Упражнение № 7. Подчиненные формы

Для одновременного отображения и изменения данных сразу в нескольких таблицах в Access используются подчиненные формы. Подчиненная форма добавляется в основную с помощью инструмента Подчиненная форма/отчет.

Рассмотрим, как подчиненная форма добавляется вручную.

Технология работы

Первый этап. Для этого в качестве базовой возьмем форму FormУчащиеся, созданную в режиме конструктора форм выше, откроем ее.

Второй этап. Перейдем в режим конструктора (кнопка Режим – Конструктор). Необходимо добавить на созданную форму элемент Подчиненная форма с помощью кнопки Подчиненная форма/отчет.

Примечание. После нажатия этой кнопки достаточно щелкнуть мышью в пустом месте формы, без обведения желаемого контура с нажатой левой кнопкой мыши. Форма автоматически примет определенные размеры, независимо от обведенного контура.

В результате активируется мастер подчиненных форм (если предварительно кнопка Использовать мастера была установлена в нажатом состоянии):

1. Выбираем тип источника данных для подчиненной формы: либо таблицы и запросы, либо формы, которые имеются в БД. Выберем пункт Имеющиеся таблицы и запросы (рис. 33 (а)).

2. Выбираем поля из одной или нескольких таблиц, которые необходимо включить в подчиненную форму. Выбираем из таблицы Учетная карточка поля: Книга (Автор), Дата выдачи, Дата возврата (рис. 33 (б)).

3. Выбираем поле связи между главной и подчиненной формами. В данном случае мастер автоматически определил существующую связь. Следовательно, необходимо в режиме Выбор из списка выбрать связь Учетная карточка для каждой записи Учащиеся, поле связи Код (рис. 33 (в)).

4. Задаем имя для подчиненной формы, например, Подчиненная форма Учетная карточка2. Нажимаем по кнопке Готово (рис. 33 (г)).

а) выбор типа источника данных	б) выбор полей из указанной таблицы (запроса)
в) выбор поля связи между главной и подчиненной формами	г) задание имени формы

Рис. 33. Мастер подчиненных форм

В результате получена сложная (подчиненная форма Учетная карточка2), в которой используется подчиненная форма. В режиме конструктора отрегулируйте размеры подчиненной формы таким образом, чтобы все поля помещались в ее пределы.

По умолчанию для созданной подчиненной формы устанавливается режим таблицы. Закройте режим конструктора и просмотрите созданную форму.

5. Добавьте новые записи в режиме формы FormУчащиеся.

Упражнение № 8. Формирование запросов

1. Создайте запрос с параметрами, отображающего учащихся, по факультету и курсу.

2. Создайте запрос на выборку, отображающего учащихся по Адресу (например, Минск).

3. Создайте перекрестный запрос, в результате которого создается выборка, отражающая факультет, курс и количество человек в учебной группе.

4. Создайте сложный запрос, отображающий всех учащихся, кто не сдал книги в библиотеку (должников библиотеки).

Использование запросов для работы с данными Access

Запросы используются для получения из одной или нескольких таблиц базы данных необходимой пользователю информации, отвечающей заданному условию, выполнения вычислений и отображения результатов в табличной форме. С помощью запроса можно обновить данные в таблице, добавить и удалить записи.

В Access различают следующие типы запросов:

• запрос на выборку – наиболее распространенный, позволяет извлечь данные из одной или нескольких таблиц и отобразить их в таблице;

• перекрестный запрос – суммирует в электронной таблице данные из одной или нескольких таблиц. Они используются для анализа данных, создания диаграмм;

• запрос на изменение данных – создают новые таблицы из запросов. Они позволяют включить новые записи или удалить старые, внести в них изменения с помощью выражений, встроенных в запрос.

По результатам запроса создается временная таблица, которая хранится в памяти компьютера. После сохранения запроса сохраняется описание его конструкции, а не данные, полученные в результате запроса. Сохраненный запрос можно использовать многократно.

Создание запроса

Запрос можно создать с помощью мастера или в режиме конструктора. Мастер обеспечивает пошаговое построение запроса. Режим конструктора позволяет задавать не только условия выбора данных, но и порядок сортировки. Запросы сохраняются как отдельные объекты и отображаются в окне базы данных.

Мастер простого запроса позволяет выбрать данные из полей одной или нескольких таблиц или запросов. С помощью мастера можно также вычислять суммы, количества и средние значения для всех записей или определенных групп записей, а также находить максимальное и минимальное значение в поле.

Создание запроса в режиме конструктора предоставляет большие возможности по сравнению с мастером простого запроса.

Любые изменения в запрос следует вносить в режиме конструктора. В нижней части окна Конструктора запросов указываются параметры данных, отбираемых в выборку (рис. 34):

- Поле: – указывается название поля, содержимое которого будет добавлено в результате запроса. Чтобы добавить поле в запрос, можно перетащить его в строку Поле из макета таблицы, расположенного в верхней части окна, или дважды щелкнуть на его названии в макете таблицы. Можно также выбрать требуемое поле в выпадающем списке строки Поле.

- Имя таблицы: – автоматически заносится название таблицы, в которой находится поле, используемое в качестве источника данных.

Рис. 34. Конструктор запросов

Примечание. Чтобы добавить в запрос все поля из таблицы, выполните двойной щелчок в таблице по строке с символом звездочки (*).

- Сортировка: – указывается направление сортировки для данного поля – по возрастанию или по убыванию.

- Вывод на экран: – задается режим, при котором на экране отображается (флажок установлен) или не отображается (флажок снят) содержимое выбранного поля.

- Условие отбора: – указывается условие, в соответствии с которым записи будут добавляться в выборку.

- или: – задается дополнительное условие отбора.