Тема 2. Контур оперативного управления (контур логистики)
Контур логистики обеспечивает детализацию и выполнение планов снабжения и сбыта, управление материальными потоками внутри предприятия и при взаимодействии с поставщиками и получателями продукции, товаров и услуг; контроль взаиморасчетов поставщиками и получателями.
Схема информационных потоков контура приведена на рис. 3. В базовый комплект поставки "Контура логистики" включены модули "Управление договорами", "Складской учет", "Управление снабжением", "Управление сбытом", "Консигнация" и "Поставщики, получатели". Другие модули можно приобретать и внедрять поэтапно по мере необходимости.
Договоры и контракты являются важными юридическими документами, регулирующими взаимоотношения между субъектами хозяйствования и влияющими на их деятельность. Не нужно лишний раз доказывать необходимость тщательного составления договора, а затем точного исполнения обязательств. Казалось бы, ничего сложного в этом нет. Все просто, если ваша организация состоит из двух человек и есть только пара краткосрочных договоров. Но что делать, если у вас десятки и сотни постоянных клиентов, с каждым из которых заключены сложные долгосрочные контракты? Как скоординировать действия менеджеров всех служб предприятия и иметь возможность получения оперативной информации о состоянии любого из договоров? Как не запутаться в многочисленных изменениях и дополнениях договоров? Это вопросы, которые задают себе руководители современных предприятий. Помочь в данной ситуации может модуль "Управление договорами", входящий в "Контур логистики" системы "Галактика".
Снабжение
закупка МЦ, получение
услуг (счета, ТСД)
Сбыт
продажа
МЦ, оказание
услуг
(счета, ТСД)
Консигнация
прием
и отпуск товара на реализацию (счета,
ТСД)
ФРО
Векселя
Касса
Учет
финансовых сопроводительных документов
для
наличных и безналичных расчетов
Финансово- Товаро-
сопроводи- сопроводи-
тельные тельные
документы
(ФСД) документы (ТСД)
Получатели
Поставщики
Управление
автотранспортом
Управление
договорами
(договоры,
соглашения, календарные планы,
наряд-заказы,
распоряжения на отгрузку)
Контур логистики
Управление
портфелем
заказов и МТО
Складской учет
Оприходование,
отпуск,
внутреннее
перемещение,
инвентаризация,
переоценка,
списание (складские
ордера)
Поставщики,
получатели
Контроль поставок,
отгрузок, оплаты; штрафные санкции;
взаимозачеты,
уступка долга
База
данных
Учет
материалов
в
производстве
МБП
ОС НМА
Розничная
торговля
Основания
Бухгалтерский контур
Рис. 3. Схема информационных потоков контура оперативного управления (контура логистики)
Модуль "Управление договорами" предназначен для автоматизации бизнес-процедур, связанных с заключением, исполнением и учетом договоров и контрактов. Он может использоваться для автоматизации договорной деятельности во многих отраслях промышленности, транспорта, торговли и т. д. При этом упрощается решение следующих задач:
заключение договоров (конкретных и рамочных), связанных, в первую очередь, со снабжением и сбытом; учет расчетов по договорам, в том числе векселями и ценными бумагами;
конкретизация рамочных договоров путем периодического заключения дополнительных соглашений, уточняющих взаимоотношения сторон на определенный период;
формирование календарных планов движения товаров, услуг и платежей; расчет штрафов за нарушение условий, сроков отгрузки и оплаты;
формирование наряд-заказов на отгрузку товаров на внутренний рынок и экспорт;
организация транспортировки и формирование платежных документов. При этом выполняется расчет потребности в единицах подвижного состава и транспортных средств, формируются счета на предоплату за товары (услуги) по транспортировке. Возможна отгрузка товаров железнодорожным и автомобильным транспортом с формированием сопроводительных документов. При этом определяются приоритеты отгрузок, формируются распоряжения на отгрузку, разнарядки, накладные на отпуск;
формирование отчетности и проведение окончательных расчетов. На этом этапе на основании товарно-сопроводительных документов осуществляется учет выполнения наряд-заказов, формируются платежные документы для оплаты услуг по транспортировке, контролируется дебиторская и кредиторская задолженности, анализируется состояние взаиморасчетов. Для этого используются акты сверки взаиморасчетов, в которых фиксируются объемы отгруженных товаров и расходы на транспортировку в стоимостном выражении, суммы платежей, суммы оказанных услуг, наличие задолженности.
