15.Поняття «Документ», його призначення. Вимоги до ділових паперів.

Документ — це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони—писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

ВИМОГИ ДО ДІЛОВИХ ПАПЕРІВ

1. Ділові папери складаються за єдиною формою.

2. Діловим паперам властива ясність, точність, стислість викладу.

3. Дієслівні форми в цих паперах часто замінюються віддієслівними іменниками.

4. Числівники пишуться цифрами, за винятком грошових документів (рахунок, розписка, доручення).

5. Непохідні прийменники нерідко замінюються похідними прийменниками.

6. Особовий займенник ВИ, як форма ввічливого офіційного звертання до однієї особи, пишеться з великої букви.

7. Порядок слів у простих реченнях прямий.

8. Часто вживаються неповні і безособові речення із значенням наказовості.

9. Підрядні причини і наслідку замість сполучника тому що приєднуються звичайно сполучниками внаслідок того, що; у зв'язку з тим, що; так як.

16.Автобіографія, її реквізити. Вимоги до оформлення.

Автобіографія – документ ,в якому особа повідомляє основні факти своєї біографії.

Характеризується незначним рівнем стандартизації, відомості в ній подаються у довільній формі.

Головні вимоги – лаконізм викладу і вичерпаність потрібних даних.

Реквізити:

• Назва

• ПІБ особи

• Дата народження(число , місяць – слово, рік)

• Місце народження (місто,село,селище,район, область,країна).

• Відомості про навчання (повне, найменування усіх навчальних закладів , в яких довелося вчитися, назва отриманих спеціалізацій, як зазначено в дипломі)

• Відомості про трудову діяльність(стисло, у хронологічній послідовності.назви місць роботи і посад)

• Відомості про громадську роботу,

• Стислі відомості – склад сім’ї

• Домашня адреса

• Дата

• Підпис

17.Оформлення сторінки документа.

Для зручності обробки документа з усіх боків сторінки залишаються вільні місця, так звані поля. Поле з лівого боку - 35мм, воно використовується для резолюції та інших позначок, а також дає можливість вільно читати текст підшитого до справи документа. Праворуч залишається поле не менше 8мм (це зберігає текст від пошкодження). Поле верхнього кінця сторінки повинно мати 20мм. На нижньому кінці сторінки поле не повинно бути меншим за 16мм.Якщо текст документа займає більше, ніж один аркуш паперу, то на наступний аркуш паперу не можна переносити лише підпис. Крім підписів там має бути не менше двох рядків тексту. Нумерація сторінок проставляється починаючи з другої сторінки. Номери сторінок позначаються на верхньому полі без крапок і тире.

18.Наказ щодо особового складу, його реквізити. Вимоги до оформлення.

Наказ – розпорядчий документ, що видається керівником установи і стосується організаційних і кадрових питань.

Реквізити:

• Назва підприємства, що видає наказ

• Назва виду документа

• Назва місця видання наказу

• Номер

• Дата

• Короткий зміст наказу

• Підпис керівника

• Види погодження

Вимоги до оформлення

• Кожний пункт наказу починається з дієслова, яке пишеться великими літерами

• На прикінці кожного пункту заначеється підстава для його складання

• В наказ про прийняття на роботу: а) на яку посаду,б) до якого структурного підрозділ,в) з якого числа оформлюється на роботу, г) вид прийняття на роботу (постійний, тимчасовий),д)посадовий склад

• В наказах про видання відпустки зазначається: а) вид(основна,додаткова,навчальна, без збереження зарплати), дата, вихід і повернення

• В Наказах про звільнення працівників зазначають дату і мотивування.

• Накази мають посадуючу і розпорядчу частини.

• У посадуючій викладається факти і події, що послужили причиною видання наказу.

• Часто мають розпорядчу частину, що починається з І.П. працівника, потім зазначається посада,потім – структурний розділ та дія,що оголошується наказом.

У груповому наказі рекомендується розпочати питання в такій послідовності:

1. Прийняття на роботу

2. Переведення на іншу

3. Звільнення

4. Надання відпусток

5. Заохочення

6. Стягнення

У кожній групу питання різниця працівником подається в алфавітному порядку.