5. Документооборот, його організація

Документи з моменту їх складання або одержання від інших підприємств і організацій до передачі в архів на зберігання проходить певний шлях, який називається документооборотом.

Головне завдання документообороту – прискорення руху документів, і чим коротше швидше буде організований цей процес, тим він буде ефективнішим, і користувачі зможуть вчасно отримати інформацію для прийняття рішень.

Організовує документооборот на підприємстві головний бухгалтер чи бухгалтер, який розробляє правила і технологію обробки облікової інформації. Ця технологія визначає основні етапи проходження документів: складання первинних документів або реєстрація тих, що надійшли зі сторони, облікова обробка та реєстрація документів; передача документів на зберігання до архіву. Всі ці етапи документопотоку відображаються у спеціальному документі, який називається план (графік) документообороту.

Працівники підприємства, установи (начальники цехів, майстри, табельники, працівники планово-економічного, фінансового відділів, відділів праці і заробітної плати, постачання, комірники, підзвітні особи, працівники бухгалтерії й ін.) складають і подають документи, які належать до сфери їх діяльності, за графіком документообігу. Для цього кожному виконавцю надається виписка з графіка. У виписці перелічуються документи, що належать до сфери діяльності виконавця, терміни їх подання і підрозділи підприємства, установи, до яких подаються зазначені документи.

Основними етапами, які проходять на своєму шляху документи є наступні (рис. 5.3.)

Рис. 5.3. Стадії документообігу

Відповідальність за дотримання графіка документообігу, а також за своєчасне і доброякісне створення документів, своєчасну передачу їх для відображення в бухгалтерському обліку і звітності, за достовірність даних, що містяться в документах, несуть особи, що склали та підписали ці документи.

Контроль за дотриманням виконавцями графіка документообігу на підприємстві, установі здійснює головний бухгалтер.

6. Порядок прийняття, перевірки та обробки документів

Після складання всі документи передаються в бухгалтерію. Кожний документ при прийнятті його в бухгалтерію ретельно переглядаються за суттю, формою, з арифметичного боку.

При перевірці за суттю встановлюється відповідність господарських операцій, оформлених документами, згідно з законодавством, нормами, кошторисом.

Наступні етапи бухгалтерської обробки документів – кодування, таксування, групування. Внаслідок кодування всі показники документа (цифрові й словесні ) позначаються діючою на підприємстві системою кодів.

Таксування документів – визначення грошової оцінки господарських операцій. Значна частина документів, що надійшли в бухгалтерію, має тільки натуральні показники, що викликає необхідність відобразити операції в грошовій оцінці, тобто визначити і вказати в документі суму.

Групування документів – об’єднання документів за однорідними ознаками на певний період часу для скорочення облікових записів.

Отримані в результаті об’єднання результати відображаються в нагромаджувальних відомостях або інших документах, дані яких служать основою для записів у регістри бухгалтерського обліку, машинограми, журнали, відомості тощо.

Погашення – відмітка на документах про їх використання.

Погасити прибутковий касовий документ – значить поставити на ньому штамп або написати від руки “Отримано” із зазначенням дати. На видатковому касовому документі пишеться “Сплачено” також із зазначенням дати. Банківські документи, документи із заробітної плати погашаються штампом “Погашено”. Оперативне погашення грошових документів робиться для того, щоб вони не могли бути використані з метою отримання грошей.

Облікове погашення проводиться шляхом проставлення на кожному документі штампа, в якому передбачена відмітка номера облікового регістру (машинограми, журнали або відомості), кореспондуючих рахунків, номери додатка і підпису виконавця. Воно необхідне для усунення помилкових повторних записів і попередження можливих зловживань. Наявність на документах штампів полегшує виконання контрольних функцій за правильністю, повнотою облікових записів і наявністю документів.