Назначение ресурсов задачам

Для назначения ресурсов задачам вы можете использовать различные методы. Вы можете назначать трудовые (людей и оборудование) и материальные ресурсы, также вы можете анализировать, когда назначения ресурсов должны влиять на длительность задачи, а когда нет.

Назначение ресурса задаче позволяет вам отслеживать процесс работы над задачей. Также если вы ввели информацию о затратах Microsoft Project рассчитывает затраты ресурса и задачи.

Выберите в Планировщике работы группы отображение Диаграммы Ганта. На панели Ресурс нажмите ссылку Назначить ресурсы.

Отобразится диалоговое окно Назначение ресурсов. В нем вы увидите названия ресурсов. Если диалоговое окно закрывает столбец Название задачи, перетащите его в нижний правый угол экрана.

Microsoft Project рассчитывает трудозатраты, используя что-то наподобие формулы планирования :

Длительность х Единицы ресурса = Трудозатраты.

Давайте рассмотрим конкретный пример. Длительность задачи 2 рав­на пяти дням. Для нашего проекта ТВ-рекламы пять дней равняются 40 часам. Когда вы назначили Гаррета Варгаса задаче 2, Microsoft Projed применил 100% рабочего времени Гаррета к этой задаче. Формула пла­нирования для задачи 2 выглядит следующим образом:

• длительность задачи 40 часов х 100% единиц назначения = 40 рабочих часов;

• другими словами, если Гаррет назначен на задачу 2 со 100% единиц, на выполнение задачи потребуется 40 часов работы.

Вот более сложный пример. Задаче 5 вы назначили два ресурса, каждый со 100% единиц назначения, формула планирования для задачи 5 выглядит следующим образом:

□ длительность задачи 16 часов х 200% единиц назначения = 32 рабочих часа;

□ 32 часа работы - это сумма 16 часов работы Роберта и плюс работы Скотта; другими словами оба ресурса будут работать над задачей параллельно.

По умолчанию в Microsoft Project используется метод планирования, называемый планирование с фиксированным объемом работ. В этом случае первоначальное значение трудозатрат задачи остается неизменным вне зависимости от того, сколько ресурсов ей назначено. Наиболее явно результат такого планирования проявляется в том, что при назначении задаче дополнительных ресурсов ее длительность сокращается. Microsoft Project применяет планирование с фиксированным объемом работ, только когда вы назначав задачам или снимаете назначение.

Настройка плана проекта

Создание календаря задачи и его применение к конкретной задаче проекта.

В проекте рекламы игрушек одну из сцен нужно снимать ночью, однако календарь проекта не включает рабочее время настолько поздно, чтобы охватить съемку этой сцены. Так как эта задача действительно является исключением из нормального рабочего графика проекта, вы хотите изменять календарь всего проекта. В этом случае можно использовать календарь задачи.

Изменение типов задач

Тип задачи (task type) определяет, какое значение в формуле планирования остается фиксированным, если два оставшихся изменяются.

Microsoft Project использует формулу планирования:

длительность х единицы ресурса = трудозатраты.

У задачи есть связанные с ней затраты, если ей назначен хотя бы один трудовой ресурс. Другими словами, у задачи есть связанные с ней трудозатраты, если есть кто-то, кто фактически будет выполнять работу. Все значения в формуле планирования соответствуют типу задачи. Он определяет, какое из трех значений формулы остается фиксированным, а какие два – изменяются. Типом задачи по умолчанию является фиксированный объем ресурсов. В этом случае при изменении длительности задачи программа будет изменять трудозатраты. Аналогично, если вы измените, трудозатраты задачи, Microsoft Project изменит ее длительность. В любом случае значение объема (единиц) ресурсов останется неизменным. Еще два типа задач включают в себя фиксированную длительность и фиксированные трудозатраты. В задаче типа фиксированная длительность вы можете изменять объем (единицы) ресурсов и трудозатраты, и Microsoft Project изменит оставшееся значение. В задаче типа фиксированные трудозатраты вы можете изменять объем (единицы) ресурсов и длительность, и Microsoft Project изменит оставшееся значение. Обратите внимание, что для задач фиксированные трудозатраты вы не можете отключить планирование с фиксированным объемом работ.

