
В системе "Галактика" функции по отслеживанию предложений поставщиков, планированию закупок, выбору поставщика выполняются вне модуля "Управление снабжением". В зависимости от состава используемых модулей системы и степени ее внедрения входные данные для модуля "Управление снабжением" могут формироваться следующими способами:
1. План закупок можно ввести непосредственно в модуле "Управление снабжением" и контролировать его выполнение путем автоматического расчета фактических поставок согласно введенным в систему документам.
2. ДО на закупку можно формировать автоматически на основании выполняемого в модуле "Управление сбытом" прогноза дефицитов.
3. Поступающие заявки на закупку можно вводить как ДО, находящиеся в состоянии "Оформляемый", и по мере необходимости переводить их в состояние "Исполняемый".
Для контроля взаиморасчетов с поставщиками служит модуль "Поставщики, получатели".
Непосредственно в модуле "Управление снабжением" сосредоточены операции по работе с конкретными документами на приобретение (документами-основаниями, накладными, доверенностями).
Процесс решения задачи управления снабжением иллюстрирует схема на рис. 5.
Отличительными особенностями реализации задачи управления закупками являются следующие:
использование в документах на закупку как товарных, так и нематериальных позиций (услуг);
учет партий закупаемых товаров, отслеживание сроков хранения, сроков действия лицензий и сертификатов;
поддержка различных валют и международных закупок;
учет таможенных пошлин, транспортных и прочих затрат при вычислении учетной цены закупаемых материальных ценностей;
учет возвратов по рекламации;
автоматизированное распределение материальных ценностей по складам;
автоматическое формирование приходных складских ордеров по группе накладных;
формирование платежных документов на оплату по документам-основаниям;
формирование доверенностей на получение материальных ценностей;
формирование документов-оснований по сопроводительным документам;
отражение в финансовом контуре всех операций по закупкам материальных ценностей и услуг с помощью механизма типовых хозяйственных операций.
Управление сбытом
(прогноз дефицитов
и формирование
заявок
на закупку)
Контур
бухгалтерского
учета
Приходная
накладная
Доверенность
Акт на услуги
Платежный
документ
МЦ,
услуги
МЦ,
услуги
МЦ
услуги
Рекламационная
накладная
Приходный
ордер
Расходный
ордер
Складской
учет
По исполняемым
ДО:
ДО
на закупку, ДО по периодам;
бартерные договоры;
карточка поставщика;
карточка ДО;
платежи по группам
ДО;
учет исполнения
групп ДО
По реестрам:
иерархические
реестры ДО;
реестры
сопроводитель-
ных документов;
проверка
соответствия
связанных документов
По закупке МЦ,
оказанию услуг:
по номенклатуре;
по группам;
по партиям;
по контрагентам;
по
внешней классификации;
аналитика закупок
Рис. 5. Схема решения задач управления снабжением
К стандартным отчетам относятся следующие:
отчеты о закупаемых материальных ценностях и услугах в разрезе номенклатуры, поставщиков, групп, партий, внешней классификации;
аналитические отчеты по закупкам;
иерархические отчеты по исполнению групп ДО;
отчет о платежах по группам ДО;
иерархические реестры ДО и сопроводительных документов;
отчет о несоответствиях в документах на закупку.
В рамках данного модуля необходимо выполнить задания 1, 2, приведенные в приложении.