Вопрос 4.Носители экономической информации

Материалы, служащие для фиксации информации, называются носителями Э.И.

В зависимости от материальной основы носителей их можно делить на бумажные, маг­нитные, фотохромные и индикационные. На носителях фиксируют первичные, исходные, произ­водные и результатные данные машинной обработки.

Рассмотрим основные виды носителей данных, а также некоторые особенности их про­ек­тирования и использования в АС.

Первый вид носителей данных

Первичная документация. Она в настоящее время является основным средством пред­ставления юридически оформленных сведений о фактах хозяйственной жизни. Существуют стандарты проектирования первичных документов.

Выделяют три части документа — заголовочная, содержательная и оформляющая. Каж­дая из них поделена на зоны, а в зонах располагаются реквизиты. Размещение реквизитов в зонах выполняется различными способами. Отдельные зоны документа строят по линейной, таблич­ной, текстовой и древовидной формам.

Существуют правила распределения реквизитов, которые учитывают требования авто­ма­тизированной технологии. К ним можно отнести следующие: общие реквизиты для документа располагают в заголовочной части; сначала размещают справочные, затем группировочные, да­лее — количественно стоимостные и, наконец, производные реквизиты; реквизиты, подлежащие переносу на магнитный носитель, концентрируют в одной зоне документа, которую выделяют утолщенными линями.

Структура первичного учетного документа с учетом стандартов показа на схеме (на обр стороне ).

Второй вид носителя данных

Комбинированные или гибридные документы. Они являются и человеко-, и машиночи­таемыми. Применение таких документов один из перспективных способов повышения эффек­тивности автоматизации учета и управления, т.к. считываемые данные вводятся непосредст­венно в ЭВМ. Это хорошо показала всесоюзная перепись населения в 1989 г., когда применялся “Переписной лист” с метками карандашом, воспринимаемыми читающим устройством ЭВМ.

Третий вид носителя данных

Машинные носители. На них размещаются данные, располагаемые в определенной по­следовательности по заранее установленным правилам. Порядок размещения данных на машин­ных носителях принято называть макетом. Наиболее распространенные машинные ленты, ма­шинные карты, магнитные диски, оптические диски, микрофильмы.

Магнитные ленты — это носители магнитной записи, представляющий собой тонкую гиб­кую ленту, состоящую из основы и гибкого слоя. Для создания резервных копий информации (обычно это данные условно-постоянных документов) широко используются стримеры — уст­ройства для записи на кассеты (картриджи) с магнитной лентой. Стримеры просты в использо­ва­нии и отличаются по емкости (от 40Мб до сотен Гбайт).

Недостатками магнитной ленты является невозможность визуального ее чтения и после­довательного доступа к данным. Магнитные ленты выгодно применять для хранения больших массивов данных с многократным обращением к ним.

Магнитная карта представляет собой пластмассовую пластинку с ферромагнитным по­крытием. Магнитная карта — карта с зоной для магнитной записи. В зоне записывается информа­ция, идентифицирующая владельца, начальные и промежуточные данные какого- либо показа­теля (данные о платеже способности).

В настоящее время наиболее распространены 3-вида кредитных карт (КК):

• с магнитными полосами;

• с памятью на микросхемах;

• содержащие микропроцессор, полупостоянную и оперативную память, схему за­щиты (так называемые интеллектуальные карты).

Первые — наиболее дешевы, но легче поддаются копированию и раскрытию. Их исполь­зуют, где суммы платежей невелики (телефон, транспорт).

КК с памятью более дорогие, но зато лучше защищены.

Наиболее гибкие функционально и надежны интеллектуальные карты. На их основе соз­даются разнообразные приложения. В частности они могут быть использованы в качестве “электронных кошельков”. Это означает следующее. Предприятие не выдает заработную плату персоналу наличными, а переводит ее в банк и зачисляет ее на счета своих сотрудников. В удоб­ное время каждый сотрудник посещает банк, и в его КК со счета добавляется оговоренная сумма. Далее сотрудники распоряжаются своими КК (точнее записанными на них суммами) так, как им нужно: оплачивают покупки, платят за услуги, получают наличность.

Преимуществом магнитных карт является возможность их многократного использова­ния при обработке (число допустимых обращений к карте составляет 20-тыс. раз).

Магнитный диск — запоминающее устройство, в котором носителем данных является тонкий диск, покрытый ферромагнитной или кобальтовольфромированным сплавом. Сущест­вуют два типа накопителей на магнитных дисках — накопители на твердых магнитных дисках (НТМД) и накопители на гибких магнитных дисках (НГМД).

