35.Витяг з протоколу. Визначення, реквізити,вимоги до оформлення( зразок ст..216)

Витяг з протоколу – документ, який є частиною протоколу,потрібною для вирішення окремого питання.Від протоколу витяг відрізняється тим,що в ньому подається ухвала лише з одного питання,тому порядок денний у ньому не зазначається. Витяг з протоколу складають та надсилають окремим особам чи підприємствам на їхню вимогу.

Реквізити:

1.Назва виду документа

2.Зпголовок протоколу

3.Номер протоколу

4.Дата складання протоколу

5.Текст витягу(формування питання,прізвища й ініціали тих,хто виступив,а також зміст прийнятих рішень).

6.Дата видачі витягу

7.Підпис секретаря та/ або голови засідання

8.Печатка (за потреби)

У протоколі роблять позначку про зроблений витяг,а також зазначають,кому його вручено чи надіслано.

36.Доповідна записка. Визначення,різновиди, реквізити,вимоги до оформлення(ст.82 методичка)

Доповідна записка -  це документ, адресований керів­никові структурного підрозділу, установи, вищої організації, у якому викладається інформація про факти, події, ситуацію, що склалася, виконану роботу тощо, а також наводяться свої висновки й пропозиції.Укладається з власної ініціативи або ж за вказівкою керівника.

Реквізити:

1. Назва структурного підрозділу, звідки надійшов документ (розміщується вгорі зліва).

2. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали, розміщується вгорі праворуч).

3. Назва документа.

4. Дата.

5. Номер.

6. Заголовок (Про…).

7. Текст.

8. Посада адресанта.

9. Підпис, ініціали, прізвище адресанта.

Деякі реквізити в доповідних записках як внутріш­ніх документах досить часто не пишуться (структурний підрозділ, звідки надійшов документ, номер, заголо­вок).

Розрізняють внутрішні доповідні записки, що адресуються керівникові установи або підрозділу, де працює укладач, і зовнішні, адресовані керівнику вищої організації.

Доповідні записки бувають також iнформаційного, звітного й ініціативного характеру.

Зміст доповідної записки повинен бути точним та лаконічним, поділеним на частини. Вкінці подаються висновки і пропозиції.

Зразок

Заступникові начальника

ГУ МВС України у обл.

полковнику міліції

01.09.2006 № 23-12/214    Баранову Р.О.

Доповідна записка

Доповідаю, що станом на 01.09.2006 на території    області склалась негативна обстановка щодо розкриття злочинів проти особи.

Порівняно з аналогічним періодом 2005 року розкриття даного виду злочинів зменшилася з... до.., зокрема умисних вбивств — з... до.... Зменшення розкриття умисних вбивств становить ______%.

 

Начальник підполковник міліції    (підпис)    Д.Л.Щербина

37.Пояснювальна записка.Визначення,різновиди,реквізити,вимоги до оформлення (ст.83 методичка)

Пояснювальна записка — це документ, в якому:

- особа викладає причини якихось подій, фактів, допущених нею порушень (укладається з власної ініціативи або ж на вимогу керівника структурного підрозділу чи установи);

- міститься додаток чи доповнення до основного документа, в якому пояснюється зміст окремих його положень (мета, актуальність, структура, зміст призначення та ін. плану, звіту, проекту тощо).

Пояснювальні записки поділяються на дві групи:

1) документи, що супроводжують основний документ та пояснюють зміст його окремих положень (оформляються на загальному бланку установи);

2) з приводу ситуацій, випадків (оформляються на листах бумаги, підписує виконувач).

Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи оформлюється на бланку або на стандартному листу паперу формату А4 (підписує укладач). Якщо направляється за межі організації - оформляють на бланку та реєструють, підписується керівником.

Пояснювальні записки можуть бути службовими (відтворюються, як правило, на бланках) й особистими (відтворюються на аркушах паперу за підписом автора).

Реквізити службової пояснювальної записки:

1. Назва структурного підрозділу, звідки надійшов документ (розміщується вгорі ліворуч).    2. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали, розміщується вгорі праворуч).    

3. Назва документа.  

4. Дата.   

5. Номер.   

6. Заголовок (Про…).   

7. Текст.   

8. Посада адресанта.    

9. Підпис, ініціали, прізвище адресанта.

Реквізити особистих пояснювальних записок:

1. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали). 

2. Адресант (посада, установа, прізвище, ініціали).  

3. Назва документа. 

4. Текст.  

5. Дата.  

6. Підпис, ініціали, прізвище адресанта.

Службова записка. Цим терміном об’єднують пояснювальну та доповідну записки, а також спектр різних за тематикою документів подібного типу, що постійно використовуються у виробничому процесі. Пояснювальна та службова записки мають аналогічні реквізити.