2.3. Оценка управления подбором, отбором, наймом и адаптацией персонала

ГМИК им. К.Э. Циолковского, как и любая организация, испытывает потребность в персонале.

Определенная стратегия привлечения кадров, которая бы обеспечила согласованность соответствующих мероприятий с общеорганизационной стра-тегией в Музее . Установлен определенный перечень требований к кандидатам; уровень оплаты труда, способы мотивации;

В ГМИК им. К.Э. Циолковского поиск и выявления кандидатов происходит как внутри организации, так и за ее пределами.

Привлечение персонала за счет внешних источников ГМИК им. К.Э. Циолковского не использует редко по причине высокой степень риска не прохождения испытательного срока; плохое знание организации и специфики работы музея; длительный период адаптации; блокирование возможностей служебного роста для работников организации, что ухудшает социально-психологический климат среди давно работающих в организации.

Чаще Музей привлекает сотрудников с помощью личных связей в основном для работников    массовых специальностей,  имеющих  средний   и  низкий   уровень квалификации. Для привлечения высококвалифицированных специалистов следует использовать иные способы привлечения.

Так же ГМИК им. К.Э. Циолковского использует пассивные методы набора привлечения персонала в Музей, такие как размещение объявлений о вакантных должностях, о уровне заработной платы, требованиях к кандидатам, условиях оплаты труда и сведений во внешних средствах массовой информации.

На определенную должность есть требования квалификации, предоставленные Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих (ЕТКС).

Должностные обязанности.

Должен знать:

Требования к квалификации.

После набора и поиска кандидатур, подходящих по квалификации проходит выбор из наиболее подходящего с учетом соответствия его квалификации, специальности, способностей характеру деятельности, организации.

Отбор начинается с изучения списка кандидатов с точки зрения их соответствия общим требованиям организации к будущему сотруд­нику. выбранные кандидаты приглашаются на предварительную беседу – это первичный отбор персонала ГМИК им. К.Э. Циолковского

Кандидаты приходят в отдел кадров, где проводит с ними предварительную беседу заведующая отделом кадров. При этом выясняется образования претендента, оценка внешнего вида и доминирующих личных качеств.

Так же производится телефонный звонок предыдущему начальнику кандидата, с целью обменяться мнениями или выяснить какие-либо интересующие вопросы.

После прохождения предварительной беседы, при наличии у кандидата общих требований к вакансии, он приглашается на собеседование.

К собеседованию обычно допускается 20-30 % от общего числа кандидатов, прошедших предварительную беседу. Оно проводится в целях оценки качеств, необходимых для работы по предлагаемой вакансии: культурного уровня, ценностных ориентаций и мотивации кандидата, деловых качеств и др.

Собеседование происходит обмен информацией обычно в форме вопросов и ответов, проводиться оно Директором музея и непосредственным начальником (если таковой имеется). Составленного списка вопросов для проведения в музее нет, собеседование происходит в свободной форме.

Особо важное значение в музее имеет:

Образование. ГМИК им. К.Э. Циолковского занимается просветительной и научной деятельностью и к большинству должностей требование высшего образования. Изучается продолжительность и тип образования, его соответствие рассматриваемой работе. В Музее желательно образование гуманитарное, педагогическое, культуры и искусства, техническое.

Опыт. В связи с направлением деятельности Музея опыт работы в культурной сфере так же немало важен для организации. Опыт работы измеряется временем трудового стажа, в общем, и время, на протяжении которого человек работал в организации.

Обращают внимания на причину увольнения с предыдущей работы.

В ходе собеседования должны быть получены ответы на следующие вопросы:

- Сможет ли кандидат выполнять данную работу?

- Будет ли он выполнять ее?

- Подойдет  ли кандидат для данной работы?

В ГМИК им. К.Э. Циолковского отсутствует план собеседования и примерные вопросы, которые могут быть заданы, что в единичных случаях приводят к неправильной оценки квалификации кандидата и, следовательно, возможности не прохождения испытательного срока и текучести персонала.

Окончательный этап: выбор работника. Прием на работу.

