4.8. Офисные программные средства

Помимо рассмотренных выше программных средств для персонального компь­ютера, исторически появившихся первыми, в последнее время возникло множество трудно классифицируемых программ, которые роднит среда их применения – в делопроизводстве, в различных аспектах управления мелкими и средними предпри­ятиями и учреждениями. Эти программы получили название офисных.

Яркими представителями семейства офисных программ являются:

 средства разработки презентаций (типа Power Point из пакета MS Office);

 электронные организаторы – средства планирования деятельности (типа Lotus Organizer), системы хранения и коллективной разработки документов (Lotus Notes);

 системы складского и бухгалтерского учета (типа 1C:Торговля, 1C:Бухгалте­рия, 1C:Предприятие);

 консультационные юридические системы (типа «Консультант+»).

Рассмотрим подробнее некоторые из этих программ.

4.8.1. Средство разработки презентации Power Point

Программная система Power Point входит в программный пакет Microsoft Office, начиная с самых первых его версий. Программные средства подготовки публикаций типа Power Point не только позволяют оформить представляемую информацию в едином стиле с использованием видеоэффектов, значительно улучшающих ее восприятие, но и помогают разработать само выступление, сильно сокращают время на его подготовку.

Типичная презентация, подготовленная в Power Point, представляет собой по­следовательность слайдов, содержащих план и основные положения выступления, необходимые таблицы, формулы, схемы, диаграммы и рисунки.

Рассмотрим этапы подготовки такой презентации.

При запуске Power Point появляется окно, предлагающее создать новую презентацию в одном из режимов, используя:

 мастер автосодержания;

 шаблон презентации;

 пустую презентацию или открыть существующую презентацию.

Наиболее быстрый способ создания презентации связан с мастером автосодер­жания, который предлагает начать с общей концепции и некоторой стандартной структуры презентации.

Вначале необходимо выбрать наиболее подходящий вид презентации. Пусть, например, это будет описание некоторого проекта. Затем требуется указать способ предъявления информации – предположим, это будет доклад. Формой выдачи презентации выберем презентацию на экране, причем напечатаем ее экземпляр на бумаге для контроля. Затем предлагается ввести данные для титульного слайда: заголовок презентации, имя автора, дополнительные данные для размещения на титульной странице.

Мастер формирует шаблон презентации, предусматривая в ней слайды в по­рядке, отвечающем выбранному ранее виду презентации. После титульного слайда последуют слайды с целями проекта, его описанием, рецензиями и т.д. Можно редактировать все элементы слайдов, наблюдая за внешним видом в окне миниатюры, где он показывается с использованием стандартной цветовой гаммы. Шаблон презентации помогает рационально построить доклад, не забыв при этом никаких важных деталей. Всегда можно удалить лишние слайды, выделив их и нажав на клавиатуре Delete, перенести (или скопировать) с помощью стандартных действий выделения, вырезания (копирования) и вставки, а также вставить чистый слайд, предвари­тельно выбрав его разметку (с помощью меню Вставка). Все эти действия выпол­няются в режиме Структура.

Изменить оформление конкретного слайда можно, перейдя в режим Слайд с по­мощью меню Вид. Для вставки графики в текстовый слайд необходимо изменить его разметку с помощью меню Формат. Следует выбрать разметку слайда в соот­ветствии с требуемым стилем:

 маркированный список;

 текст в две колонки;

 таблица;

 текст и диаграмма;

 текст и графика и т.д.

При этом в слайд внедряется объект, который можно непосредственно редакти­ровать, либо вставить из некоего набора (ClipArt) или файла стандартным для MS Office образом. С помощью меню Формат можно выбрать или изменить цветовую гамму слайда или его оформление, пользуясь набором, разработанным профессио­нальными дизайнерами. Если никакой стандартный вид презентации не подходит, ее можно разработать, создав новую презентацию и добавляя к ней новые слайды, определяя их оформление, содержание и т.д.

Можно просматривать созданную презентацию с помощью меню Показ слайдов и команды Показ. Это же меню позволяет сделать прокрутку презентации автома­тической, определив время показа каждого слайда, внедрить на слайды кнопки навигации, использовать анимационные эффекты.

Сохраняется презентация в файле с расширением .ppt и может быть показана как с помощью самой программы PowerPoint, так и с помощью небольшой программы прокрутки.