34. Учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетные лица — работники, выполняющие свои функции за пределами организации. Для выполнения этих функций администрация выдает им денежные средства в виде авансов в размере, определенном действующим законодательством. Организации могут выдавать под отчет деньги на операционные, хозяйственные и командировочные расходы. Выдача аванса на хозяйственные нужды производится материально ответственным лицам, с которыми заключен договор о материальной ответственности. Список лиц, имеющих право на получение указанного аванса, утверждается приказом руководителя. Выдача аванса на командировочные расходы производится в соответствии с заданием руководителя организации. Служебной командировкой является поездка работника по распоряжению руководителя организации в другую местность на определенный срок для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы. Срок командировки устанавливается руководителем, фактическое время пребывания определяется по отметкам в командировочном удостоверении. Максимальный срок командировки на территории Российской Федерации не должен превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути, и 60 дней — при командировке за границу. Для лиц, направляемых на выполнение монтажных, наладочных и строительных работ, срок командировки не должен превышать одного года. Днем выезда считаются календарные сутки, в течение которых работник отбывает с места постоянной работы, а днем приезда — календарные сутки, в течение которых работник прибывает к месту постоянной работы. В обоих случаях учитывается время проезда до станции, аэропорта или пристани, если они находятся за чертой населенного пункта. Время болезни в период пребывания в командировке не включается в указанный выше срок. На время командировки работника за ним сохраняются должность и средний заработок. Заработная плата по его просьбе может быть перечислена за счет организации по адресу местонахождения данного работника в период командировки. Направление в командировку женщин, имеющих детей в возрасте до 14 лет, работников, имеющих детей-инвалидов или инвалидов с детства до достижения ими возраста 18 лет, а также работников, осуществляющих уход за больными членами их семей согласно медицинскому заключению, без их согласия не допускается. Основанием для выезда является приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку. В нем указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, профессия (должность) командируемого, цель, время и место(а) командировки, а также источники оплаты сумм командировочных расходов. После выхода приказа работнику выдается командировочное удостоверение. В нем указываются фамилия, имя, отчество командируемого, цель и пункт назначения командировки, ее срок и наименование организации, куда командируется работник. В командировочном удостоверении делаются отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункт назначения, выбытии из него и возвращении к месту постоянной работы. Каждая отметка заверяется подписью и печатью организации. К командировочному удостоверению прилагается отчет о проделанной работе в период нахождения работника в командировке. Если работник должен возвратиться из командировки в тот же день, командировочное удостоверение не выписьвается. Расходы, произведенные командированным, должны быть подтверждены документально и отражены в представляемом им авансовом отчете. В расходы по служебной командировке включаются: - суточные; - затраты по найму жилья (квартирные); - затраты на проезд и прочие фактические затраты, связанные с командировкой (телеграфные расходы и пр.).

Счет 532 “Обязательства персоналу по прочим операциям” предназначен для обобщения информации о расчетах с персоналом организации по прочим операциям, кроме расчетов по оплате труда.

Счет пассивный, по кредиту отражаются начисленные персоналу обязательства по прочим операциям, по дебету - их погашение и списание. Сальдо этого счета кредитовое и представляет собой задолженность организации перед персоналом по прочим операциям на конец отчетного периода.

К счету 532 “Обязательства персоналу по прочим операциям” могут быть открыты следующие субсчета: 5321 “Обязательства подотчетным лицам”, 5322 “Обязательства персоналу по другим операциям”.

Аналитический учет обязательств персоналу по прочим операциям ведется по работникам организации и видам обязательств.