Тема 13. Календарне планування робіт та трудових ресурсів в управлінні проектами

13.1 Види календарних графіків.

13.2 Оцінка й планування трудових ресурсів

13.3 Побудова ресурсних гістограм

Ключові слова: календарне планування проекту; календарний графік проекту; балочна діаграма Гантта; проектні ресурси; визначення потреби в трудових ресурсах; діаграма потреби в трудових ресурсах

13.1 Види календарних графіків.

Календарне планування проекту полягає у визначенні календарних дат виконання робіт. Календарний план найчастіше подають у вигляді календарних графіків, який відбиває планові й фактичні дані про початок, кінець і тривалість робіт кожного робочого елементу WBS.

Для найскладнішого календарного графіка записується 4 версісії для дат початку, кінця, тривалості робіт та запасу часу – рання, пізня, запланована та фактична.

Цілі календарного графіка:

• забезпечити вчасне надходження коштів;

• координувати надходження ресурсів;

• своєчасно забезпечити надходження ресурсів;

• забезпечити раціональний розподіл ресурсів між проектами;

• контролювати своєчасність виконання проекту.

Існує 2 прийнятних шляхи подання календарного графіку:

1. табличний, з переліком робіт та термінами їх виконання;

2- діаграмний (балочні діаграми – діаграма Гантта)

В таблиці відображують перелік робіт та певному рівні WBS з датами почату, кінця, тривалості кожної з робіт. Цей спосіб дає необхідну інформацію, проте йому бракує наочності (таблиця 13.1).

Таблиця 13.1 – Календарний план проекту ремонту квартири

Код роботи	Робота	Тривалість, дні	Дата початку	Дата кінця
A	Купити матеріали	2	1.06	2.06
B	Пофарбувати стелю	4	3.06	6.06
C	Пофарбувати стіни	4	3.06	6.06
D	Пофарбувати дере´вяні частини	5	3.06	7.06

Цей же графік можна подати у вигляді балочної діаграми Гантта – німецького інженера, який вперше запропонував її на початку ХХ сторіччя (таблиця 13. 2).

Діаграма Гантта є наочним джерелом такої інформації:

1. які роботи є критичними і які некритичними;

2. який запас часу мають некритичні роботи;

3. коли за планом мають починатися й закінчуватися проектні роботи;

4. яким є логічні зв´язки між роботами;

5. яким є фактичне виконання робіт.

Для складання діаграми вирішують 3 основні питання: 1) – визначають логічний зв´язок між роботами; 2) – тривалість робіт в залежності від виду використаних ресурсів; 3) – розподіл ресурсів в залежності від їхньої наявності.

Таблиця 13.2 – Календарний план проекту ремонту квартири

Код роботи	Показник	Поточна дата
		Пон. 1.06	Вівт. 2.06	Сер. 3.06	Чет. 4.06	П´ят. 5.06	Суб. 6.06	Нед. 7.06
A	План
	Факт
B	План
	Факт
C	План
	Факт
D	План
	Факт

Умовні позначення:

• к ритичні роботи;

• н екритичні роботи;

• з апас часу.

Діаграма Гантта є ключовим документом у процесі прийняття управлінських рішень, засобом планування й контролю. Вона є передумовою календарного планування потреби в ресурсах та визначення руху грошових потоків. Її позитивними рисами також є те, що вона легко будується й легко прочитується, дозволяє наочно подати перебіг виконання робіт за проектом та легше зрозуміти ідею запасу часу.

При великих обсягах робіт, наприклад у мегапроектах, тільки діаграми Гантта стає недостатньо, бо не завжди можна простежити вплив скорочення, чи збільшення часу одних видів робіт на інші.

13.2 Оцінка й планування трудових ресурсів

Під проектними ресурсами розуміють:

1 - робочу силу;

2 – техніку й обладнання;

3 – матеріали;

4- грошові кошти.

Оскільки проект – це створення унікального продукту, то одним з важливих питань, пов´язаних з календарним плануванням, є відповідність між наявними й необхідними ресурсами. При цьому дуже часто приходиться шукати компроміс, бо надлишок ресурсу призводить до перевитрат коштів, а нестача – до збільшення термінів виконання робіт.

Для вирішення питання нестачі трудових ресурсів існують наступні шляхи:

- затримання робіт в межах запасу часу; - змінити календарний план відповідно до наявності ресурсу; - скоригувати інтенсивність використання ресурсу в межах встановленого часу (збільшення робочого дня).

Необхідну кількість робітників (Кр) визначають за формулою:

Кр = Т/Фкор.; (13.1)

Де: Т – трудомісткість робіт, люд.-дні, люд.-год.

Фкор – корисний фонд праці одного робітника, днів, годин

Після цього, зіставляють цю чисельність із запланованою тривалістю роботи. Так, якщо на певну роботу потрібно витратити 120 – люд.-днів, то цю потребу можна задовольнити по-різному: 12 люд. х 10 днів; 6 люд. х 12 днів; 4 люд. х 30 днів; 3 люд. х 40 днів.

Після визначення часу й сукупних витрат, узгоджують ресурси з цими обмеженнями, при цьому до уваги беруть такі чинники:

а) – обмеженість простору лімітуватиме чисельність людей, які працюватимуть в даному приміщенні;

б) – обмежений доступ до об´єкта призводить до збільшення витрат на матеріали та устаткування (спорудження будинку на схилі гори);

в) – обмежена кількість техніки й обладнання, необхідних для виконавців;

г) - вимоги безпеки праці, що не дозволяє вести позаурочні роботи.

