Тема 8. План реалізації проекту та календарне планування
8.1 План реалізації проекту
8.2 Основи календарного планування
8.3 Розрахунок тривалості робочого часу реалізації проекту
Ключові слова: головний календарний план (ГКП); короткострокові календарні плани; сітьові графіки; метод критичного шляху; діаграма Гантта; балочні діаграми; методи визначення робочого часу проекту
8.1 План реалізації проекту
Глибина деталізації планування визначається розмірами і складністю проекту, характером проекту, типом об’єктів, що створюються. Типова структура плану проекту по створенню виробничого об’єкта включає 6 основних розділів :
(1) Основні цілі проекту. При формулюванні цілей потрібно уникати спрощених і практично нездійсненних цілей. Цілі потрібно викладати якомога більш чітко і конкретно, враховуючи відносне значення кожної мети і її вплив на прийняття альтернативних управлінських рішень.
(2) Фінансовий план проекту. Визначається мінімальні рівні інвестицій кожного інвестора, методи і умови фінансування. План фінансування, як правило, впливає на графік капітальних витрат, погашення заборгованості і при угоді між учасниками проекту і інвесторами. Фінансовому плануванню передує кошторисна робота. Кошториси складаються на кожний вид, етап робіт. Крім того фінансове планування передбачає оцінку фінансово-економічних показників проекту (дисконтований прибуток, термін окупності).
(3) План виконання субконтрактів. Представляє спільну стратегію замовника, генерального підрядника, субпідрядників і постачальників. Є зв’язуючим для всіх учасників проекту. Основою для його складання служить чітке визначення і розподіл задач і обов’язків всіх учасників проекту. При складанні цього плану:
а) оцінюються альтернативи укладання субконтрактів; критеріями такої оцінки є можливість виконання технічних завдань субпідрядниками в необхідні терміни;
б) вибір найбільш відповідного типу контрактів для кожного субпідрядника і визначаються терміни, відповідальні за підготовку і укладання цих контрактів;
в) розробляється концептуальний календарний план проекту як складова частина контрактної документації.
(4) Функціональний план. Визначає структуру функціональних комплексів робіт, терміни і особливості їх виконання. До функціональних комплексів можуть бути віднесені: проектні роботи, матеріально-технічне постачання (МТП), будівництво, контроль якості, здавання в експлуатацію. Складається з наступних планових документів:
- головного календарного плану проекту;
- календарних планів робіт (короткострокових);
- функціональних планів робіт.
Головний календарний план (ГКП) формується шляхом уточнення і деталізування концептуального плану проекту. Він визначає етапи проекту, які поділяються на цільові етапи і етапи проекту, пов’язані з початком і завершенням функціональних комплекс робіт. Головний календарний план, як правило, представляється в формі гістограми, оскільки на цій фазі проекту декомпозиція на окремі роботи відсутня, а конкретні обмеження не визначені.
Короткострокові календарні плани формуються на основі ГКП і містять переліки робіт, терміни, прізвища осіб, відповідальних за їх здійснення.
Функціональні плани робіт (ФПР) - системи планових документів, що містять заходи, а також конкретні технічні і проектні рішення з окремих особливостей виконання проекту. До таких аспектів відносяться:
1. за планом практичних робіт: - початкові дані для проектування; - пріоритети виконання робіт; - потреба в персоналі; - процедури затвердження проектних розробок;
за планом матеріально-технічного постачання: - терміни постачання обладнання; - терміни і контроль за установкою обладнання;
за планом будівництва: - вимоги до приміщень для розміщення обладнання і персоналу; - організація робіт з підготовки і будівництва приміщень;
за планом контролю якості: - загальні критерії якості; - контроль обладнання, що поставляється;
за планом введення в експлуатацію: - підготовчі роботи; -доексплуатаційний контроль; - введення в експлуатацію.
(5) Аналіз чинників виконання проекту. Чинник виконання проекту - ключові параметри або процеси проекту, які можуть вплинути на досягнення його цілей.
Мета цього розділу - розробка системи заходів, що компенсують недоліки планових рішень попередніх етапів планування і спрямованих на запобігання впливу протидіючих чинників, на отримання вигоди від впливаючих чинників, на збільшення суми економічного ефекту від взаємодії всіх чинників.
Документальною формою цього розділу плану є угода про заходи, яка затверджується зацікавленими учасниками і узгоджується з відповідальними виконавцями.
(6) Додатки до плану проекту. Виносяться дані, що використовуються при складанні плану: - дані з концепції проекту; - матеріали обстеження; - вимоги і обмеження до проекту та інше.
