16. Реквізити. Вимоги до змісту та розташування реквізитів.

Реквізити - сукупність постійних елементів, з яких складаються документи. Сукупність реквізитів становить формуляр документів. До елементів (реквізитів) документів належать дата, підпис, адреса, заголовок та ін., а також текст.

1. Державний герб Потрібно розмістити посередині бланка чи у кутку над серединою рядка з назвою установи (організації чи підприємства)

2. Емблема організації чи підприємства Рекомендовано розміщувати поряд з назвою уста-нови (організації чи підприємства

3. Зображення урядових нагород Розміщують посередині документа або ж у верхньому лівому кутку

4. Код підприємства Місце розташування – у верхньому правому кутку

5. Код документа Фіксують під кодом установи (організації чи підприємства) у верхньому правому кутку

6. Назва міністерства чи відомства Цей реквізит розміщують посередині сторінки у верхньому лівому кутку

7. Назва установи, організації чи підприємства Можна наносити назву установи за допомогою штампа чи друкарським способом, розміщуючи її у верхньому лівому кутку,

8. Назва структурного підрозділу Дозволяють друкувати машинописним способом у верхньому лівому кутку

9. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреси, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, номер рахунку в банку Зазначають у верхньому лівому кутку

10. Назва виду документа Найчастіше розташовують посередині рядка, рідше – ліворуч. Прийнято у всіх документах, крім листів, указувати вид документа, напр.: Службова записка

11. Дата Розміщують у верхній лівій частині разом з індексом у спеціально відведеному місці.

12. Індекс (вихідний номер доку-мента) Фіксують у верхній частині сторінки зліва

13. Посилання на індекс і дату вхідного документа Розміщують у верхній частині сторінки зліва. До цього реквізиту входять: дата та індекс докумен-та, що надійшов до вас з іншої установи,

14. Місце складання чи видання Зазначають у верхній частині сторінки зліва. Записують назву міста чи населеного пункту, де видається документ

15. Гриф обмеження доступу до документа Розміщують з правого боку під кодом форми. З середини рядка потрібно записати: "Таємно", "Цілком таємно", "Для службового користування"

16. Адресат Цей реквізит розміщують праворуч у верхній частині сторінки. Кожен з елементів – назва устано-ви (організації, підприємства), підрозділу, посада, прізвище та ініціали, поштова адреса – пишеться з середини нового рядка з великої літери.

17. Гриф затвердження Розміщують у верхній правій частині документа. Він складається зі слова "ЗАТВЕРДЖУЮ", назви посади особи, яка затверджує документ, включаючи назву організації, особистого підпису, його ро-шифрування і дати

18. Резолюція Розміщують у лівому верхньому кутку бланка через один інтервал після всіх інших постійних реквізитів.У заголовку потрібно сформулювати в узагальненій формі зміст ділового документа: • назвати поняття, про яке йдеться; • суть дії бажано виразити віддієслівним іменником. Тому заголовок найчастіше починається з прий-менника "Про"

20. Позначка про контроль Робиться ліворуч у верхній частині поля першої сторінки документа. Цю відмітку проставляють за формою "К" або "

21. Текст Це основний реквізит документа. Його розміщують по всій ширині сторінки, щоб рядки не виходили за поля. Текст оформля-ють у вигляді: складного тексту, анкети, таблиці, поєднання цих форм. Він складається зі вступу, доказу, закінчення. Текст поділяють на абзаци, а великий за обсягом текст – на розділи і підрозділи.

22. Позначка про наявність додатка Фіксують ліворуч у верхній половині сторінки. Якщо в тексті не вказують про наявність додатків, то в реквізиті тоді наводять їх назви і зазна-чають кількість аркушів у кожному, кількість примірників

23. Підпис Прийнято підписувати лише перший примірник документа. Цей реквізит складається з: – назви посади особи, яка підписує документ; – її підпису

25. Візи. До візи входять: - особистий підпис візувальника; - розшифрування його підпису; - дата; - у разі необхідності зазначають посаду візувальника

26. Печатка Печатку потрібно проставляти так, щоб її відбиток захоплював частину (декілька знаків) назви посадової особи, що підписала документ. Печатки бувають гербові . 27. Позначка про засвідчення копії Засвідчуючи копію, проставляють надпис "З оригіналом згідно". Далі вказують: – назву посади особи, що засвідчила копію; – її особистий підпис; – розшифрування підпису; – дату засвідчення

28. Прізвище виконавця та номер його телефону Розташовують на лицьовому боці або ж на звороті останнього аркуша документа в лівому нижньому куті

29. Позначка про виконання документа й направлення його до справи Цей реквізит має містити такі дані: – стислі відомості про виконання; – слова "До справи"; – номер справи, де буде зберігатися документ; – дата (коли його скеровано до справи); – підпис керівника структурного підрозділу чи ви-конавця

30. Позначка про надходження Фіксують у правому нижньому куті першого аркуша документа. До реквізиту входять такі ще дані: – скорочена назва установи, що одержує документ; – його внутрішній індекс; – дата надходження документа

31. Позначка про перенесеня даних на машинний носій . Цей реквізит оформляють найчастіше від руки. До його складових частин входять: – запис "Інформацію перенесено на машинний носій"; – підпис особи, відповідальної за перенесення даних; – розшифрування підпису; – дата перенесення.