Перед вводом в работу нового сотрудника с ним проводится ряд процедур:

1. При приёме на работу (до заключения трудового договора) Работодатель обязан ознакомить Работника под роспись в листе ознакомления (Приложение 6) с локальными нормативными актами:

-Коллективным договором и дополнениями к нему;

- настоящими Правилами и дополнениями к ним;

-Положением по оплате и стимулированию труда работников за счет средств федерального бюджета;

-Положением о премировании, денежном поощрении и материальной помощи работникам за счет внебюджетных средств;

-Положением о проведении аттестации работников Музея;

- Должностной инструкцией;

- Положением об отделе, в который принимается Работник;

-Положением о защите персональных данных работников Музея;

-Инструкцией по охране труда, с проведением вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте;

- с Правилами противопожарной безопасности и техники безопасности на рабочем месте.

2. Порядок приёма работников:

1. Приём на работу в Музей производится Работодателем в соответствии с трудовым законодательством РФ путём заключения трудового договора и оформления приказа о приёме на работу. Приказ о приёме на работу объявляется работнику под роспись в трёхдневный срок со дня фактического начала работы.

2. Трудовой договор заключается в письменной форме в двух экземплярах с указанием должности, места работы, даты возникновения правоотношений и условий оплаты труда, формы найма – по основной работе или работе по совместительству и других условий.

3. При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет:

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

- трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства. На работников, поступающих на работу впервые, в отделе кадров в пятидневный срок заполняется новая трудовая книжка;

- с работниками, по роду деятельности связанными с хранением, продажей, перевозкой ценностей, заключается договор о полной материальной ответственности;

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (при отсутствии страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, при заключении трудового договора, страховое свидетельство оформляется Работодателем);

- ИНН;

- документы воинского учёта (военный билет, приписное свидетельство)- для военнообязанных и граждан, подлежащих призыву на военную службу;

- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

- медицинское освидетельствование для категорий работников, определённых приказом директора Музея (статья 69 ТК РФ).

- фотографию размером 3х4 (для оформления личного дела);

4. При заключении трудового договора в нём по соглашению сторон может быть предусмотрено условие об испытании работника в целях проверки его соответствия поручаемой работе:

- для рядовых работников - срок испытания при приёме на работу составляет не более 3 месяцев;

- для заместителей директора Музея, главного бухгалтера и его заместителя, при приёме на работу срок испытания составляет 6 месяцев.

5. Испытание при приёме на работу не устанавливается для следующих лиц (ст. 70 ТК РФ):

– принятых на работу в порядке перевода (внутреннего или от другого Работодателя, приглашенных по согласованию между Работодателями);

– беременных женщин;

– не достигших возраста восемнадцати лет;

- имеющих государственную аккредитацию образовательные учреждения начального, среднего и высшего профессионального образования и впервые поступающих на работу по полученной специальности в течение одного года со дня окончания образовательного учреждения;

6. В период испытательного срока на работников полностью распространяется Трудовой кодекс РФ (ст. 70 ТК РФ).

7. При неудовлетворительном результате испытания Работодатель имеет право до истечения его срока расторгнуть трудовой договор с Работником в порядке, предусмотренном статьёй 71 ТК РФ.

8. .После завершения процедуры оформления приёма на постоянную работу Работник получает удостоверение Музея, установленного образца, которое подтверждает место работы и должность Работника.

После оформления всех необходимых документов при приеме на работу проводится представление сотрудника персоналу структурного подразделения и показ основных помещений офиса. В зависимости от категории работника этот обход может совершить непосредственный руководитель или другой сотрудник по его поручению, а также сотрудник службы персонала.

Проводится ознакомление с рабочим местом

Общее ознакомление с рабочим местом проводит непосредственный руководитель.

Необходимое условие успешной адаптации работников - эффективная мотивация. Работник должен представлять себе, какое вознаграждение он получит за выполнение той или иной работы. Для этого проводилось ознакомление с Положением о премировании.

Процедура ввода в работу нового работника:

1. Знакомство с непосредственным начальником, получение инструкций по работе.

