15. Коммуникация как функция управления

ВОПРОС 15.Одним из обязательных элементов связей в менеджменте являются коммуникации. Коммуникация – это обмен информацией, знаниями, образами, эмоциями. К – безостановочны и безграничны, без них не обходится ни один акт человеческого взаимодействия. Чем лучше поставлены К в организации, тем выше эффективность работы менеджера.

Необходимые характеристики акта коммуникации - это прежде всего направленный характер передачи сообщения, основанного на определенной системе знаков, и восприятие данного сообщения.

Главной целью коммуникационного процесса является обеспечение неискаженного понимания информации.

Центральным звеном схемы является сообщение, или обращение, или рекламное послание, которое представляет отправителя (коммуникатора) аудитории и потенциальным покупателям. Чтобы коммуникация стала эффективной, отправитель должен заранее четко определить ее цели, правильно выделить целевую аудиторию и уяснить желаемую ответную реакцию.

Коммуникационное послание облечено в конкретную форму (текстовую, визуальную, символическую) и поступает к получателю через конкретный канал коммуникации. Наиболее важным в рекламном послании являются содержание, форма, цвет, закономерность восприятия, различия в языке и культуре. Структура послания - это поиск трех решений:

1) сделать ли в обращении четкий вывод или предоставить это сделать аудитории;

2) изложить ли только аргументацию "за" или предоставить также доводы "против";

3) когда приводить наиболее веские аргументы - в начале или конце послания.

Кодирование понимается как процесс представления идеи коммуникации, передаваемый адресату информации в виде текстов, символов и образов. Расшифровка соответственно - это процесс получения идеи коммуникации, причем не всегда адекватный. Особенно важна цепочка кодирование - расшифровка при работе на зарубежную аудиторию. Различия в национальном менталитете, иерархии культурных ценностей могут вызвать в разных странах различные реакции.

Получатель (адресат) - это та целевая аудитория, которой предназначено послание. При определении целевой аудитории важно учесть и то, кто влияет на ее окончательный выбор.

Ответная реакция - набор откликов получателя, которые возникают в результате контакта с обращением.

Обратная связь является частью ответной реакции, которую получатель доводит до сведения отправителя. Именно через обратную связь весь рыночный механизм подпитывается информацией, без которой многие действия оказываются необоснованными и умозрительными.

Термином "помехи" обозначаются незапланированные искажения или барьеры при вмешательстве в процесс коммуникации факторов внешней среды. Различают помехи физические, психологические, семантические. Активным в коммуникации должен быть не только отправитель информации, но и ее получатель; иначе он не сможет адекватно интерпретировать информацию. Кроме того, отправитель информации и ее получатель могут меняться ролями в ходе коммуникационного процесса. В процессе коммуникации реализуются и другие взаимозависимости:

- отправителю необходимо заранее идентифицировать личность того, кому он хочет отправить сообщение, и, следовательно, ему необходимо знать, как получатель (аудитория) будет его интерпретировать. Для этого необходимы рыночные исследования;

- отправителю необходимо удостовериться, что его сообщение не только получено, но и должным образом понято. Этому способствует сбор и анализ рыночной (маркетинговой) информации;

- отправителю необходимо убедить получателя, что сообщение заслуживает внимания, а само оно должно иметь форму и быть написано на том языке, который получатель может понять;

- сообщение должно восприниматься даже в условиях помех (шума) в канале, а обратная связь должна интерпретироваться правильно.

Процесс коммуникации требует, чтобы идеи или функции общения, взаимодействия были тщательно сформулированы, понятны и приняты, переведены в средства письма или речи и затем переданы. Вы должны быть уверены, что человек, получивший послание, понимает и в состоянии понять, что должно быть им понято. Это зависит от многих факторов. Известны 12 основных препятствий на пути полноценной коммуникации.

• Естественная цензура.

• Отсутствие ясной цели.

• Слабое представление о тех, с кем имеете дело.

• Неправильный выбор языковых средств.

• Несоответствие между сообщением и поступком.

• Неумение выражать свои мысли.

• Неправильное оформление.

