20.Вимоги до оформлення документів

21.Вимоги до змісту розташування реквізитів (книжка ст..94-98)

22.Оформлення сторінки

Документи на паперових носіях укладають відповідно до ГОСТ 9327-60 на аркушах паперу форматом А-4 (297 х 210 мм) та А-5 (148 х 210 мм ). Додатки до документів (таблиці, графіки, схеми тощо) можуть виконуватися на папері форматом А-3 (297 х 420 мм).

ГОСТ 6.38-90 встановлено такі поля:

— ліве — 20 мм (8 пробілів, один пробіл дорівнює 2,6 мм);

— праве — не менше 8 мм (3—4 пробіли);

— верхнє — не менше 10 мм (3—4 інтервали, один інтервал дорівнює 4,25 мм);

— нижнє — не менше 8 мм (2—4 інтервали). Частіше, однак, користуються розмірами полів від­ повідно до ГОСТ 6.39-72:

— ліворуч — 35 мм (13 пробілів);

— праворуч — не менше 8 мм (3—4 пробіли);

— згори — 20 мм (4—5 інтервалів);

— знизу — не менше 19 мм (для формату А-5 — не менше 16 мм).

Нумерація документа починається з другого аркуша вгорі посередині робочого поля на відстані не менше 10 мм від верхнього краю аркуша арабськими цифрами, починаючи з цифри 2 без будь-яких позначок біля цифр.

23.Основні вимоги до побудови тексту (наукового, офіційно-ділового стилю)

Основою службового документа є текст, який має чітко й переконливо відбивати

причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити докази,

висновки.

Під час складання текстів документів слід дотримуватися таких правил:

- Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі

для широкого кола читачів

- Текст викладати від третьої особи: комісія ухвалила…; інститут просить …

- Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки,

накази

- Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів

- Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, у зв’язку з, згідно з, з

метою

- Використовувати синтаксичні конструкції типу: доводимо до Вашого відома, що…; у

порядку обміну досвідом…

- Дієприслівникові та дієприкметникові звороти вживати на початку речення:

враховуючи,…, беручи до уваги…

- Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові, означення – перед

означуваним словом, додатки після опорного слова; вставні слова – на початку речення)

- Щоб не виявити гостроти стосунків з партнером, активну форму дієслів варто заміняти на

пасивну. Ви не висловили свої пропозиції – Вами ще не висловлені пропозиції.

- Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну

форму: Університет не гарантує…

- Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію…

- У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового

способу: наказую…, пропоную

- Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у

діловодстві за загальними правилами: р-н, обл., напр., км

- Займенник Ви, Вас, Вам у офіційно-діловому стилі пишеться з великої літери

- Віддавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за

допомогою слів: шановний, високоповажний і т.д._