Общероссийский классификатор управленческой документации (окуд)

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.

ОКУД предназначен для решения следующих задач: · регистрации форм документов;

· упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве; ооккрраащщеенниияя ккооллииччеессттвваа ппррииммеенняяееммыыхх ффооррмм;;

· исключения из обращения неунифицированных форм документов;

· обеспечения учёта и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;

· контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;

· рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.

Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации — разработчиками унифицированных систем документации (УСД).

Структура кода в ОКУД

Код унифицированной формы документа (код) состоит из семи

цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).

В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями. Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков:

· блока идентификации;

· блока наименований объекта классификации.

ддееннттииффииккаацциияя ууннииффиицциирроовваанннноойй ффооррммыы ппррооввооддииттссяя ччеерреезз

классификацию. Структура кодового обозначения

унифицированной формы документа по ОКУД: XX XX XXX X

1-2 символ — Класс форм

3-4 символ — Подкласс форм

5-7 символ — Регистрационный номер 8 символ — Контрольное число

Например: 09010046 Расчетная ведомость

по страховым взносам в Пенсионный

фонд

· 09 - класс формы (Унифицированная система

окументации Пенсионного фонда)

· 01 - подкласс (Документация по учету и

распределению средств)

· 004 - порядковый номер (Расчетная

ведомость по страховым взносам в

Пенсионный фонд

· 6 - контрольное число

СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА

Документ - эта любая семантическая информация, которая

выражена на любом языке и зафиксирована любым способом

на любом носителе с целью ее постоянного обращения в динамической информационной системе. Обращение означает

последовательную смену информационных процессов:

передача, прием, обработка, хранение, поиск, размножение.

Документ – определенная совокупность сведений, расположенных

аа ммааттееррииааллььнноомм ннооссииттееллее вв ссооооттввееттссттввииии сс ууссттааннооввллеенннноойй

формой.

1. Документ – материальный объект, 2. Документ – носитель информации,

3. Документ – документированная информация.

Мы будем рассматривать 2-е и 3-е трактование термина документ

· Реквизит – это информационная совокупность, которая не поддается дальнейшему расчленению (на смысловом уровне) на единицы информации.

Группировка реквизитов

РЕКВИЗИТ ИТ

РП РО

Справочные Группировочные Кол-во % Уд.вес Др.

РО оличественные свойства сущностей, РП - качественные свойства сущностей.

· Реквизиты-основания подразделяются по типу алгоритмов их получения на количественные, стоимостные, проценты, удельные веса и др.

· Множество реквизитов признаков по степени формализации делится на два подмножества:

– справочные реквизиты-признаки, - как правило, наименования, предназначенные для понимания показателя пользователем;

– группировочные реквизиты-признаки - закодированные справочные признаки, предназначенные для логической обработки информации на ЭВМ.

· Основными объектами классификации и кодирования являются справочные реквизиты-признаки описывающие процессы, место, время выполнения

роцессов, субъекты и объекты действия, отражаемые в показателе.

· Например: Наименование материала (справочный РП) – код материала (группировочный РП), ФИО –табельный номер.

· Каждый из реквизитов-оснований вместе с относящимися к

нему признаками образует показатель.

· Показатель - качественно определенная величина, дающая количественную характеристику отображаемому объекту

(предмету, процессу, явлению}, имеющая экономическийсмысл.

· Показатель – это информационная совокупность с

инимальным составом, достаточным для образования

документа, включающая в себя только один реквизит-основание

и один или несколько реквизитов-признаков.

· Элементы показателя, как и показатель в целом, можно

рассматривать с двух точек зрения: по форме и по значению: · форма – это наименование граф и строк,

· значение –записанные в этих графах и строках конкретные

числа, цифра.

Внешнее ИО

Формы документов

Линейная

Анкетная

Табличная

Наименование	Показатель 1	]	Показате льi	]	Показатель n
Значение

Наименован ее	Значение
Показатель 1
J
Показатель i
J

Наименование

Значение Показатель ] Показательi ] 1

Внешнее ИО

Требование
Номер документа РП	Дата РП		отправитель		Вид операции РП
			Склад РП	Секция РП
Наименовани е РП	Ед. измерения РП		Количеств о РО	Цена РО	Сумма РО
Затребовал РП		Отпустил РП

Заголовочная зона

Содержательная зона

Оформительная зона

Внешнее ИО

Схема процесса проектирования унифицированной системы документации (УСД)

I этап.