• Неверный выбор канала.

• Непривлекательная упаковка.

• Неподходящее время. Недостаток полезной информации.

• Неудачное начало или недооценка адресата.

• Налаживание эффективной коммуникации - одна из важнейших функций менеджмента, поскольку именно с ее помощью достигается единство организации в достижении общей цели, взаимопонимание с партнерами.

В организациях коммуникации распространяются по вертикали (по восходящей и нисходящей линии — между руководителями и подчиненными, то есть между чиновниками различного уровня, или ранга) и по горизонтали (между секторами, отделами, службами, подразделениями, предприятиями и др.).

Первостепенными по значимости являются коммуникации по вертикали, или межуровневые коммуникации. Это обусловлено обязательностью их присутствия в управленческой системе, то есть информации между руководителем и подчиненными. Без этого управление невозможно.

Горизонтальные коммуникации выполняют дополняющую (второстепенную) функции- в информационном обмене. При их отсутствии управленческая система может успешно функционировать, особенно в специфических средах со строго линейной системой управления (армия, полиция, санитарный контроль, инспекция дорожного движения, охранные ведомства, служба спасения и др.).

Вертикальные (межуровневые) коммуникации представляют собой информобмен между соподчиненными структурами (отделы, службы, сектора и т. п.) и отдельными менеджерами. По нисходящей линии информация перемещается в форме постановлении, распоряжений, приказов, указаний, поручений, а также в форме ограничений. Такого рода информация обеспечивает управленческое единство территории, ее экономическую целостность и организационную упорядоченность.

Основную часть вертикальных коммуникаций составляет информобмен между руководителем и подчиненным, между руководителем и рабочей группой. В нервом случае руководитель выдает подчиненному индивидуальное задание и получает от него непосредственно отчет о выполнении этого задания (как форма обратной связи), а также иную информацию. Во втором случае руководитель выдает общее задание членам рабочей группы (департамент, управление, отдел, сектор, специальная группа работников и др.), а последняя докладывает о результатах выполнения. В первом случае имеет место чисто линейная система управления, во втором — линейно-штабная (функции штаба выполняет руководство группы).

Горизонтальные коммуникации проявляются в форме информобменов между менеджерами (сотрудниками, чиновниками) одного уровня (ранга), между равновесными подразделениями (отделами, секторами, службами и т. п.).

Наряду с формальными (узаконенными) горизонтальными коммуникациями, в организациях существует неформальный горизонтальный информобмен. Он проявляется в неформальных контактах сотрудников аппарата, а также в виде различных слухов (придуманных или непридуманных сообщений, распространяющихся по неформальным каналам).

Практика показывает, что неформальные коммуникации играют заметную роль в психологическом климате организаций. С точки зрения психологии управления аппаратом, развитие горизонтальных коммуникаций способствует формированию в коллективе равноправных отношений, развитию корпоративного духа и повышению общей управленческой культуры в организациях.

Коммуникационный менеджмент - это объектно-ориентированный вид специального менеджмента, познающий и использующий закономерности обмена информацией, знаниями, интеллектуальной собственностью в процессе формирования и развития экономических систем. В рамках самостоятельной профессиональной деятельности коммуникационный менеджмент реализует коммуникационную стратегию организации на базе двустороннего движения информации.

Коммуникационный менеджмент, рассматриваемый как информационный аспект управления экономикой, обеспечивает организации эффективное движение по нескольким направлениям. В их числе разработка стратегии эффективности организации, формирование корпоративной культуры, формирование каналов коммуникации внутри организации и за ее пределами.

Формирование каналов коммуникации в организации определяется рядом принципов, достигается конкретными методами и инструментами. К ним относят: внутрифирменные издания (газеты, журналы); листовки; аудио- и визуальные средства; "горячий телефон"; доску объявлений; каналы межличностного (делового и неофициального) общения.

Выделяя в менеджменте коммуникативную функцию, можно говорить о том, что она является одним из действенных методов управления развитием любой организации, любой территории. В частности, в таком контексте можно рассматривать планы продвижения организаций и городов/регионов.