8.2 Основи календарного планування
Центральне місце у плануванні проекту займають задачі календарного планування - складання і коригування розкладу, в якому роботи, виконані різними організаціями, ув'язуються в часі між собою і з можливостями їх забезпечення різними видами матеріально-технічних ресурсів. При ув'язці повинно бути забезпечено дотримання заданих обмежень (строки пакетів робіт, макети ресурсів, фіксування та ін.), оптимальне (по прийнятому критерію) розподілення ресурсів.
У ході реалізації проекту застосовуються різні типи календарних планів, які можна класифікувати за різними ознаками:
1) за рівнем планування – це календарні плани проекту (розробляються до укладання контрактів) та функціональні календарні плани робіт (ФКПР);
У свою чергу функціональні календарні плани робіт поділяються:
а) за типами робіт: - ФКПР проектування; - ФКПР МТС; - ФКПР будівництво; - ФКПР введення в експлуатацію і освоєння.
ФКПР також можуть бути розкладені на окремі черги, підсистеми, комплекси великого проекту, які в цьому випадку розглядаються як мініпроекти.
б) за глибиною планування: - перспективні графіки; - графіки початку і завершення робіт по проекту; - щомісячні, щотижневі, щоденні.
2) за формою подання: - логічні мережі; - графіки; діаграми і т.д.
Призначення календарного плану варіюється в залежності від рівня управління, на якому він використовується: - керівники вищої ланки - для контролю термінів досягнення основних корпоративних цілей; - функціональні керівники - для контролю виконання функціональних календарних планів робіт; -менеджер проекту - для контролю виконання основних етапів функціонування календарних планів і рівня готовності проектних вузлів.
Підготовка календарних планів робіт здійснюється через уточнення і декомпозицію головного календарного плану проекту (ГКП).
Кожна робота в календарному плані характеризується: - часом виконання (тривалістю); - датами початку і закінчення; - ресурсами, що вимагаються; -відповідальним виконавцем.
У найпростішому випадку параметри календарного плану складають дати початку і закінчення кожної роботи, їх тривалості та необхідні ресурси. При аналізі календарних планів визначають також резерв часу (величина можливого відхилення тривалості для кожної роботи, яка не вплине на завершення проекту вчасно). У більшості складних календарних планів існує до 6 варіантів моментів початку, закінчення, тривалості робіт і резервів часу. Це - ранні, пізні, базові, планові і фактичні дати, реальний і вільний резерв часу.
У повній системі календарного планування існує до 15 дат і моментів часу, що визначають роботу:
Ранній початок |
Тривалість |
Раннє закінчення |
Пізній початок |
Резерв часу |
Пізнє закінчення |
Базовий початок |
Базовий резерв часу |
Базове закінчення |
Поточний початок |
Резерв часу, що Залишився |
Поточне закінчення |
Фактичний початок |
Тривалість, що Залишилася |
Фактичне закінчення |
Процес складання календарного плану полягає у визначенні значень цих дат і моментів часу.
Планові дати вибираються між ранніми і пізніми датами виконання робіт. Однак, дата, яка планується для роботи перед початком виконання проекту, може відрізнятися від дати поточного плану. Дуже важливо зареєструвати первинний план, тому що він є базою, відносно якої надалі здійснюється контроль за часом.
Ця дата називається базовою датою, а дата поточного плану - поточною плановою датою. Якщо базова (початкова дата) більше дати раннього початку роботи, то плановий (або базовий) резерв часу буде меншим ніж є. Аналогічно, якщо початок або закінчення роботи затримується, то резерв часу, що залишився буде меншим первинного. При призначенні базових або поточних планових дат необхідно також враховувати ресурсні обмеження.
Методи розрахунку сітьових моделей дозволяють обчислювати тільки ранні і пізні дати. Базові і поточні планові дати необхідно вибирати із врахуванням інших факторів. Існують три варіанти вибору: 1 - календарний план по ранніх початках (жорстко зліва): використовується для стимулювання виконавці проекту;2 календарний план по пізніх строках закінчення (жорстко справа): використовується для подання виконання проекту у кращому вигляді для споживача; 3- календарний план між ними: робиться або для згладжування використовуваних ресурсів або для показу замовнику найбільш вірогідного
закінчення.
8.3 Розрахунок тривалості робочого часу реалізації проекту
Тривалість роботи - це головний параметр планування на основі якого розраховуються початок і закінчення роботи.
Тривалість роботи залежить від сумарної трудомісткості кожного елементу роботи, і числа працюючих, які можуть її виконати; часу очікування постачання деяких ресурсів (матеріалів, обладнання тощо, яке не залежить від числа робітників, що виконують роботу. (формула 8.1).