Обсуждается круг задач, которые входят в компетенцию новичка, его должностные обязанности согласно должностной инструкции; функции других сотрудников отдела; порядок взаимодействия с руководителем (приемные часы, круг вопросов). Руководитель знакомит новичка с принятыми в отделе методами планирования, отчетности и контроля, назначает наставника из числа опытных работников отдела. Рассматривается план вхождения в должность. Обговаривается порядок взаимодействия с другими отделами.

2. Ознакомление с рабочим местом.

3. Знакомство с коллегами отдела.

4. Знакомство с сотрудниками других отделов, с которыми новый работник будет взаимодействовать по роду своих обязанностей.

5. Знакомство с заведующей отделом административно-хозяйственного обеспечения, для дальнейшей работы и получения необходимых канцелярских принадлежностей и т.п..

6. Выдача инвентаря для работы.

7. Прохождение инструктажа по пожарной безопасности.

8. Практическое знакомство с должностными обязанностями.

9. Работник приступает к деятельности после ознакомления со своим личным планом работы на испытательный срок. Выполнение плана работы на период испытательный срок контролируется непосредственным руководителем.

Наступает процесс трудовой адаптации: 

- приспособления работников к содержанию и условиям трудовой деятельности

и непосредственной социальной среде; 

- совершенствования деловых и личных качеств работников.

В ГМИК им. К.Э. Циолковского нет положения по адаптации персонала. Обеспечение прохождения  адаптации приводит к увеличению ее уровня и длительности. Период адаптации сотрудника может охватывать период от одного месяца до одного года. Конкретная его продолжительность прямо зависит от помощи, которую ему оказывают непосредственный руководитель, служба персонала, коллеги и подчиненные. В этот период новичок должен «вписаться» в коллектив.

Начальный этап адаптации ГМИК им. К.Э. Циолковского происходит при вводе в работу нового сотрудника и знакомстве с коллегами, при возникающих вопросах он может обратиться к непосредственному начальнику или в отдел кадров. На этом процесс адаптации персонала в Музее заканчивается.

Именно недостаточное внимание службы по работе с персоналом к этой проблеме, отсутствие четко регламентированных процедур по адаптации новых сотрудников влечет за собой неврабатываемость нового сотрудника в коллектив, его уход или увольнение по инициативе администрации. Соответственно эффективность мероприятий по комплектованию организации персоналом снижается, да и эффективность деятельности Музея в целом, падает.

Кроме того, адаптация напрямую связана с оценкой персонала и позволяет  определить основные мотивирующие факторы новых сотрудников, включить их в процесс ротации кадров, а также оценить для них перспективы карьерного роста.

Не стоит также забывать, что адаптация составляет единое целое с процессом прохождения сотрудником испытательного срока и дальнейшими трудовыми отношениями в компании. Поэтому очень важно соблюсти юридическую грамотность при  оформлении внутренних нормативных документов, связанных с должностными обязанностями и условиями испытательного срока. Ведь неудовлетворительные итоги работы на первом этапе могут привести к увольнению сотрудника по соответствующему основанию и даже последующему судебному разбирательству. Составленный по всем правилам трудовой  договор – ваша защита от неприятных последствий.

Проведённый анализ персонала Музея, его состава и движения показал, что организация имеет устоявшийся коллектив, многие из которых работают с самого основания музея, что является плюсом в продуктивной работе.

Отдел кадров ГМИК им. К.Э. Циолковского (Приложение 2) представлен только одним сотрудником по работе с кадрами – заведующей отделом кадров. На мой взгляд, данное положение вещей на достаточно крупной организации является недопустимым. Один человек не в состоянии выполнять качественно всю работу с персоналом в 150 человек эффективно, что приводит к пробелам в системе управления персонала, в частности отбора, набора и адаптации персонала.

В результате анализа системы набора и отбора персонала в ГМИК им. К.Э. Циолковского выявись недостатки:

- не эффективные методы отбора персонала: нет точности установки пригодности возможного будущего работника.

-- отсутствие составленного плана собеседования, необходимых вопросов с учетом профиля музея.

В системе адаптации не отработан организационный механизм управления процессом и отслеживания прохождения адаптации нового сотрудника. Недостаточно методов взаимопомощи между работодателем и сотрудником.