Самостійна робота № 10

ТЕМА: Ревізія в умовах застосування комп’ютерних технологій

План

1. Переваги застосування комп’ютерних технологій

2.Основні напрями взаємодії ревізора і консультанта з комп'ютерної обробки

3. Недоліки застосування комп’ютерних технологій

-1-

1.При використанні облікових програм підприємство самостійно вносить зміни та обирає внутрішню систему кодування інформації, без якої неможливо правильно вирішити питання стандартизації інформації, скорочення обсягів початкових даних, підвищення рівня оперативності обробки інформації та компактності видачі облікових регістрів. Тому бухгалтерська служба підприємства залежно від інформаційних потреб та їх обсягу визнає необхідну для підприємства структуру побудови кодів, що ускладнює (через неможливу невідповідність систем таких кодувань) роботу ревізора під час здійснення зустрічних перевірок.

При побудові комп'ютерної системи бухгалтерського обліку бухгалтерська служба має можливість швидко обробляти потрібну інформацію та одержувати проміжні результати діяльності, необхідні для потреб управління. Таку ж можливість має ревізор, який здійснює відповідну перевірку підприємства.

При цьому ведення обліку за умов використання комп'ютерних технологій в більшості випадків неодмінно виключає неправильне рознесення первинних даних в облікові регістри, оскільки коректність бухгалтерських записів контролюється програмою при введенні даних з первинних документів в комп'ютер. Зникає також можливість допущення помилки при підведенні підсумків (оборотів) та виведенні кінцевих результатів діяльності. Помилки можуть виникати лише у випадках, коли неправильно визначається економічний зміст господарських операцій. Тому під час перевірки фінансово-господарської діяльності ревізор повинен спочатку вивчити його облікову політику і з'ясувати, чи правильно працівники бухгалтерської служби здійснюють "визнання" тієї чи іншої господарської операції.

Комп'ютери зберігають величезні масиви даних і забезпечують доступ до них, виконують математичну обробку даних, здійснюють відбір даних згідно з встановленими критеріями, своєчасно оновлюють і модифікують дані. Завдяки цьому їх використовують як засіб дослідження при визначенні характеристик і встановленні взаємозалежностей між різними даними.

Експлуатаційні можливості комп'ютерів створюють передумови для автоматизації контрольно-ревізійного процесу. Вони дозволяють здійснювати програмний контроль змісту господарських операцій шляхом широкого використання програмно-методологічних прийомів поточного контролю, перевірки достовірності економічних даних на всіх стадіях технологічного процесу їх обробки.

При проведенні ревізії в умовах комп'ютерної обробки даних зберігається її мета та основні елементи методології. Але середовище комп'ютерної обробки інформації суттєво впливає на процес вивчення ревізором системи обліку та засобів внутрішнього контролю суб'єкта господарювання. Характерними змінами для цих систем у випадку застосування технічних засобів є:

- можливість використання електронних первинних документів поряд з традиційними паперовими документами;

- зберігання нормативно-довідкових показників в пам'яті комп'ютера;

- застосування форми обліку, що орієнтована не на традиційне ручне ведення обліку, а на прогресивні методи формування вихідної інформації та забезпечення її достовірності;

- поєднання синтетичного обліку з аналітичним;

- поєднання систематичного обліку з хронологічним;

- підвищення оперативності та зручності використання облікової та звітної інформації.

Бухгалтерські програми, що використовуються суб'єктом господарювання, з точки зору ревізії, повинні відповідати наступним вимогам:

- простота введення проводок до журналу господарських операцій;

- багаторівневий аналітичний облік;

- можливість складання довільних звітів та аналітичних відомостей як за проводками, так і за оборотами;

- здійснення ручного й автоматизованого заповнення податкової та фінансової звітності;

- формування бланків довільної форми, алгоритмів розрахунків;

- зберігання і довільне налагодження ведення обліку і складання звітності за минулі періоди;

- ведення бухгалтерського обліку на різних робочих місцях;

- одночасне ведення обліку кількох підприємств на одному комп'ютері;

- наявність текстового редактора;

- сумісність з іншими бухгалтерськими програмами.

Водночас слід пам'ятати, що в разі автоматизованої обробки даних обліку алгоритми розв'язання завдань на персональних комп'ютерах завжди передбачаються заздалегідь, і вони постійні, тоді як за традиційних форм ведення обліку виконавець, здійснюючи певні операції, може в будь-який момент часу внести зміни до потрібних документів, аби приховати розкрадання, незаконні витрати, приписки тощо, а ревізор за великої кількості документів може й не помітити деякі з них, а особливо, коли здійснюється вибірковий контроль. Оскільки персональний комп'ютер не тільки формує, а й контролює облікові дані відповідно до заданої програми, тобто контроль у разі використання персональних комп'ютерів є обов'язковим у технологічному процесі обробки інформації, то багато порівнянь здійснюватиметься автоматично.

