Тема 8. Оценка эффективности работы склада (2 часа)

1. Показатели эффективности работы склада. 2. Сбалансированная система показателей и KPI в работе склада.

1. Эффективность складского хозяйства — это рациональное использование складских площадей, уменьшение затрат времени на выполнение различных операций, гибкость в принятии решений, получении максимума прибыли при наименьших затратах. Оценивать эффективность работы склада необходимо комплексно.

При оценке эффективности функционирования склада с точки зрения логистической системы необходимо использовать критерий минимума совокупных логистических издержек. Таким образом, оценивается эффективность логистической системы, в состав которой и входит склад.

Систему показателей, отражающих эффективность логистического процесса на складе, можно разделить на пять групп:

1. Показатели, характеризующие степень удовлетворения запросов потребителей.

2. Показатели, отражающие качество работы склада.

3. Показатели количественные, временные.

4. Показатели затрат.

5. Показатели, отражающие финансово-экономические результаты.

К первой группе относят оценку потребителями уровня выполнения заказа, возврат товаров потребителями, связанный с неправильной комплектацией, нарушениями упаковки и др., число задержек отгрузки товаров, жалобы потребителей, показатели, характеризующие уровень сервиса, и др.

Вторая группа показателей отчасти дополняет первую, но содержит показатели, характеризующие непосредственно качество работы склада. Их, в свою очередь, можно условно разделить на показатели, отражающие точность выполнения параметров заказа (соблюдение сроков, объем, качество, ассортимент комплектации заказа и т. д.), обеспечение выполнения заказов (точность поддержания уровня запасов, наличие запасов, соблюдение условий хранения и т. п.), соблюдение внутреннего режима работы склада (случаи потерь, порчи, хищений и др.).

К ним относят:

1. Коэффициент неравномерности загрузки склада определяется как отношение грузооборота наиболее напряженного месяца (Г_{напр.мес}) к среднемесячному грузообороту склада (Г_ср.мес.):

К_{неравн. загр}. = Г_{напр.мес}. / Г_ср.мес.

2. Готовность к поставке. Существуют три варианта расчета этого показателя:

1. по числу выполненных заказов (отношение выполненных заказов к общему числу);

2. в количественном выражении по объему поставок (отношение выполненного объема поставок к общему объему);

3. в стоимостном выражении (отношение стоимости выполненных заказов к общей стоимости).

3. Ошибки в поставках - определяется через отношение неправильных поставок к общему числу поставок, где под неправильными поставками подразумеваются дефекты в изделиях, неверная продукция, неполная поставка, опоздания, преждевременная поставка.

Третья группа показателей отражает время логистических циклов: время пополнения запасов, обработки заказов потребителей, доставки заказов, подготовки и комплектации заказа, закупки товаров и др.

Четвертая группа включает издержки по управлению складскими запасами, затраты на внутрискладскую транспортировку, грузопереработку, хранение, упаковку и другие логистические издержки.

Показатели пятой группы отражают финансово-экономические результаты, представляют собой совокупность производных показателей от первых четырех групп. К ним относят: оборачиваемость запасов (срок и число оборотов), средний уровень запасов на складе, использование объема склада, складскую мощность, число отправок на единицу складской мощности, число операций грузопереработки в день, логистические издержки на единицу товарооборота на заданном временном интервале, оборачиваемость инвестированного капитала в основные средства склада, срок окупаемости основных средств и инвестиций, затраты на комиссионирование, упаковку и другие услуги на единицу товарооборота, рентабельность и др.

Рассмотрим некоторые из них:

1. Грузооборот склада — отношение товарооборота за определенный период времени (сутки, месяц, год) к средней стоимости 1 т груза. Исчислять грузооборот склада можно по прибытии либо по отправлению (односторонний грузооборот):

Г = Т_обор / С_ср,

где Т_обор.— товарооборот за определенный период, руб.; С_ср. — средняя стоимость 1 т груза, руб./т.

2. Удельный грузооборот склада (эффективность полезной площади склада) — отношение грузооборота склада к полезной площади склада. Эта величина показывает, сколько тонн товара, прошедшего через склад, приходится на 1 м² полезной площади склада:

Г_уд. = Г / S_занят

где Г – грузооборот, т; S_занят – величина полезной площади склада.

Чем выше этот показатель, тем лучше работает склад.

3. Продолжительность оборота склада (срок хранения) показывает, спустя какой период времени запас ТМЦ на складе будет исчерпан (выражается в днях или долях года).

4. Оборачиваемость склада (коэффициент оборачиваемости грузов) показывает, как часто содержимое склада полностью обновляется. Эта величина наиболее полно отражает интенсивность работы склада:

К_обор. = Q / T * Q _тов.,

где Q — количество продукции в тоннах, отгруженной за период времени Т; Qтов. — общее количество продукции в тоннах, которое можно разместить на складе.