Чтобы определить правильный тип задачи, нужно сначала определить, как вы хотите, чтобы Microsoft Project запланировал эту задачу. Таблица ниже отображает результаты изменения значений всех типов задач.

Если тип задачи	и вы изменили
	длительность	единицы ресурса	трудозатраты
Фиксированная длительность	Project изменяет трудозатраты	Project изменяет единицы ресурса	Project изменяет трудозатраты
Фиксированный объем ресурсов	Project изменяет трудозатраты	Project изменяет длительность	Project изменяет длительность
Фиксированные трудозатраты	Project изменяет единицы ресурса	Project изменяет длительность	Project изменяет длительность

Чтобы посмотреть тип задачи, нажмите на кнопку Сведения о задаче и в диалоговом окне Сведения о задаче выберите вкладку Дополнительно.

Настройка повторяющейся задачи

Повторяющаяся задача - это задача, которая в плане г появляется неоднократно с определенной частотой.

Многим проектам требуются повторяющиеся задачи, как, например, посещение собрания по поводу продвижения проекта, создание и публикация отчетов о состоянии проекта или проведение контроля качества. Хотя можно и пропустить планирование таких событий, все же следует учитывать их в своем плане проекта. В конце концов собрания по поводу состояния проекта и другие, способствующие развитию проекта косвенно, все же требуют времени ресурсов. При создании повторяющейся задачи Microsoft Project создает серию задач с ограничением начало не ранее (HHP) при этом между задачами нет связей и планирование с фиксированным объемом работ отключено.

Настройка ограничений задач

Когда вы планируете, задачи в плане проекта, у них всех есть некие ограничения, контролирующие их даты начала или окончания.

У всех задач, вносимых в Microsoft Project, есть некий тип ограничений. Ограничение контролирует дату начала или окончания задачи или степень дозволенности ее изменения. Ограничения можно представить в виде «стен», контролирующих перемещение планирования задачи вперед или назад. Существует три категории ограничений.

Гибкие ограничения . Microsoft Project может изменять даты начала или окончания задачи. Например, задача Подобрать места съемки может начаться как можно раньше. Этот тип ограничения называется как можно раньше сокращенно KMP (ASAP), и является типом, назначаемым по умолчанию. Даты ограничений нет.

Жесткие ограничения. Задача должна начаться или закончиться в конкретный день.

Полугибкие ограничения. У задачи есть граница даты начала или окончания. Однако в пределах этой границы Microsoft Project может изменять даты начала и окончания задачи. Полугибкие ограничения иногда называются мягкими или умеренными.

Их можно посмотреть в сведениях о задаче во вкладке Дополнительно.

Просмотр критического пути проекта

Критический путь проекта - это серия задач, планирование которых непосредственно влияет на дату окончания всего проекта. Чтобы сократить длительность проекта, вы должны сократить его критический путь.

Ключевым моментом в понимании концепции критического пути является понятие временного резерва. Существует две категории; временного резерва : свободный и общий. Свободный временной резерв - это возможное время задержки задачи без задержки любой другой задачи. Общий временной резерв - это возможное время задержки задачи без задержки всего проекта. Задача считается; частью критического пути, если ее общий временной резерв меньше кого-то значения (обычно, если общий временной резерв равен нулю). С другой стороны у некритических задач временной разрыв больше нуля, а это означает, что они могут начинаться (или заканчиваться) раньше (позже) в рамках своего резерва и при этом не влиять на дату окончания проекта.

Проверка выделений ресурсов по времени

Во время управления проектом задачам назначаются люди и оборудование. То, как эти ресурсы и их назначения распределяются по времени называется выделением.

