Розділ 3. Облік грошових коштів

3.1. Облік грошових коштів в касі

Грошові кошти підприємства мають зберігатися в касі або на рахунку в банку.

Каса — спеціально обладнане та ізольоване приміщення, призначене для приймання, видачі і тимчасового зберігання готівки, як в національній так і в іноземній валютах, та інших грошових документів.

Для ведення касових операцій наказом керівника призначається матеріально-відповідальна особа — касир. Після видання наказу про призначення касира на роботу, керівник підприємства зобов'язаний під розписку ознайомити його з Порядком ведення касових операцій, після чого з касиром укладається договір про його повну матеріальну відповідальність.

Надходження готівки

В сучасних умовах можна виділити два значні джерела надходження коштів до каси: надходження з рахунку в банку; готівка, що надходить у вигляді виручки.

Перед тим як утримати кошти з банківського рахунку в бухгалтерії заповнюють касову заявку, в якій вказується календар видачі заробітної плати (дата і сума). Індивідуальні підприємці та фермери отримують кошти на заробітну плату та на виплату дивідендів без попередньої заявки.

У день виплати заробітної плати для того, щоб зняти готівку із свого рахунку бухгалтером заповнюється чек чекової книжки і підписує його разом з керівником. Касир незадовго до дня виплати зарплати замовляє потрібну суму в банку. В день виплати одержує її за чеком в банку.

Проте, найбільш вагомим в сучасних умовах видом надходжень в госпрозрахункових підприємств є надходження коштів від реалізації продукції, товарів, робіт та послуг.Кошти, які надходять у вигляді виручки від торгівельної діяльності, збираються в операційній касі. Вона знаходиться у салоні магазину, їдальні, кіоску і є максимально наближеною до покупця, в переважній своїй більшості обладнана розрахунково-реєстраційним апаратом (РРО).

При отриманні коштів від покупців їм видається касовий чек, вибитий касиром на РРО.

Надходження готівки безпосередньо у касу підприємства оформляється прибутковим касовим ордером. При прийманні грошей в касу підприємства видається квитанція за підписами головного бухгалтера і касира. На прибутковому касовому ордері і на корінці цього ордеру ставиться штамп підприємства. Приймання і видача грошей за касовими ордерами може проводитися тільки в день їх складання.

Після оформлення прибуткові касові ордери реєструються в Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів. Після реєстрації прибутковий касовий ордер дається до виконання касирові.

Прибуткові касові ордери або видаткові документи одразу ж після одержання або видачі за ними грошей підписуються касиром, а долучені до них документи погашаються штампом або надписом "Оплачено" та “Отримано” із зазначенням дати (число, місяць, рік).

Після отримання коштів в касу і видання квитанції про сплату, касир зобов’язаний здійснити запис у Касову книгу.

Використання готівкових коштів

Використання готівкових коштів обумовлюється Порядком ведення касових операцій Даним Порядком встановлені такі обмеження:

1) підприємство зобов’язане використовувати готівку отриману в банку згідно цілей вказаних в чеку. У випадку порушення нараховується штраф на суму використаної не за цільовим призначенням готівки;

2) сума платежу одного підприємства іншому не повинна перевищувати 3 тис. грн. протягом робочого дня. При цьому кількість підприємств, з якими проводяться розрахунки не обмежується. При порушенні сума виплаченої готівки понад 3 тис. грн. додається до залишку готівки в касі на кінець кожного дня і порівнюється із встановленим лімітом з моменту здійснення порушення і до моменту його виявлення контролюючими органами;

3) підприємство, яке має заборгованість перед бюджетом, зобов’язане проводити оплату праці виключно готівкою, отриманою з рахунку в банку. В іншому випадку застосовуються санкції. При цьому виплати, непов’язані з оплатою праці, дозволяються;

4) видача готівки під звіт проводиться за умови повного звітування підзвітної особи за попередній аванс.

Видача готівки з каси проводиться на підставі належно оформленого видаткового касового ордеру, або платіжної відомості. При виплаті заробітної плати на підставі платіжної відомості видатковий касовий ордер не складається. При цьому слід пам’ятати, що термін, протягом якого дозволяється видавати з каси заробітна плата складає три робочі дні. Після закінчення цього терміну касир повинен: депонованувати невиплачені суми зарплати.

Бухгалтерія робить перевірку зазначень, зроблених касирами у платіжних відомостях, і підрахунок виданих і депонованих за ними сум. Депоновані суми підлягають здачі до установи банку і на ці суми складається один загальний видатковий касовий ордер.

При здачі грошей до банку, окрім видаткового касового ордеру ще оформляють заявку на внесення готівки. Даний документ складається із трьох частин. Перша частина видається касиру (квитанція), друга повертається з банку на підприємство разом із випискою, а третя залишається в банку.

Всі надходження і використання готівкових коштів відображаються в Касовій книзі. Записи в касову книгу проводяться касиром відразу після одержання або видачі грошей за кожним прибутковим касовим ордером і видатковим документом.

Щодня в кінці робочого дня касир підбиває підсумки операцій за день, виводить залишок грошей у касі на наступне число і передає до бухгалтерії як звіт касира другий відривний аркуш (копію записів у касовій книзі за день) з прибутковими касовими ордерами і видатковими документами під розписку в касовій книзі.

Касову книгу ведуть окремо по кожному виду іноземної валюти.