1. Определение состава результатных показателей 2. Определение состава первичных показателей

3. Разбиение показателей по формам документов 4. Выбор типа формы документа (тип носителя)

5. Определение способа нанесения информации в документы IIII ттаапп

6. Выявление и анализ полной системы документации

7. Исключение производных и многократно вводимых в систему показателей 8. Введение единой терминологии путем составления словаря (тезауруса)

9. Установление единых единиц измерения

10. Классификация и кодирование документов и реквизитного состава документов 11. Уточнение форм и построение единых форм документов

III этап

15. Разработка правил заполнения и использования документов 16. Построение схем документооборота

17. Утверждение форм документов, их размножение и составление инструкций для работы с документами

Внешнее ИО Схема документооборота

Внешнее ИО Схема документооборота

Внешнее ИО Схема документооборота

Внутреннее ИО

Внутреннее ИО Классификация хранимых данных

К фактографическим данным относятся сведения, извлеченные из документов, как первичных, так и вторичных и получаемые непосредственно из источников их возникновения

ДДооккууммееннттааррнныыее ддаанннныыее ххрраанняяттссяя вв ффооррммее ддооккууммееннттоовв,, вв ттоомм ввииддее,, вв котором они попали на предприятие или были разработаны

Гипертекст - набор текстовых фрагментов, не имеющих линейного порядка, но связанных взаимными ссылками

Если в документарной базе данных всякий текст представляется как линейная последовательность строк, то в гипертекстовой - как иерархия или сеть фрагментов, связанных взаимными ссылками

Внутреннее ИО База данных

Б

́ ́

аза данных — представленная в объективной форме совокупность самостоятельных материалов (статей, расчётов, нормативных актов, судебных решений и иных подобных материалов), систематизированных таким образом, чтобы эти материалы могли быть найдены и обработаны с помощью электронной вычислительной машины (ЭВМ) (Гражданский кодекс РФ, ст. 1260)

База данных — организованная в соответствии с определёнными правилами и поддерживаемая в памяти компьютера совокупность данных, характеризующая актуальное состояние некоторой предметной области и используемая для удовлетворения информационных потребностей пользователей

Внутреннее ИО Схема базы данных

ER (Entity-relationship)-модель

Модель сущность-связь (ER-модель)— модель данных, позволяющая описывать концептуальные схемы предметной области.

ER-модель используется при высокоуровневом (концептуальном) проектировании баз данных. С её помощью можно выделить ключевые сущности и обозначить связи, которые могут устанавливаться между этими

уущщннооссттяяммии..

Во время проектирования баз данных происходит преобразование ER-модели в конкретную схему базы данных на основе выбранной модели данных (реляционной, объектной, сетевой или др.).

ER-модель представляет собой формальную конструкцию, которая сама по себе не предписывает никаких графических средств её визуализации. В качестве стандартной графической нотации, с помощью которой можно визуализировать ER-модель, была предложена диаграмма сущность-связь (ER-диаграмма) (англ. entity-relationship diagram, ERD).

Первый вариант модели сущность-связь был предложен в 1976 г. Питером Пин-Шэн Ченом. В дальнейшем многими авторами были разработаны свои варианты подобных моделей

Питер Чен

(нотация Мартина, нотация IDEF1X, нотация ааррккеерраа ии ддрр..)).. ККррооммее ттооггоо,, ррааззллииччнныыее

программные средства, реализующие одну и ту же нотацию, могут отличаться своими возможностями. По сути, все варианты диаграмм сущность-связь исходят из одной идеи - рисунок всегда нагляднее текстового описания. Все такие диаграммы используют графическое изображение сущностей предметной области, их свойств (атрибутов), и взаимосвязей между сущностями.

ER-модель MMORPG с использованием нотации Питера Чена _{Простая ER-модель}

MMORPG с использованием нотации Питера Чена: Множества сущностей изображаются в виде прямоугольников, множества отношений изображаются в виде ромбов.

Если сущности участвуют в отношении, они связаны линией. Если отношение не является обязательным, то линия пунктирная. Атрибуты изображаются в виде

овалов и связываются линией с одним отношением или с одной сущностью

ER-диаграмма в нотации Баркера

· Определение 1. Сущность - это класс однотипных

объектов, информация о которых должна быть учтена в

модели.

· Каждая сущность должна иметь наименование,

выраженное существительным в единственном числе.

· Примерами сущностей могут быть такие классы объектов

ак "Поставщик", "Сотрудник", "Накладная".

