4. Зміна структури таблиці

Зміну структури таблиці будемо виконувати в вікні конструктора таб-лиць.

Вставлення нового поля. Для вставлення нового поля, помістіть курсор в існуюче поле і виберіть команду Вставка – Поле або клацніть по кнопці Вставить строку панелі інструментів. В таблиці з’явиться новий рядок, а всі існуючі поля змістяться вниз. Якщо таблиця використовується в запитах, формах або звітах, необхідно дабавити поля і в ці об’єкти бази даних.

Вилучення поля. Вилучити поле можна трьома способами:

• Виберіть поле, клацнувши на маркері рядка і натисніть клавішу Delete.

• Виберіть поле, а потім виконайте команду Правка – Удалить строку.

• Виберіть поле і клацніть на кнопку Удалить строку панелі інструментів.

Зміна розміщення поля. Якщо ви хочете перемістити поле, клацніть по маркеру поля і перетягніть його в нове місце.

Зміна розміру поля. Змінити можна розмір поля для типів Текстовий та Числовий, шляхом зміни їх властивості Размер поля.

Зміна типу даних поля. Типи даних поля перетворюються досить про-сто, але необхідно слідкувати при цьому, щоб дані не спотворилися.

5. Введення та редагування даних

Для переходу із вікна бази даних в режим таблиці необхідно виконати такі дії:

1. Клацнути по вкладці Таблицы.

2. Помітьте мишею назву таблиці, яку ви хочете відкрити.

3. Натисніть кнопку Открыть.

В режимі таблиці відображуються всі виділені дані. Маркер запису (вказівник поточного запису в виді трикутної стрілки) звичайно встановлюється на перший запис. Для введення даних встановіть маркер на запис, з яким ви працюєте, перемістіть курсор в відповідне поле і введіть потрібне значення. Access автоматично перевіряє введення основних типів даних.

До довільного запису можна перейти, розмістивши на ньому курсор або клацнувши по ньому мишею. Для переміщення по записах можна використовувати вертикальну полосу прокрутки. Команда Правка – Перейти дозволяє здійснювати швидкий перехід по записам таблиці. Крім того, є можливість пошуку потрібного поля запису за певним зразком. Це реалізується командою Правка – Найти.

В системі Access не дозволяється редагувати такі поляі:

• Поля типу Счетчик;

• Обчислювані поля;

• Блоковані або відключені поля.

Для додавання нового запису в режимі таблиці перемістіть курсор в останій рядок (там, де маркер запису містить зображення зірочки) і введіть новий запис. Для переходу до нового запису можна вибрати команду Вставка – Запись.

Для вилучення запису, виділіть його і натисніть клавішу Delete.

Для вилучення стовпця в режимі таблиці, віділіть його і Виберіть команду Правка – Удалить столбец.

Для додавання нового стовпця в режимі таблиці поміcтіть стовпець, перед яким буде проводитися вставка, виберіть команду Вставка – Столбец, після чого буде створено новий стовпець з заголовкам Поле1. При цьому в структуру таблицю додається нове поле з іменем Поле1. Для зміни імені цього поля двічі клацніть мишею по заголовку стовпця і введіть нову назву. Тип даних нового поля визначиться видом даного, яке буде в нього занесено.

6. Форматування таблиці.

Під час роботи з таблицями можна змінювати їх вид:

• Для зміни ширини колонки встановіть вказівник миші на правій границі вверху стовпця, так щоб він прийняв форму двунаправленої стрілки і розтягніть або звузьте стовпець.

• Для зміни висоти рядка подайте команду Формат – высота строки і в діалогому вікні задайте необхідний розмір.

• Для переміщення стовпця в нове місце виберіть колонку, клацнувши по її селектору поля і не відпускаючи кнопки миші перетягніть в потрібне місце.

• Для того, щоб сховати стовпець, клацніть на селекторі поля колонки, щоб виділити її. Після цього необхідно задати команду Формат – Скрыть столбцы.

• Для відображення схованого стовпця необхідно подати команду Формат – Отобразить столбцы.

Для зміни шрифтів таблиці виконується команда Формат – Шрифт. Після цього з’являється діалогове вікно, в якому вибираються параметри шрифту.

З А В Д А Н Н Я

1. У базі даних із своїм прізвищем створіть таблиці згідно завдання.

2. Заповніть таблиці записами про 10 товарів, 15 покупців, 12 постачальників, 25 замовлень та 5 типів товару. Для внесення даних до таблиць дотримуйтесь індивідуальної теми:

1. Продуктовий магазин

2. Магазин «Будівельних матеріалів»

3. Магазин канцтоварів

4. Магазин «Сантехніки»

5. Книгарня

6. Магазин «Комп’ютерна техніка»

7. Магазин побутової хімії

8. Магазин спецій

9. Квітковий магазин

10. Взуттєвий магазин

11. Магазин верхнього одягу

12. Магазин одягу для чоловіків

13. Магазин хлібо-булочних виробів

14. Ювелірний магазин

15. Магазин текстилю (штори, тканини)

16. Магазин аудіо та відеоапаратури

17. Видавничий центр

18. Магазин кондиторських виробів

19. Меблевий магазин

20. Магазин сувенірів

21. Магазин фотоапаратури

22. Магазин садоводства

23. Продуктовий магазин

24. Магазин «Будівельних матеріалів»

25. Магазин канцтоварів

26. Магазин «Сантехніки»

27. Книгарня

28. Магазин «Комп’ютерна техніка»

29. Магазин побутової хімії

30. Магазин спецій

3. З допомогою майстра таблиць створіть таблицю “Працівники” та “Замовлено” заповніть їх даними про 8 працівників та 10 замовлень.

4. Підберіть ширину стовпців та рядків таблиць так, щоб було видно всю інформацію кожного стовпця, а непотрібна порожня частина заховалася.

5. Змініть шрифт у таблицях, а також колір комірок. Чи ваші зміни відобразились на всіх таблицях бази даних?

6. У довільній таблиці змініть послідовність полів.

7. Заховайте деякі стовпці таблиці, які на вашу думку містять конфедиційну інформацію.

8. Змініть у таблицях записи, які відповідають замовленням. Наприклад у полі Назва постачальника добавити ще місто його перебування. (Марко, змінити на вираз Марко (Канада)).

9. Перевірте створені вами таблиці, та в разі необхідності відредагуйте їх.

ЛАБОРАТОРНА РОБОТА № 2

Тема роботи: Створення зв’язків та полів із списком підстановок в Access. Створення та робота з фільтрами.

Мета роботи: навчити створювати зв’язки між таблицями. Навчити сортувати та фільтрувати дані в таблицях, здійснювати пошук в таблицях.

КОНТРОЛЬНІ ЗАПИТАННЯ

1. Опишіть функціональні можливості MS Access.

2. Як можна побачити зв’язки між таблицями?

3. Як створити зв’язки між таблицями?

4. Які типи зв’язків існують? Опишіть кожен із зв’язків між таблицями.

5. Які типи даних можна використовувати у таблицях Access? Що визначає тип поля?

6. У чому полягає процес фільтрування даних?

7. Які види фільтрації можна використовувати в MS Access 2000?

8. Як вибрати потрібні записи таблиці, використовуючи фільтр за виділеним?

9. Як відібрати записи таблиці, використовуючи звичайний фільтр?

10. Як відібрати записи таблиці, використовуючи розширений фільтр?

11. Чим відрізняється розширений фільтр від звичайного?

12. Чи можна зберегти таблицю з фільтром? Як це зробити?

ОСНОВНІ ТЕОРЕТИЧНІ ВІДОМОСТІ