Потребу в людських ресурсах надають у вигляді таблиці за кожним видом професії. Якщо одна робота потребує більше одного виду ресурсу, то окремим рядком показують кожний вид ресурсу, а потім сумують усі потреби за видом робіт (таблиця 13.3).

Таблиця 13.3 – Визначення потреби у людських ресурсах

Код роботи	Вид ресурсу	Необхідна кількість в день, чол.	Тривалість використання ресурсу	Термін початку використання ресурсу
А	маляр	8	2 дні	0
	(може бути прізвище)		(може бути меншою, ніж тривалість усієї роботи)	(різниця між початком роботи за графіком і початком використання ресурсу)

13.3 Побудова ресурсних гістограм

Після того, як потреба в ресурсах скоординована з календарними планами, зіставляють показники з наявними ресурсами. При цьому беруть до

уваги наступну нормативну інформацію:

• нормальну продуктивність праці, з урахуванням рівня підготовки й кваліфікації робітників;

• необхідність участі робітників в інших проектах підприємства;

• очікуваний рівень планових невиходів через хвороби та ін. (20-25 %%).

Збільшення обсягу трудових ресурсів можливо за рахунок позаурочних годин, використання субпідрядників та зміни режиму роботи за проектом. Ці шляхи потребують збільшення витрат.

Наявність ресурсів подають у вигляді таблиці 13.4.

Таблиця 13.4 – Календар та обсяги наявних ресурсів

Вид ресурсу	Наявна кількість в день, чол..	Дата початку робіт	Дата закінчення робіт
Маляр	12	1.12	30.12
-//-	12	9.01	31.01

На підставі наведеної інформації побудуємо гістограму наявності ресурсів (рис.13.1)

Кількість ресурсів/день
12
	1 30 9 31 Грудень Січень

Рис.13.1 – Гістограма наявності ресурсів

Таблиця й гістограма фіксують кількість наявних ресурсів у розрізі календарного часу. Вони дають змогу проконтролювати чи не заплановані якісь роботи у період відсутності ресурсів, наприклад, на свята.

Діаграма потреби у ресурсах подібна до стовпчикових діаграм, де по горизонтальній осі відображають календарні терміни, а по вертикальній – щоденна кількість необхідних ресурсів для кожного виду робіт та за кожною професією окремо. Для її побудови потрібно мати прогноз потреби ресурсів в

розрізі робіт (таблиця 13.5), а також календарний графік для ранніх строків робіт, з урахуванням припущення, що роботи потрібно виконати якомога раніше.

Таблиця 13.5 – Потреба у малярах

Робота	Дата початку	Дата закінчення	Необхідний ресурс на день, чол.
A	1	2	8
B	3	4	4
C	3	4	12
D	5	6	10
E	7	10	2
F	11	11	4

На підставі показників таблиці 5 будується календарний графік потреби у певному ресурсі по всіх видах робіт (рис.13.2).

Зіставлення необхідних і наявних ресурсів за допомогою діаграми потреби в ресурсах дає змогу визначити її нестачу або надлишок. Ця гістограма широко застосовується в проектах, оскільки є наочною і її легко поєднати з іншими аспектами планування. У наведеному прикладі, протягом 3-го та 4-го дня, коли паралельно виконуються роботи В і С, нестача ресурсів становить 4 чоловіки:

Дні Роботи	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11
A	8	8
B			4	4
C			12	12
D					10	10
E							2	2	2	2
F											4

Умовні позначення;

• р обота; - запас часу.

Рис 13.2 – Календарний графік потреби у ресурсі.

необхідна кількість – 16, наявна – 12, а в інші дні спостерігається надлишок ресурсів (рис.13.3).

Необхідна Кількість Ресурсу, чол
	16
	14
	12
	10
	8
	6
	4
	2
		1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11

Рис. 13.3 – Діаграма потреби у трудових ресурсах

Шляхами подолання нестачі ресурсу є:

- позаурочні роботи, при цьому не слід залучати нових робітників, й враховувати зниження продуктивності праці у наявних;

- збільшення робочих змін, при цьому збільшується потреба в устаткуванні та приміщенні;

- підвищення продуктивності праці за допомогою освіти й тренування;

принцип “зробив і пішов” дає змогу не розтягувати роботу в часі;

- залучення субпідрядників призводить також і до збільшення витрат;

Надлишок ресурсу призводить до збільшення витрат на заробітну плату. Ці витрати скорочують за допомогою:

- спрямування вільних ресурсів на виконання критичних робіт;

- виконання складових частин заздалегідь;

- установки заздалегідь устаткування;

- тренінгів персоналу на майбутнє;

- оцінки минулих проектів, щоб передбачити тенденції у використанні ресурсів й відповідно звільнити зайвих працівників.

Контрольні питання за темою 13

1 Що таке критичний шлях? Чи може проект мати декілька критичних шляхів?

2 У чому полягає врахування невизначеності при календарному плануванні? Для чого воно потрібне? Наведіть приклади.

3 Що представляє собою діаграма Гантта, в чому її переваги?

4 Опишіть процедуру визначення й планування потреби в трудових ресрсах.

5 Чому трудові ресурси є найбільш проблемними в проектній діяльності? Які ці проблеми?

6 Що характеризує діаграма потреби у ресурсі? Що потрібно для її побудови?

7 Які існують шляхи подолання нестачі та надлишку трудових ресурсів?