38.Етикет службового листування

1.   Під час підготовки повідомлень обов'язкове заповнення всіх полів заголовка. На повідомлення з незаповненими полями відповідь може не поступити, оскільки засоби автоматичної фільтрації можуть не довести повідомлення, що поступило, до адресата.

2.   «Тіло» повідомлення має бути коротким. У ньому має міститися опис причини обігу та чітко виражатися конкретне прохання (запит). Саме прохання (запит) є підставою для ухвалення рішення й виконання у відповідь повідомлення. За відсутності чіткого формулювання запиту відповідь не гарантується.

3.   Прохання або запит, виражений в повідомленні електронної пошти, не повинні вимагати від адресата використовування засобів зв'язку, відмінних від електронної пошти. Як правило, без відповіді залишаються повідомлення з проханнями відвідати якийсь Web-вузол, відправити факс або виконати телефонний дзвінок за вказаним номером.

4.   Термін відповіді на повідомлення електронної пошти — 24 години. Зміст відповіді повинен відповідати змісту запиту. Якщо дати повноцінну відповідь за цей час не можна, слід дати формальну відповідь з вказівкою очікуваного терміну ухвалення рішення.

5.   При неодержанні відповіді на запит слід перевірити, чи правильно були додержані формальні вимоги (заповнення полів, чітка вказівка очікуваної реакції, підпис автора повідомлення). В службовому листуванні повторний обіг допустимий, проте тільки через певний інтервал часу, який ніколи не буває менше одного тижня (якщо обставини дозволяють, краще витримати двотижневий інтервал між обігом). Більш частий обіг може розглядатися як спам, після чого джерело повідомлень може бути заблоковане засобами фільтрації адресата.

6.   У службовому листуванні використовування механізму поштових вкладень допустимо для пересилки файлів лише на пряме прохання партнера. Не слід відправляти ніяких поштових вкладень за власною ініціативою.

7.   За умов одержання електронною поштою незатребуваного повідомлення з вкладеним файлом поштове вкладення слід видаляти, не відкриваючи і не читаючи. Багато поштових клієнтів мають уразливості, пов'язані з некоректною обробкою поштових вкладень. Ці уразливості часто використовуються зловмисними особами для порушення функціонування комп'ютерних систем.

Є автоматичні засоби, що експлуатують уразливості поштових програм. Тому видаленню підлягають незатребувані файли поштових вкладень, навіть, якщо вони одержані від постійних партнерів по зв'язку. Наявність знайомої адреси відправника листа ще не означає, що цей лист дійсно відправив він. Цілком можливо, що воно було відправлено його поштовою програмою автоматично під управлінням шкідливого програмного коду, що випадково потрапив на його комп'ютер.

8.   Якщо пересилка поштового вкладення злагоджена обома сторонами, слід оцінити розмір файлу, що пересилається. Допустимим вважається розмір до 100 Кбайт. Якщо реальний розмір більше, слід заздалегідь сповістити про це партнера (використовуючи будь-який засіб зв'язку). Необхідність у попередньому сповіщенні пов'язана з тим, що поштовий клієнт адресата може мати внутрішню настройку на блокування повідомлень з вкладеннями, що мають значний розмір. Деякі поштові програми дозволяють «нарізувати» довгі поштові вкладення на короткі фрагменти, розіслані в декілька прийомів. В цьому випадку слід заздалегідь переконатися, що поштовий клієнт адресата в змозі виконати їхню правильну збірку.