Упражнение № 9. Создание сложных отчетов

Создайте отчет Использование библиотечного фонда с помощью мастера отчетов, в котором должны присутствовать: из таблицы Учащиеся – поля: Фамилия, Имя, Отчество, Факультет, Номер группы; из таблицы Учетная карточка – поля: Книга (Автор), Дата выдачи.
На основе созданного запроса должников библиотеки самостоятельно сформируйте отчет с помощью мастера.

Общие сведения об отчете

Отчетом называется организованная и отформатированная информация, взятая из базы данных и предназначенная для вывода на печать. Он может иметь вид таблицы или оформлен по разработанной пользователем свободной форме. Отчет можно оформить в виде коммерческой сводки, списка телефонов или списка рассылки.

В отчете можно сгруппировать данные по дате исполнения, представить данные на диаграмме, вычислить итоговое значение. Их можно использовать для анализа данных и передачи их в другие организации. Отчет можно отправить по электронной почте, опубликовать в Интернете.

Отчет можно создать на базе одной или нескольких таблиц или запросов. Большая часть сведений в отчете поступает из базовой таблицы, запроса или инструкции SQL, являющейся источником данных для отчета. Остальные сведения отчета хранятся в его структуре.

Технология работы

Для создания сложного отчета на основе двух таблиц Учащиеся и Учетная карточка:

Выбираем вкладку Создание.
На панели Отчеты (рис. 51) нажимаем кнопку Мастер отчетов.

Рис. 51. Панель Отчеты вкладки Создание

На первом этапе работы мастера в появившемся окне Создание отчетов выберите поочередно поля из таблицы Учащиеся (Фамилия, Имя, Отчество, Факультет, Номер группы) и из таблицы Учетная карточка (Книга (Автор), Дата выдачи) и щелкните по кнопке Далее (рис. 52 (а)).
На втором этапе работы мастера следует выбрать вид представления данных, т.е. указать на какие группы будут разбиты данные в отчете, соглашаемся и щелкаем по кнопке Далее (рис. 52 (б)).
На третьем этапе работы мастера (рис. 52 (в)), чтобы добавить уровни группировки, нужно перемещать поля отчета (в соответствии с уровнями структуры) из списка (слева) в макет (справа) с помощью кнопки . В нашем случае соглашаемся с предложенным вариантом и щелкаем по кнопке Далее.
На четвертом этапе можно определить порядок сортировки записей, отображаемых в отчете, щелкаем по кнопке Далее (рис. 52 (г)).
На пятом этапе выбираем вид макета, который будет использоваться в отчете (ступенчатый), а также ориентацию страницы (альбомная), щелкаем по кнопке Далее (рис. 52 (д)).
На шестом этапе указываем имя созданного отчета: Использование библиотечного фонда, а также выбираем дальнейшие действия: Просмотреть отчет (режим предварительного просмотра) или Изменить макет отчета (режим конструктора). Оставляем Просмотреть отчет и щелкаем по кнопке Готово (рис. 52 (е)).