Контрольні запитання за темою 3

1. Назвіть функції управління проектом за теорією менеджменту та за PMBOK, у чому принципова різниця між ними?

2. З чим пов´язана різниця між управлінням проектами та виробничим управлінням?

3. Який проект можна охарактеризувати як нормальний?

4. Дайте коротку характеристику малого, короткострокового, мега-, мульти- та монопроекту

5. Побудуйте схему управління мегапроекту та варіантів мультипроекту

6. Побудуйте схему реалізації міжнародного проекту

Тема 4. Визначення цілей. Сучасні тенденції та процедури в управлінні проектами

4.1 Поняття цілей проекту. Процес визначення цілей

4.2 Сучасні тенденції в плануванні та контролі проектів

4.3 Процедури в управлінні проектами

Ключові слова: визначення цілі проекту; ієрархія проектних цілей; альтернативний аналіз; розподіл обов´язків за проектом; система звітності; документарний контроль; проектний аудит

4.1 Поняття цілей проекту. Процес визначення цілей

Мета (ціль) проекту - доказовий результат і задані умови реалізації загальної задачі проекту.

Необхідно розрізнювати цілі -"результати" (доказовий результат) і цілі - "образ дій" (умови реалізації). Разом ці компоненти складають цілі проекту, які виникають на основі потреб, необхідності, бажання, ідей тощо.

Знаходження мети проекту рівнозначно його визначенню і складає важливий етап в його розробці.

Після знаходження цілі приступають до пошуку і оцінки альтернативних способів її досягнення. При знаходженні мети не можна обмежуватися формулюванням тільки абстрактно, а треба знайти точні цільові характеристики/результати проекту і умови, що враховуються при реалізації проекту (вимоги і обмежень).

Для кожного проекту може бути велика кількість взаємопов'язаних цілей, що відображають його структуру і учасників. Цілі проекту, структура і організація учасників може описуватися взаємопов'язаними ієрархічними структурами, в яких можуть бути встановлені відносини між компонентами (цілі, частини, учасники проекту etc.)

Таким чином, цілі проекту повинні мати чітке значення; результати, що отримуються при досягненні цілей, повинні бути вимірні; задані обмеження і вимоги - здійснимі, тобто цілі повинні знаходитися в області допустимих рішень проекту. Звичайно вони обмежуються термінами, бюджетом, ресурсами, що виділяються і необхідною якістю результатів.

Одного разу сформульовані цілі не повинні розглядатися як щось незмінне, так як під впливом змін в оточенні / з прогресом проекту і отриманням проміжних результатів цілі можуть змінюватися.

Цілепокладання - безперервний динамічний процес, де аналізується ситуація, що склалася і тенденції, а при необхідності здійснюється коректування цілей.

Визначення цілей проекту - творчий процес, він формується з визначення наступних складових:

1) Визначення покажчиків цілей можна розглядати як попереднє дослідження, після якого по знайдених покажчиках може бути початий активний пошук мети і її формулювання. Цей етап вимагає вивчення різних джерел, які можуть містити шукану інформацію (вимоги до проекту, замовлення на проект, оточення підприємства та ін.)

2) Визначення можливих цілей проекту - використовуються індивідуальні/групові методи; суворих підходів до цього немає. При індивідуальній роботі використовуються логічні/дискурсивні методи (односторонній розгляд проекту), при груповій роботі - інтуїтивні (мозкового штурму, запису ідей, загального блокнота і т.д.)

3) Опис цілей проекту - задокументована угода про цілі проекту. При їх описі цілі проекту повинні знайти відображення в чіткій однозначній формі:

- результат проекту - описується як бажаний стан системи і залежить від типу і виду проекту; доповнюється описом ефекту;

- терміни закінчення - описуються як часовий інтервал, в якому бажане завершення проекту; звичайно це заява про намір, але може бути і що зобов'язуючий часовий інтервал;

- витрати - в першому описі - це бюджетні рамки, іноді - чітка верхня межа;

- порядок зміни цілей - повинен бути визначений у зв'язку з можливістю зміни цілей;

- ієрархія залежних цілей - може бути як доповнення; може вказуватися, до якої мети перейти, якщо дана недосяжна

Ієрархія цілей:

1. Результати проекту (опис предмета проекту + опис економічного ефекту)

2. Протікання проекту (терміни + кошти і витрати)

Опис цілей визначає суть проекту. Якщо були ризикові міркування, то в опис проекту входить угода про результати, заява про наміри, терміни і бюджет, угода про вирішення можливого конфлікту між результатами, термінами і витратами. Готовий опис цілей проекту - основа для подальшої роботи над проектом.

4.2 Сучасні тенденції в плануванні та контролі проектів

Для сучасного проектного менеджменту характерним є інтегрований структурний підхід до управління, планування та контролю. Принциповими характеристиками цього методу є:

- концепція “тотальної інтеграції” з наголосом на персональній звітності та відповідальності; - структуризація проекту в одному, або більше напрямках; - використання ієрархічного багаторівневого підходу; -проведення аналізу виконання на базі скоригованого бюджету; - використання сучасних комп´ютерних програм з контролю, інтегрованих з системами управління проектом в єдину систему.