Накопители первого вида, называемые винчестерами, имеют не съемную конструкцию пакта дисков; благодаря этому удается достичь высокой плотности записи данных, в десятки-сотни раз превосходящей плотность записи на гибких дисках, а так же обеспечить меньшее время доступа к информации. Типовая емкость жестких магнитных дисков от 40 Мбайт до 3Гбайт. Ем­кость гибких магнитных дисков (флоппи-диски или дискеты) от 360 Кбайт до 1,44Мбайт.

Оптические диски (компакт-диски) — размер 5,25 дюйма, позволяет записать информа­цию в большом объеме (до нескольких гигабайт). Запись чтение данных осуществляется лазер­ным лучом.

В связи с ростом объемов и сложности программного обеспечения, широким внедре­нием мультимедиа-приложений (приложений, сочетающих движущиеся изображения, текст и звук), огромную популярность в последнее время приобрели устройства для чтения компакт-дисков (CD-ROM). Эти устройства, сами компакт-диски, относительно недороги, очень на­дежны. Они очень удобны для поставки программ и данных большого объема, например, катало­гов, энцик­лопедий, а также обучающих, демонстрационных и игровых программ, сочетающих движу­щиеся изображения, текст и звук.

Микрофильмы имеют достаточно большую информационную емкость. Так, емкость микрофильма шириной 3,5мм и длинной 10см составляет около 2млн. байт. При машинной об­работке эти носители могут быть использованы при организации автоматизированного архива данных.

Четвертый вид носителя данных

Носители результатной информации.

Результатная информация является главной целью обработки исходных данных.

Она представляет собой сведения, полученные в процессе решения задач, и используется работниками управления для планирования, учета, контроля, анализа и принятия реше­ний.

Формы результатной информации зависят от технических средств, которые использу­ются для обработки и от назначения результатной информации.

Классификация результатной информации:

1. Видеограмма — форма результатной информации, представленная на мониторе компь­ютера. Она может быть двух типов:

а) Статистическая (слайд);

б) Динамическая (слайд проекция, мультипликация).

Существуют специальные пакеты прикладных программ (ППП), которые позволяют формировать слайды и их проекции:

• специализированные ППП (графические редакторы) — Stadio, Animator.

• пакеты деловой графики (встраиваются во все интегрированные ППП) WORKS, WORD, EXCEL, QUATRO, SUPERCALC.

С помощью специальных технических средств слайды и слайд-проекции переводят на фотопленку, фотопластинки и видеомагнитофон.

2. Машинограмма — наиболее распространенной формой вывода результатов решения экономических задач является печать ведомостей, сводок, таблиц и отчетов на принтер. Их при­нято называть машинограммами. Содержание машинограммы максимально должно удовлетво­рять запросам пользователя. При разработке машинограмм следует придерживаться определен­ных правил оформления:

• В верхней части листа должны быть напечатаны название машинограммы, ее форма­тивная часть (шапка) с полным наименованием всех граф и их нумераций.

• Все коды, с которыми в процессе решения задачи осуществляется работа, для удоб­ства пользователя должны быть декодированы, т.е. дано полное наименование объ­екта.

• Итоговые строки сверху и снизу выделяются ограничительными линиями (“-” или ”=”).

• Количественно-суммовые реквизиты в выходной форме могут располагаться в лю­бой последовательности.

Каждая форма выходного документа имеет постоянные и переменные реквизиты. Посто­янные реквизиты размещаются в заглавной части документа. К ним относятся наименование предприятия, формативная (заглавная) часть документа.

Затем под заглавной частью с левой стороны документа размещают постоянные и пере­менные призначные группировочные реквизиты, а далее по горизонтали (справа) — переменные количественно-суммовые реквизиты.

К переменным реквизитам относится вся расчетная информация, размещаемая в заранее предусмотренных колонках.

Специфическим для ЭВМ является то, что они выводят результатную информацию в машинограммы после полного решения задачи. Это позволяет располагать количественно-суммовые реквизиты в выходной форме в любой содержательной последовательности. Отсюда такие итоги могут быть расположены в любом порядке.

3. Диаграмма и график — специальный вид результатной информации; характеризующий динамику изменения отдельных показателей (столбиковая, процентная, линейная, биржевая). При выборе диаграммы или графика необходимо следить за наглядным представлением отра­женных процессов.