· Каждая сущность в модели изображается в виде

прямоугольника с наименованием:

R- иаграмма в нотации Баркера

Определение 2. Экземпляр сущности - это конкретный представитель данной сущности.

Например, представителем сущности "Сотрудник" может быть "Сотрудник Иванов".

Экземпляры сущностей должны быть различимы, т.е. сущности должны иметь некоторые свойства, уникальные для каждого экземпляра этой сущности.

Определение 3. Атрибут сущности - это именованная характеристика, являющаяся некоторым свойством сущности.

Наименование атрибута должно быть выражено существительным в ддииннссттввеенннноомм ччииссллее ((ввооззммоожжнноо,, сс ххааррааккттееррииззууюющщииммии ппррииллааггааттееллььнныыммии))..

Примерами атрибутов сущности "Сотрудник" могут быть такие атрибуты как "Табельный номер", "Фамилия", "Имя", "Отчество", "Должность", "Зарплата" и т.п.

Атрибуты изображаются в пределах прямоугольника, определяющего сущность:

· Определение 4. Ключ сущности - это неизбыточный набор

атрибутов, значения которых в совокупности являются

уникальными для каждого экземпляра сущности. Неизбыточность заключается в том, что удаление любого

атрибута из ключа нарушается его уникальность.

· Сущность может иметь несколько различных ключей.

лючевые атрибуты изображаются на диаграмме

одчеркиванием:

· Определение 5. Связь - это некоторая ассоциация между двумя сущностями. Одна сущность может быть связана с другой сущностью или сама с собою.

· Связи позволяют по одной сущности находить другие сущности, связанные с нею.

· Например, связи между сущностями могут выражаться следующими фразами - "СОТРУДНИК может иметь несколько

ЕЕТТЕЕЙЙ"",, ""ккаажжддыыйй ССООТТРРУУДДННИИКК ооббяяззаанн ччииссллииттььссяя ррооввнноо вв оодднноомм ОТДЕЛЕ".

· Графически связь изображается линией, соединяющей две сущности:

· Каждая связь имеет два конца и одно или два наименования.

Наименование обычно выражается в неопределенной

глагольной форме: "иметь", "принадлежать" и т.п. Каждое из наименований относится к своему концу связи. Иногда

наименования не пишутся ввиду их очевидности.

· Каждая связь может иметь один из следующих типов связи:

· Связь типа один-к-одному означает, что один экземпляр

первой сущности (левой) связан с одним экземпляром второй сущности (правой). Связь один-к-одному чаще всего

свидетельствует о том, что на самом деле мы имеем всего

одну сущность, неправильно разделенную на две.

· Связь типа один-ко-многим означает, что один экземпляр первой сущности (левой) связан с несколькими

экземплярами второй сущности (правой). Это наиболее

часто используемый тип связи. Левая сущность (со

стороны "один") называется родительской, правая (со

ттоорроонныы ""ммннооггоо"")) ооччееррннеейй.. ХХааррааккттееррнныыйй ппррииммеерр ттааккоойй

связи приведен на Рис. 4.

· Связь типа много-ко-многим означает, что каждый

экземпляр первой сущности может быть связан с

несколькими экземплярами второй сущности, и каждый

экземпляр второй сущности может быть связан с несколькими экземплярами первой сущности. Тип связи

много-ко-многим является временным типом связи,

допустимым на ранних этапах разработки модели. В

дальнейшем этот тип связи должен быть заменен двумя

связями типа один-ко-многим путем создания

промежуточной сущности.

· Каждая связь может иметь одну из двух

модальностей связи:

Модальность "может" означает, что экземпляр одной сущности может быть связан с одним или несколькими экземплярами другой сущности, а может быть и не связан ни с одним экземпляром. Модальность "должен" означает, что экземпляр одной сущности обязан быть связан не менее чем с одним экземпляром другой сущности.

Связь может иметь разную модальность с разных концов

Описанный графический синтаксис позволяет однозначно читать диаграммы, пользуясь следующей схемой построения фраз:

<Каждый экземпляр СУЩНОСТИ 1> <МОДАЛЬНОСТЬ СВЯЗИ> <НАИМЕНОВАНИЕ СВЯЗИ> <ТИП СВЯЗИ> <экземпляр СУЩНОСТИ 2>.

Каждая связь может быть прочитана как слева направо, так и справа налево.

Связь на рисунке читается так:

лева направо: "каждый сотрудник может иметь несколько детей".

Справа налево: "Каждый ребенок обязан принадлежать ровно одному сотруднику".

Пример ER-модели оптовой торговой фирмы