1.3. Средства и технологии сбора, ввода данных в эвм

В АИС предприятий, организаций менеджеры, бухгалтеры, финансисты, экономисты и другие специалисты значительную часть рабочего времени тратят на ручной ввод в компьютеры данных с поступающих товарных, платежных и других документов.

Для автоматизации ввода данных в ЭВМ используются различные технологии и технические средства.

Отчеты, первичные и другие документы могут передаваться на дискетах, по электронной почте или через защищенный канал. Например, предприятия передают в некоторые налоговые инспекции зашифрованные файлы-отчеты с электронной цифровой подписью (ЭЦП), что исключает ручной ввод налоговыми инспекторами данных в ЭВМ. По каналам связи предприятия передают в банки платежные поручения с использованием ЭЦП, освобождая операционистов от набора данных с клавиатуры.

Автоматизация ввода данных в ЭВМ достигается при использовании технологии штрихового кодирования. На счетах, платежных документах, выставляемых предприятиями, организациями за услуги, работы физическим и юридическим лицам печатается штрих-код, содержащий необходимую информацию (например, на счетах за коммунальные услуги). После оплаты и возврата в организацию он считывается сканером штрих-кодов.

Поставщики товаров наряду с накладными, счетами-фактурами могут предоставлять покупателям соответствующие файлы на дискетах или/и передавать по каналам связи, с использованием XML-стандарта для обмена коммерческой информацией. Этот стандарт описывает структуру XML-документов (каталогов товаров, накладных и т.п.). Используя XML-стандарт, разработчик программного комплекса может написать свои модули импорта-экспорта данных для обеспечения взаимодействия с другими автоматизированными информационными системами.

Существенно сократить объем трудоемких учетно-технических работ по вводу данных в ЭВМ позволяют Интернет-технологии, в т.ч. заказ оптовым покупателем товаров на Web-сайте поставщика с автоматическим формированием и пересылкой в электронном виде счета, накладной, счет-фактуры.

Современные информационные технологии позволяют не только экономить время квалифицированных специалистов, но и существенно сократить число ошибок, возникающих при ручном вводе данных в ЭВМ.

Для автоматизации сбора, регистрации, ввода данных в ЭВМ применяются контрольно-кассовые машины, штрих-сканеры, сканеры, терминалы сбора данных и другие технические средства.

Например, для автоматизации регистрации данных о продаже каждого товара и расчетов с покупателями в магазинах используются контрольно-кассовые машины (ККМ). Активная системная ККМ, представляющая собой персональный компьютер в промышленном исполнении с монитором кассира и табло покупателя, клавиатурой, устройством считывания платежных карт, принтером чеков, модулем фискальной памяти и денежным ящиком называется POS-терминалом. POS (point of sale – точка продажи) – обозначение периферийных компьютерных средств для торговли. Могут применяться только те отечественные и зарубежные модели POS-терминалов, которые вместе со специализированными кассовыми программами включены в Государственный реестр ККМ.

POS-терминал включает процессор, оперативную память, ЖМД, дисковод ГМД, модуль фискальной памяти, монитор кассира, табло покупателя, специализированную клавиатуру, считыватель (ридер) платежных (магнитных) карт, матричный принтер (или термопринтер) кассовых чеков, порт для сканера штрих-кодов, сетевой адаптер (для работы в ЛВС).

Для автоматизации работы продавцов-кассиров, регистрации данных о продаже товаров используются также ПОС-системы на базе фискальных регистраторов. В состав ПОС-системы входит системный блок персонального компьютера, фискальный регистратор, монитор продавца-кассира, табло покупателя, клавиатура со считывателем платежных карт. Одно из отличий ПОС-системы от POS-терминала состоит в том, что модуль фискальной памяти находится в печатающем устройстве (в фискальном регистраторе). У POS-терминала модуль фискальной памяти находится внутри корпуса компьютерного блока. Для ПОС-систем не требуется сертификация программ, т.к. необходимое для фискального учета программное обеспечение записано во внутренней памяти печатающего устройства – фискального регистратора.

Сканеры штрих-кода (штрих-сканеры) предназначены для считывания штрихового кода, нанесенного на упаковку товара, и передачи его в POS-терминал, где хранится наименование и цена товара. Используются сканеры с различной технологией, дальностью, скоростью считывания штрих-кода, в т.ч. ручные светодиодные (контактные CCD) и лазерные, проекционные и встраиваемые лазерные, комбинированные лазерные (ручной/стационарный). Сканеры штрих-кода обеспечивают автоматическое распознавание стандартных форматов штрихового кода, в т.ч. EAN-13, используемого для товаров. Большинство светодиодных сканеров позволяют считывать штрих-код с небольшого расстояния (от 1 см до 15 см). Лазерные сканеры считывают штрих-код с расстояния до 30 см, обеспечивают высокую скорость и качество считывания.

Автоматизированный ввод в ЭВМ текста, таблиц, рисунков, документов и т.п. производится с помощью различных моделей сканеров. Сканер выполняет преобразование изображений и текста с бумаги в электронный (цифровой) вид для последующей обработки на компьютере. Различают монохромные и цветные сканеры – ручные, листопротяжные, планшетные, барабанные. Сканеры имеют формат от 100х300 мм (ручные) до А0 (841х1189 мм), разрешение от 100 (ручные) до 5000 точек/дюйм, скорость сканирования от 1–2 до 100 и более страниц в минуту. Наиболее широко используются планшетные сканеры формата А4 (210х297 мм) с разрешением 600 dpi (точек на дюйм) и выше, скоростью сканирования 3–4 страницы в минуту.

Сканер и специальная программа оптического распознавания текста обеспечивают бесклавиатурный (автоматический) ввод в ЭВМ данных с унифицированных документов, к которым относятся, например, платежные поручения, налоговые декларации, страховые анкеты. Расположение полей реквизитов этих документов на листе бумаги форматов А5, А4, установлены с точностью до мм. Технология автоматического считывания данных с платежных документов широко используется в банках.

В формах счета-фактуры, накладной и других первичных документов определен состав реквизитов, но точное (до мм) их расположение на листе не установлено. Это затрудняет использование технологии автоматического сканирования данных с подобных документов.

Терминалы биометрического контроля доступа (устройства идентификации личности по отпечаткам пальцев) применяются для идентификации: владельцев пластиковых карточек, пользователей программ и баз данных, клиентов банков, персонала организаций, предприятий.

Терминалы сбора данных – это портативные мобильные компьютеры, имеющие встроенный сканер штрих-кодов (дальность считывания до 90 см), клавиатуру и ЖК дисплей. Они используются для быстрого и точного сбора информации о материалах, комплектующих, товарах и последующей передачи ее в компьютер через интерфейс RS232, инфракрасный порт или по радиоканалу. Терминалы сбора данных отличаются объемом памяти, типом встроенного сканера, размером дисплея, разным количеством выполняемых функций, условиями эксплуатации. Используются в процессах приема, расхода, перемещения, инвентаризации товарно-материальных ценностей. Терминал может хранить справочник товаров для анализа собираемой информации в автономном режиме. В комплекте с терминалами поставляется программное обеспечение, позволяющее подключить их к программе учета товаров.

Для автоматизации учета и контроля поставок, хранения, продажи товаров, совершенствования логистики начали использоваться «интеллектуальные ярлыки», создаваемые с применением технологии идентификации по радиосигналу (RFID). Идентификаторы RFID встраиваются, например, в ярлыки для одежды, куда впечатывается «антенна» и полупроводниковая микросхема. Хранится информация о цвете, количестве комплектов и размерах одежды, дате её выпуска. Информация считывается с помощью специальных устройств.