Связь документов в модуле "Управление договорами" представлена на рис. 4.
Рис. 4. Связь документов в модуле "Управление договорами"
Модуль "Управление договорами" позволяет автоматизировать следующие типовые бизнес-процессы:
Бизнес-процесс № 1
на длительный период заключается договор, в котором помимо реквизитов сторон и общих условий, в общих чертах определяются условия отгрузки и оплаты, а также обобщенная спецификация;
на основании определенных в договоре условий может формироваться соглашениями определенный период, уточняющий взаимоотношения сторон;
на основе договора или соглашения формируется календарный план;
на основании календарного плана поставок или непосредственно по договору (соглашению) формируются наряд-заказы филиалам или грузоотправителям;
наряд-заказы по каждому филиалу (грузоотправителю) объединяются в распоряжения отгрузку;
по наряд-заказам, включенным в распоряжения на отгрузку, формируются накладные отгрузки;
по накладным формируются складские ордера;
по накладным формируются счета на оплату;
производится оплата по счетам;
производится разноска платежей.
Бизнес-процесс № 2
на длительный период заключается договор, в котором рамочно определяются условия отгрузки и оплаты, а также обобщенная спецификация;
на основании условий договора могут формироваться соглашения, уточняющие взаимоотношения сторон;
на основе договора или соглашения формируется календарный план;
на основании календарного плана поставок или непосредственно по договору (соглашению) формируются счета (документы-основания) на оплату;
по счетам формируются накладные на отгрузку;
по накладным формируются складские ордера;
производится оплата по счетам;
производится разноска платежей.
Перечень основных отчетов модуля
Итоговый и товарно-финансовый отчеты об исполнении договоров содержат информацию об объемах взаимных отгрузок (поставок) и размерах платежей за период и позволяют сравнить запланированные объемы с фактическими. Плановые показатели определяются на основании календарных планов к договорам, а фактические — из проведенных накладных и платежных документов.
Товарная часть отчета об исполнении договоров и финансовая часть с нарастающим итогом подобны товарно-финансовому отчету, но содержат соответственно информацию только об объемах взаимных отгрузок (поставок) или размерах платежей. Эти отчеты также позволяют сравнить плановые и фактические показатели.
Отчеты об исполнении договоров, наряд-заказов и распоряжений на отгрузку по номенклатуре позволяют получить информацию об объемах поставленных (отгруженных) за период материальных ценностей.
Отчеты по хронологии отгрузок и хронологии платежей предоставляют информацию о проведенных накладных и платежных документах по договору соответственно. Документы в отчетах располагаются в хронологическом порядке. В отчете по хронологии отгрузок также приводятся данные о складских ордерах, сформированных по накладным.
Отчеты по исполнению наряд-заказов и исполнению распоряжений на отгрузку содержат информацию о наряд-заказах, распоряжениях на отгрузку и сформированных по ним накладных. Имеется возможность включения в отчет данных по всем или только по исполняемым документам, а также по всем или только по проведенным накладным.
Отчеты являются интерактивными. Это значит, что перед выводом на печать можно "раскрыть" данные отчета, т. е. просмотреть и при необходимости откорректировать первичные документы, на основании которых эти данные были получены.
Гибкая система настроек позволяет получать исчерпывающие отчеты в различных разрезах, за любой период и с разными уровнями детализации. Каждый пользователь системы может создать свой набор настроек отчетов. При этом все настройки сохраняются в базе данных и доступны в любой момент.