Назначения задач, сделанные вами как руководителем проекта ют на загрузку людей и оборудования, задействованных в проекте. Связь между возможностями ресурса и назначениями задач называется выделением. Считается, что все ресурсы находятся в одном из трех состояний.

С неполным выделением. Максимальная произво­дительность ресурса не заполнена назначениями. Например, назна­чения ресурса, работающего на полную ставку, занимают только 25 часов 40-часовой рабочей недели.

С полным выделением. Максимальная производи­тельность ресурса точно заполнена назначениями. Например, назна­чения ресурса, работающего на полную ставку, занимают 40 часов 40-часовой рабочей недели.

С превышением доступности. Максимальная производительность ресурса превышена назначениями. Например, назна­чения ресурса, работающего на полную ставку, занимают 65 часов 40-часовой рабочей недели.

В некоторых случаях, в зависимости от специфики про­екта и задействованных ресурсов, допускается небольшое неполное вы­деление. Аналогично, превышение доступности в зависимости от его объема не всегда является поводом для беспокойства. Иногда выделе­ние ресурса может быть превышено всего на полчаса. В этом случае Microsoft Project выдаст предупреждение, но не нужно волноваться из-за такого небольшого превышения доступности. Однако вечной пробле­мой является серьезное превышение доступности, например, если назначения ресурса превышают его/ее возможности вдвое. Как руководитель проекта, вы обязаны знать, и как определить эту проблему, и как ее решить в случае ее появления.

Сортировка данных в представлении

Проще всего просматривать данные в Microsoft Project, если они упорядочены удобным для вас образом. Реорганизовать данные о задачах и ресурсах можно при помощи сортировки.

Сортировка - это самый простой способ реорганизации данных о задачах и ресурсах. Вы можете сортировать задачи или ресурсы согласно уже существующим критериям или создавать свой порядок сортировки до трех уровней (три уровня групп внутри группы). Например, вы можете сортировать ресурсы по группам ресурсов, а затем по затра­там в каждой из групп.

Аналогично группировке и фильтрации, с которыми вы ознакоми­тесь немного позже, сортировка не изменяет фактические данные ваше­го плана проекта (кроме одного исключения); она просто переупорядо­чивает имеющиеся данные. Сортировка извлекает данные из плана проекта и соединяет их нужным образом или отвечает на конкретный вопрос о состоянии проекта. Единственным исключением (когда в про­цессе сортировки исходные данные изменяются) является возможность изменения идентификаторов задач или ресурсов. В этом случае вы не можете восстановить их первоначальную последовательность.

Однако остаточное изменение нумерации задач или ресурсов допус­кается в том случае, если оно было преднамеренным. Например, при построении списка ресурсов вы можете вносить названия ресурсов в том порядке, в котором они подключаются к проекту. Закончив список, вы можете упорядочить их по алфавиту и перенумеровать. После этого в диалоговом окне Назначение ресурсов и в представ­лениях ресурсов они будут отображаться в алфавитном порядке.

Фильтрация данных

Еще одним полезным параметром для изменения представления информации о задаче или ресурсе в Microsoft Project является фильтрация. Как предполагает название, фильтрация скрывает данные о задачах или ресурсах, не соответствующих заданным критериям, отображая при этом только нужные. Как и группировка, фильтрация изменяет не данные файла Microsoft Project, а только их представление. Существует два варианта использования фильтров: применять к представлению предопределенные фильтры или автофильтр.

Используйте предопределенные или настраиваемые фильтры чтобы просмотреть или выделить только сведения о задаче или ресурсе, которые соответствуют критериям фильтра. Например, фильтр Критические задачи отображает только задачи критического пути. Некоторые предопределенные фильтры, как, например, Диапазон задач, подсказывает, какие критерии отбора нужно вводить, например, диапазон идентификаторов задач. Если к представлению листа задач или ресурсов применен фильтр, его название будет отображено на кнопке Фильтр.