Суб'єкт господарювання зобов'язаний надати ревізорам необхідний доступ до системи комп'ютерної обробки інформації. Разом з тим ревізору замість безпосереднього доступу до комп'ютерної системи можуть надаватися всі необхідні роздруковані і матеріали на паперових носіях.

Застосування обчислювальної техніки в обліковому процесі вносить суттєві зміни до системи джерел інформації про об'єкти, що ревізуються.

В умовах застосування комп'ютерних технологій поряд з паперовими носіями інформації створюються й електронні носії. При цьому для ефективного проведення перевірки, ревізор повинен знати, як отримати та обробити дані, що зберігаються на електронних носіях інформації.

Якщо на підприємстві обробка облікової інформації здійснюється за допомогою сучасної комп'ютерної техніки, важливим питанням під час ревізії є вивчення системи контролю, яка використовується на всіх стадіях обробки інформації, а саме: збору, реєстрації, передачі та введення до персонального комп'ютера; складання і обробки машинограм; з'ясування ефективності цієї системи контролю. Особливо уважно потрібно перевіряти вірогідність інформації на технічних носіях, застосовуваних для оформлення операцій, оскільки зловживання й розкрадання, які можуть вуалюватися шляхом неправильного перенесення на машинні носії реквізитів, зазначених у первинних документах, або шляхом подання для обробки підроблених документів, розкрити часто дуже важко, тому що після перенесення інформації з первинних документів на машинні носії зловмисники первинні документи знищують.

Під час проведення ревізії потрібно обов'язково перевіряти встановлений на підприємстві порядок погашення (анулювання) документів-оригіналів, перезаписаних на носії (дискети, ком пакт диски тощо), пам'ятаючи при цьому, що операції з погашення документів не мають права виконувати працівники бухгалтерської служби, пов'язані з обліком документів, що анулюються

При проведенні комплексної ревізії в умовах застосування комп'ютерів для обробки облікової інформації до складу ревізійної комісії рекомендується включати спеціаліста з технології комп'ютерної обробки економічної інформації. Це необхідно для виявлення "слабких" місць в програмі з контрольних позицій, можливих помилок, для виявлення викривлень в програмі з метою здійснення зловживань тощо.

2. Основні напрями взаємодії ревізора і консультанта з комп'ютерної обробки даних включають:

- оцінку законності придбання та ліцензійності бухгалтерського програмного забезпечення, яке функціонує в системі комп'ютерної обробки даних суб'єкта господарювання, що ревізується;

- оцінку надійності системи комп'ютерної обробки інформації в цілому;

- перевірку правильності та надійності алгоритмів розрахунків, що використовуються суб'єктом господарювання;

- формування необхідних ревізору регістрів аналітичного та синтетичного обліку і звітності з використанням програмного забезпечення.

При описі організації системи комп'ютерної обробки облікових даних повинні висвітлюватись наступні питання:

- форма бухгалтерського обліку. Як додаток доцільно описати послідовність обробки облікової інформації, форми первинних облікових документів, зведених регістрів бухгалтерського обліку, вихідних форм, що використовуються;

- розділи та ділянки обліку, що функціонують в середовищі комп'ютерної обробки даних;

- характеристика програмного забезпечення комп'ютерної обробки даних. У суб'єкта господарювання можуть застосовуватися як єдиний пакетний програмний продукт, так і різні програмні продукти для різних розділів та ділянок обліку. При підготовці опису програмного забезпечення необхідно вказати розробника програми, дату введення програмного забезпечення, частоту та методи його оновлення в залежності від змін чинного законодавства;

- обробка і передача даних. В пакетному режимі база даних бухгалтерського обліку оброблюється (оновлюється) в міру накопичення введеної інформації. За наявності структурних підрозділів накопичена за певний період інформація може передаватися в режимі реального часу, якщо є мережевий зв'язок, або на відповідних носіях (дискетах, дисках тощо);

- технічне забезпечення рекомендується оформити у вигляді схеми, що складається з окремих блоків технологічного процесу обробки даних;

- забезпечення архівування та зберігання даних.

В ході перевірки ревізору слід вивчити та оцінити систему документообігу об'єкта, що ревізується, порядок формування, реєстрації, зберігання, обробки документів і трансформації первинних даних в систему записів на бухгалтерських рахунках.

При використанні спеціальних засобів автоматизації збору і реєстрації інформації (датчиків, лічильників, вагів, зчитувачів штрих-кодів (сканерів) тощо) ревізор повинен переконатися в тому, що перевірка цих засобів спеціалістами проводиться регулярно, результати належним чином оформлюються і вживаються відповідні заходи при виявленні відхилень від норми.