2.5Инструкция для пользователя

Вся система по анализу финансового состояния предприятия представлена в табличном процессоре Microsoft Excel (версии 2003 и старше) и открыта для изменений пользователем.

На современном этапе развития информационных технологий основным и наиболее популярным инструментом специалиста, занимающегося технико-экономическими расчетами, является табличный процессор MS Excel. Именно эта компьютерная программа позволяет бухгалтеру и финансисту, провести и автоматизировать все свои расчеты без особых знаний по программированию.

Но для эффективной расчетной работы специалист должен знать принципы и иметь практические навыки использования табличного процессора MS Excel на уровне пользователя.

Для того, чтобы установить АИС с диска на персональный компьютер необходимо скопировать файл infbaza.xls с компакт диска на жесткий диск в рабочую папку пользователя. АИС можно установить на любой компьютер, на котором установлен и работает MS Excel версии 2003 и старше.

Для запуска (открытия) системы необходимо запустить систему открытием файла infbaza.xls в табличном процессоре Excel.

АИС имеет свои принципы работы, которые заключаются в том, что система полностью открыта для изменений, т.е. пользователь может вносить любые изменения: менять исходные данные, алгоритм расчета, перечень показателей и формы таблиц, добавлять новые таблицы и удалять любые данные и таблицы.

Чтобы восстановить случайно испорченную систему, необходимо постоянно сохранять систему с внесением изменений под новым именем и всегда хранить резервные копии нормально работающей системы.

Ячейки, где пользователь может изменять данные без проблем для алгоритма расчета, выделены бирюзовым цветом.

Для актуализации данных (обновления) во всех таблицах после внесения изменений в исходные данные необходимо файл с расчетами закрыть с сохранением внесенных изменений и заново открыть.

Вносить изменения в алгоритм расчета и количество столбцов в таблицах и другие подобные модификации системы желательно производить опытному пользователю, понимающему смысл и принципы построения формул и взаимосвязь таблиц (или с помощью консультаций разработчика).

Автоматизированная система состоит из взаимосвязанных таблиц, которые состоят из справочников, входных, промежуточных и выходных форм. В справочных, входных пользователь может делать корректировку входных параметров (показателей) системы.

При добавление новых строк или столбцов с расчетами, пользователю необходимо, для сохранения алгоритма в расчетах и взаимосвязи таблиц осуществить копирование - вставку целой строки или столбца (копируется в буфер обмена вся эталонная строка (с очень близкими параметрами для создаваемого показателя в новой строке) и добавляется из буфера обмена в любое место в таблицы, но только после первой и перед последней строкой содержимого таблицы.

АИС имеет свою определенную структуру, содержание и особенности использования своих элементов:

Справочные, таблицы (справочные и редко изменяющиеся данные) расположены на следующих листках :

Спр. КФС - справочная информация по коду собственности: коды и наименования форм собственности.

Спр. районов - содержит информацию о кодах районов и их наименование.

Спр. предприятий - содержит информацию о кодах предприятий (ВГАУ), кодах предприятия (ОКПО), кодах районов, кодах формы собственности, наименование предприятия и его номер.

Спр. типов_устойчивости - справочная информация о типах и характеристиках финансовой устойчивости предприятий.

Спр. норм - содержит информацию о важнейших финансовых показателях (коэффициент текущей ликвидности, коэффициент самофинансирования, коэффициент финансовой независимости и др.), нормативное значение данных показателей и их характеристика.

Входные таблицы содержат исходные экономические данные, которые периодически изменяются, и промежуточные расчетные показатели.

Если в расчетах будет использоваться новый район, не имеющийся в справочнике, и соответствующие ему предприятия, необходимо добавить название и код этого района в справочник (Спр. кодов районов) и названия предприятий в справочник (Спр. предприятий).

Для того чтобы не нарушить связи таблиц друг с другом. Во всех таблицах добавление строк с новым районом следует проводить путем копирования и добавление строки, после которой будет идти новый район.

В Вых. ф. 2 провести обновление сводной таблицы путем вызова контекстного меню правой клавишей мышки. Если в исходной таблице изменяется диапазон ячеек, то , открыв мастер сводных таблиц, необходимо указать измененный диапазон.

В остальных выходных таблицах содержатся конечные расчетные показатели. Исходных данных эти таблицы не содержат, поэтому в них пользователь почти ничего не должен менять.

В этих выходных таблицах можно изменять код района без ущерба для алгоритма расчета.

Если в расчетах используется новый район, необходимо добавить столбец с новым районом. Добавление столбцов проводится аналогично добавлению строк (см. алгоритм добавления строк в Спр. райнов).

Добавление нового района в расчет: открываем справочник района (Спр. района) и аналогично алгоритму, рассмотренному в предыдущем пункте, добавляем новый район и корректируем по нему исходную информацию. В справочнике районов, предположим, отсутствует Бутурлиновский район и данные по нему. Поэтому следует добавить строку Бутурлиновский для этого берется близкая по содержанию данных строка, выделяется и копируется в буфер обмена (лучше использовать контекстное меню). Скопированные ячейки добавляются в нужное место. В добавленной строке следует скорректировать данные на соответствующие Бутурлиновскому району.

Аналогично происходит добавление района и в другие справочники, однако следует помнить, что нельзя добавлять ячейки перед первой и после последней строками.

Провести анализ полученных результатов можно с помощью определенных рассчитанных показателей и характеристик, представленных в выходных и промежуточных формах. Сравнивая эти показатели с уровнем прошлого года, с нормативными их значениями, можно сделать соответствующие выводы об экономическом состоянии предприятия, результатах его финансовой и эффективности производственной деятельности.