;
(8.1)
При оцінці реальної тривалості необхідно також враховувати час, витрачений на непроектні роботи; неповні робочі дні; перешкоди, що виникають між людьми, при виконанні та інше.
Як правило, втрати часу (свята, хвороби, навчання і т.п. складають до 30% від загального робочого часу. Отже min тривалість роботи треба збільшити на 40 %, тобто збільшити на коефіцієнт перешкод j=1,4.
.
Слід враховувати також, що деякі співробітники можуть працювати над
проектом неповний день. Тому загальна їх кількість повинна розраховуватися виходячи з числа працюючих повний день. (При коригуванні тривалості необхідно точно знати, враховані вони чи ні вони при обліку втраченого часу, тобто до того, як збільшити тривалість на 40%)
Збільшення числа працюючих не завжди зменшує тривалість, тому що люди, що виконують роботу можуть обмежити доступ один одного до місця роботи і таким чином зменшити ефективність. Тут можлива їх почергова робота (для програмування проектів це неможливо).
Таким чином загальна формула розрахунку тривалості наступна (формула 8.2)
(8.2)
Тривалість роботи - це головний параметр планування не лише у відношенні початку і закінчення даної роботи, але і в обчисленні для нього раннього початку із врахуванням узагальненої тривалості передуючих робіт і пізнього закінчення, яке враховує узагальнену тривалість наступних робіт. Тривалість залежить від сумарної трудомісткості, яка витрачається на виконання елементів роботи, і числа робітників, які можуть її виконати та часу чекання поставки деяких виробів, який не залежить від кількості робітників, які виконують роботу.
Очікування може бути по´язане з поставкою матеріалів та обладнання; підготовкою фронту робіт та звітів; переговори з клієнтами або підрядчиками; отримання планових дозволів і фінансових затверджень, від часу очікування проекту робіт, постачання матеріалів, додаткової інформації або від очікування здійснення якихось змін.
У цих випадках вірогідна тривалість роботи може бути отримана на основі попереднього досвіду або на базі оперативних і статистичних даних реалізації аналогічних проектів. При оцінці тривалості необхідно враховувати також логічний взаємозв'язок робіт, для цього використовують такі методи:
А) Метод критичного шляху є основним математичним засобом для обчислення ранніх і пізніх початків і закінчень робіт і резервів часу.
Календарний план більш наочно можна представити у вигляді лінійних діаграм (які іноді називають діаграмами Гантта).
Б) Ресурсні гістограми і згладжування ресурсів. При призначенні базових або поточних планових дат необхідно враховувати ресурсні обмеження. Якщо потреби в ресурсах для всіх робіт проекту відомі і встановлені дати початку і закінчення, то можна обчислити функцію зміни потреб для кожного ресурсу проекту, яка представляє таблицю рівнів ресурсів або ресурсну гістограму.
Існує три основних види залежності потреби у ресурсах від ходу роботи (тривалості): 1 - постійний - протягом всієї роботи завантаження (фронт робіт) ресурсу не змінюється; 2 - східчастий - протягом роботи завантаження ресурсу змінюється стрибкоподібно (сходинками); 3 - трикутний - завантаження ресурсу лінійно наростає від початку роботи до максимального значення, а потім спадає до закінчення роботи.
В) Аналіз можливості реалізації проекту. Календарний план, отриманий у результаті розрахунку сіткової моделі, перевіряється, уточнюється, при необхідності деталізується, і коли є повна впевненість, що у план включені всі роботи, є повна інформація щодо наявних і потрібних ресурсів, переходять до аналізу можливості реалізації.
Контрольні питання за темою 8
1 Для чого потрібен план реалізації проекту, перелічить його структурні розділи, дайте їхню коротку характеристику
2 Що представляє собою план виконання субконтрактів, його основні задачі та етапи виконання
3 Які задачі вирішує функціональний розділ плану реалізації проекту, з яких компонентів він складається?
4 Які чинники виконання проекту організації гастролей відомої співачки Ви могли б відзначити як ключові?
5 Що представляє собою календарний план (КП), за якими ознаками проводять його класифікацію?
6 Які зміни відбуваються в КП в залежності від рівня його використання?
7 Які основні параметри повинні бути в КП? Розкрийте суть процесу складання плану, чому планування в управлінні проектами називають сітьовим?
8 Перелічить методи вибору базових і поточних планових дат, який з них є кращим: а) для замовника; б) для виконавців проекту?
9 Що таке тривалість робіт, які фактори впливають на неї в проектній діяльності? Для чого в розрахунках тривалості робіт використовують коефіцієнт перешкод?
10 Що таке вірогідна тривалість робіт, з чим вона пов´язана, які методи використовують для її визначення?