Таким чином, в управлінні проектами відмічається інтеграція (взаємопроникнення) основних функцій менеджменту: керівництва, планування, організації та впровадження між собою, та з функцією контролю зокрема. Ця тенденція пов´язана з тим, що в проектній діяльності існує значний процент невизначеності й ризику. Навіть в середині етапу реалізації проекту не завжди зрозуміло, чи досягне він поставленої мети в рамках існуючого бюджету. Розглянемо деякі основні положення такої інтеграції:

Інтеграція календарного планування, ресурсів і витрат передбачає визначення обсягу витрат та необхідних для виробничого процесу ресурсів з огляду на конкретні строки.

Інтеграція планування й контролю - це постійне звірянні з планом показників проекту, перепланування та розподіл ресурсів і видів робіт з урахуванням зміни ситуації.

Інтеграція організації та контролю планування та контроль витрат мають бути пов´язані з організацією проекту. Для ефективного виконання проекту, кожна організаційна одиниця та кожний елемент проекту потребують своєї системи організації й планування, але таким чином, щоб вони всі в цілому сприяли успішній реалізації проекту.

Інтеграція інформаційної системи управління проектом – це взаємопроникнення основних функцій менеджменту на всіх етапах реалізації прокту з системою збору інформації та аналізом її виконання.

Інтеграція з системою управління персоналом. Для того, щоб виконавці проекту з нали, чоговід них чекають, вони повинні залучатися на всіх етапах реалізації проекту, мати власні плани й регулярно звітувати про їх виконання.

4.3 Процедури в управлінні проектами

Проектні процедури використовуються для встановлення порядку управління окремим частинами проекту і зазвичай включають такі заходи:

Альтернативний аналіз – розбивка складного проекту на складові частини в пошуках більш ефективних способів досягнення бажаного результату . Аналіз починають зі складання укрупненої схеми робіт, обмежень і цілей. Потім порівнюють альтернативи. Аналіз проводять протягом усіх стадій проекту. В ньому визначають такі можливості:

- скорочення термінів виконання; - скорочення бюджету; - виконання проекту з нижчим рівнем якості та дешевшими матеріалами, але прийнятним для клієнта, отже дешевше й в більш стислі строки; - автоматизацію робіт з економією трудовитрат; - використання взаємозамінного устаткування; - існування більш простих варіантів виконання проекту та альтернатив системи управління.

Розподіл обов´язків, який є формальним початком проекту. При цьому проводяться збори, на яких присутні всі зацікавлені сторони. Стандартна

процедура розподілу обов´язків включає:

1. Складання схеми робіт й списку сторін, що беруть участь.

2. Обґрунтування участі субпідрядників.

3. Складання списку відповідальних осіб і повноважень.

4. Обговорення порядку управління проектом.

5. Обговорення способів виміру ходу проекту та порядку платежів.

6. Вимоги до контрактів, санкцій, бюджету, розкладу робіт, специфікацій.

7. Список збов´язань замовника по постачаннях.

8. Обговорення порядку контролю конфігурації проекту й осіб, уповноважених робити зміни.

9. Підписання угоди.

Випуск інструкцій – розподіл обсягу робіт по відповідальним особам, це перший крок етапу контролю.

Під час виконання проекту виникає потреба у внесенні змін, що здійснюється шляхом перегляду документів. До перегляду початкового плану, всі зміни повинні бути оцінені й схвалені відповідальною особою із проектної групи (п.8 – вище). Кожну зміну фіксують письмово.

Формування системи звітності, що встановлює інформаційну систему проекту й дозволяє контролювати процес його виконання та оцінювати його результативність. Ключовим джерелом інформації є звіти про завершення проекту та етапів проекту. Відповідальність за збір даних несе головний менеджер проекту чи відділ розробки проектів замовника.

Документарний контроль покликаний підтвердити відповідність проекту останнім змінам плану. Спочатку складається список документів, які підлягають контролю, їм усім надається позначка “Контроль”. До кожного документа додаються циркулярний лист й супровідна запаска, яку адресат підписує і відсилає в проектну групу, щоб підтвердити отримання документу. За контроль документів відповідає проектна група. Наприкінці кожного тижня складається контрольний лист, в якому відображається рух всіх контрольних документів.

Аудит проекту – це перевірка системи контролю. Його завдання – виявити

відхилення в системі та скласти рекомендації щодо її поліпшення.

Проведення конкурентних торгів (тендерів) – процедура закупівлі ресурсів, робіт та послуг, необхідних для реалізації проекту. Одна з найбільш формалізованих процедур, з великою кількістю операцій, документів та системи контролю.

Контрольні питання за темою 4

1. Які основні вимоги до цілей проекту?

2. Які складові включають при визначенні цілей проекту? Для чого вони необхідні?

3. Для чого потрібно визначення ієрархії цілей?

4. Чим характеризуються сучасні тенденції в проектному менеджменті, з чим це пов´язане, як вони різняться від процесів в управлінській діяльності?

5. Що таке проектні процедури?

6. Які заходи передбачаються в управлінні проектами?

7. Для чого існує процедура аудиту?

8. З чим пов´язана процедура проведення тендерів у проектному менеджменті?