2. Бухгалтерский учет валютных средств в кассе коммерческих организаций

Организации, осуществляющие ВЭД, могут вести расчеты наличными денежными средствами в рублях и иностранной валюте.

При организации кассовых операций в иностранной валюте, их документальном оформлении руководствуются Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным Советом директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40 (в редакции от 26.02.1996 г.).

Валютные средства в кассу организации могут поступать с валютного счета на осуществление расчетов с подотчетными лицами по загранкомандировкам. В банк подается платежное поручение на покупку валюты с указанием назначения платежа «Командировочные расходы» и заявка. Заявка оформляется на основе приказа (распоряжения) о норме суточных командированному лицу и приказа о командировании сотрудника за рубеж в служебных целях, с указанием предполагаемой даты выезда, даты возвращения или планируемого срока командировки и страны командирования.

Поступление наличных денег в кассу организации оформляется ПКО (форма № КО-1). Выдача наличных валютных средств из кассы производится по РКО (форма № КО-2). Основным документом, в котором отражаются все поступления и выдача наличных денег организации, в течение отчетного года является Кассовая книга (форма № КО-4). Поступление и расход валютных средств отражаются в Кассовой книге в иностранной валюте с указанием рублевого эквивалента по курсу на дату совершения операций. Кассовая книга является регистром аналитического учета. Остаток на конец дня, как и на начало, следует определять по видам валют.

Бухгалтерский учет наличия и движения валютных средств осуществляется в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденным Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г. № 94н (в редакции от 18.09.2006 г.) на счете 50 «Касса». Открытие к счету 50 соответствующих субсчетов для обособленного учета движения наличной иностранной валюты осуществляется в зависимости от вида используемых валютных средств. В рабочем плане, определенном учетной политикой, могут быть дополнительно предусмотрены субсчета и субконто, (например, счет 50 субсчет 4 «Касса в иностранной валюте», субконто 1 «Касса в долларах США»). Сальдо этих субсчетов показывает наличие в кассе остатка валютных средств. По дебету отражается поступление иностранной валюты в кассу, по кредиту – ее выплата или возврат в уполномоченный банк.

В соответствии с п.1 ст.8 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций организаций ведется в валюте РФ – в рублях. В связи с этим для отражения в бухгалтерском учете кассовых операций в иностранной валюте осуществляется пересчет иностранной валюты в рубли по курсу ЦБ РФ на дату совершения операции.

Поступление валютных средств в кассу может осуществляться с текущего валютного счета либо со специального транзитного счета, на который зачисляется приобретенная валюта уполномоченным банком.

Для правильного учета операций с иностранной валютой к счету 52 можно открыть субсчета:

- 52-1 «Валютные счета внутри страны»;

- 52-2 «Валютные счета за рубежом».

К субсчету 52-1 открываются субсчета второго порядка (исходя из тех валютных счетов, которые завел банк):

- 52-1-1 "Текущий валютный счет";

- 52-1-2 "Транзитный валютный счет";

- 52-1-3 "Специальный банковский счет".

Организация может открыть счета в различных валютах (долларах США, евро и др.). Учитывать операции по каждому виду валюты нужно отдельно.

При поступлении валютных средств в кассу организации с валютного счета составляется запись по соответствующему субсчету к счету 50 «Касса» (например, в качестве иностранной валюты организацией используются доллары США): Дт 50/4-1 «Касса в долларах США» Кт 52.

Для целей бухгалтерского учета по поступившим в кассу валютным средствам, в соответствии с п. 5 Положения по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» ПБУ 3/2006, утвержденным приказом Минфина РФ от 27.11.2006 г. № 154н, осуществляется пересчет их стоимости в рубли по курсу ЦБ РФ для этой иностранной валюты по отношению к рублю, действующему на дату совершения операции. Датой совершения кассовых операций с иностранной валютой считается дата оприходования денежных знаков в кассу или выдачи денежных знаков из кассы организации.

Выдача валютных средств из кассы подотчетному лицу на расходы по загранкомандировкам учитывается с применением счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

На сумму выданного аванса в иностранной валюте составляется запись:

Дт 71/2 «Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте»

Кт 50/4-1 «Касса в долларах США».

При отражении в бухгалтерском учете выдачи валютных средств на командировочные расходы аналитический учет ведется к счету 50 по видам валют и счету 71/2 «Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте» в разрезе подотчетных лиц и по видам валют.

Согласно ПБУ 3/2006 пересчет стоимости денежных знаков в кассе организации может производиться по мере изменения курсов иностранных валют, котируемых ЦБ РФ. Таким образом, во избежание возникновения курсовых разниц по остаткам валютных средств выдачу в подотчет иностранной валюты, приобретенной на командировочные расходы, целесообразно осуществлять в день ее поступления в кассу с валютного счета.

Выдача валютных средств на командировочные расходы носит строго целевой характер. Использование средств в иностранной валюте, выданных в целях оплаты компенсационных выплат и других расходов загранкомандировки, на осуществление платежей по внешнеторговым сделкам или выплату заработной платы работникам нерезидентом запрещено.

В результате изменения курса валют на дату выдачи из кассы валютного аванса подотчетным лицам и дату утверждения авансового отчета по загранкомандировкам возникает курсовая разница. ПБУ 3/2006 предусмотрено зачисление курсовых разниц на финансовые результаты организации как прочих доходов или прочих расходов.

Обязательным моментом при составлении бухгалтерской отчетности в соответствии с п. 7 ПБУ 3/2006 является пересчет стоимости денежных знаков, выраженных в иностранной валюте, в рубли на отчетную дату ее составления в кассе организации.

Пересчет осуществляется по каждой валюте. Для организации аналитического учета кассовых операций и осуществления пересчета остатка по видам валют целесообразно открывать карточки аналитического учета кассовых операций. При автоматизированной форме учета аналитические карточки по видам валют могут быть представлены в виде таблиц «Анализ счета», в которых отражаются операции по движению валютных средств и их остатки на начало и конец месяца. Возникшая курсовая разница «корректирует» рублевый эквивалент остатка валютных средств в кассе организации.

Курсовые разницы отражаются в бухгалтерском учете отдельно от других видов доходов и расходов организации, в том числе финансовых результатов от операций с иностранной валютой.

При составлении бухгалтерской отчетности по курсовым разницам раскрывается информация: по их величине, отнесенной на счета учета финансового результата организации; по величине, отнесенной на другие счета бухгалтерского учета; курс ЦБ РФ, действовавший на отчетную дату составления бухгалтерской отчетности.