5. Расходы на коробку (руб/кор.) - отражают суммарные затраты на склад в расчете на одну коробку:

Расход на коробку = Суммарные расходы склада / Количество отгруженных коробок.

Суммарные расходы склада определяются по данным финансового учета за отчетный период. Количество коробок, отгруженных со склада, подсчитывается за этот же период.

6. Продуктивность персонала (кор/чел. в ед. времени) - отражает среднее количество коробок, отгруженных за определенный период одним сотрудником (кор/чел.). Это один из показателей, определяющих необходимую численность складского персонала:

Продуктивность персонала = Количество отгруженных коробок за период / Численность складского персонала.

Численность персонала может быть рассчитана как средняя за месяц, так и по состоянию на последний день месяца.

Эффективность персонала следует рассчитывать исходя из типа работ, выполняемых сотрудниками. Средняя эффективность работы персонала рассчитывается как среднее всех складских операций с учетом «веса» каждой операции. Зная, сколько времени и ресурсов требует выполнение каждой операции, можно точно рассчитать потребность в людских ресурсах и перераспределить объемы работ внутри смены.

7. Приведенная стоимость хранения товара (руб/плт или руб/ кор.)

Приведенная стоимость хранения = Итоговая стоимость хранения / емкость склада в паллетоместах (руб/плт).

8. Приведенная стоимость обработки товара (руб/плт или руб/кор.) - это синтетический показатель, характеризующий совокупность затрат живого и овеществленного труда на складе. Данный показатель свидетельствует об эффективности технологического процесса, применяемого на складе

Приведенная стоимость обработки заказа = Затраты на грузопереработку / количество обработанных паллет

9. Коэффициент использования складских площадей (%) отражает уровень использования складских площадей и определяется как отношение количества хранящихся на складе паллет (на конец месяца) к максимальной вместимости склада в паллетоместах. Показатель может рассчитываться либо как средний за месяц, либо как промежуточный по состоянию на последний день месяца.

10. Соотношение использования своего и наемного персонала (%) Зачастую при выполнении складских операций возникает потребность в привлечении сторонней наемной силы. По существу это увеличение риска некачественного выполнения работ или появления недостач из-за воровства продукции. Поэтому компания должна стремиться к минимизации процента привлекаемого со стороны персонала.

11. Соответствие физического пересчета склада данным учетной системы (%).

Также существуют показатели, служащие критериями оценки рентабельности системы складирования, к которым относят:

1) показатели эффективности использования складских площадей и объемов - использование площади складских помещений (отношение полезной площади, занятой под складирование, к общей площади склада), средняя нагрузка, приходящаяся на 1 м складской площади (отношение объема хранимого на складе груза в тоннах к общей площади склада); коэффициент использования объема склада (отношение полезного объема, занятого под складирование, к общему объему склада); грузонапряженность (произведение показателя использования площади складских помещений и коэффициента оборачиваемости груза);

2) величина приведенных общих логистических издержек.

2. В практике управления в настоящее время каждому управляемому объекту устанавливаются целевые контрольные показатели, отклонение от которых вызывает управляющее воздействие, возвращающее объект к установленным стандартам. Указанные стандарты устанавливаются с применением методологии формирования системы сбалансированных показателей (BSC), а значения фактических отклонений от сбалансированных показателей являются объективными индикаторами состояния системы (KPI).

KPI могут иметь стратегический или нормативный характер. К стратегическим KPI относят такие показатели, достижение которых позволяет компании получить важные стратегические преимущества. На уровне складской системы к стратегическим KPI можно отнести следующие:

• количество складов в системе;

• емкость хранения (в товарных и/или денежных единицах);

• пропускная способность склада (в товарных и/или денежных единицах);

• себестоимость хранения и складской обработки;

• надежность функционирования.

На практике стратегические KPI чаще всего носят граничный характер, то есть это предельные, целевые показатели.

Нормативные KPI – это ключевые показатели деятельности, которые должны в неизменном состоянии поддерживаться в системе. В разрезе деятельности склада нормативными KPI будут такие показатели, как:

• нормы выполнения технологических операций;

• показатели качества выполняемых операций;

• норматив по утратам товаров/грузов по вине склада.

Стратегический KPI по факту его достижения может быть переведен в категорию статических, нормативных, а нормативный KPI может стать стратегическим.

Выбор системы KPI должен соответствовать фактическому состоянию технологической архитектуры складского комплекса и одновременно задавать вектор ее развития или качественного изменения.

Успешное внедрение KPI требует:

• детальной формализации складских бизнес-процессов;

• тщательного нормирования операций;

• развитой автоматизированной системы учета и оперативного расчета KPI;

• использования KPI для расчета.